# Как перейти на электронный документооборот > Нужно ли компании переходить на электронный документооборот? Мы все привыкли к бумажному документообороту: это понятно и удобно. [Главная](https://www.uhy-prostir.com/ru/index.html.md) › [Инсайты](https://www.uhy-prostir.com/ru/blog-ru/index.html.md) › [Экспертные разъяснения](https://www.uhy-prostir.com/ru/blog-ru/articles/index.html.md) · 2021-05-20 · 6 мин ### Нужно ли компании переходить на электронный документооборот Мы все привыкли к бумажному документообороту: это понятно и удобно. Зачем вкладывать средства в изменения, если и так всё работает неплохо? Но если задуматься и посчитать, сколько часов уходит на ручные операции, становится ясно, что такая практика отнимает много времени и мешает развитию бизнеса. К тому же, чтобы сохранить эффективность в условиях карантина, многие работодатели переводят работников на дистанционный (удалённый) режим работы. Конечно, это возможно, только если работники могут выполнять свои трудовые обязанности дома и их присутствие в офисе не обязательно. В результате многие компании столкнулись с трудностями: - невозможно вовремя получить и подписать первичные учётные документы - нарушаются условия, прописанные в договорах - могут задерживаться платежи. Однако ко всем проблемам можно подходить как к потенциальным возможностям, и это хороший шанс для любой компании повысить уровень автоматизации процессов и перейти на электронный документооборот. Это также позволит руководству оперативно получать информацию, необходимую для принятия бизнес-решений. ### Какие нормативные документы регулируют электронный документооборот Электронный документооборот основан на электронной обработке учётно-аналитической информации, которая включает формирование первичных электронных документов, автоматизированный банк данных и порядок обработки информации. Сегодня предприятия подают налоговую отчётность в электронном виде, но первичную документацию ведут на бумаге. Однако и её можно оформлять в электронном виде — об этом сказано в официальных документах, таких как: - Закон Украины № 851 [«Об электронных документах и электронном документообороте»](https://ips.ligazakon.net/document/T030851) - Статья 9 Закона Украины № 996 «[О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине»](https://ips.ligazakon.net/document/view/t990996?ed=2017_04_13) - п. 2.1 Положения № 88 [«О документальном обеспечении записей в бухгалтерском учёте»](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text) разрешают составлять первичные документы в электронной форме. ### Каковы основные преимущества электронного документооборота Преимущества, которые бизнес получает от перехода на электронный документооборот, действительно весомы: - это самый быстрый способ получать первичные учётные документы - новый уровень безопасности и прозрачности, поскольку все этапы обработки документов протоколируются и сохраняются, а электронная подпись защищает важную информацию от посторонних - возможность значительно сэкономить время — достаточно ценный ресурс - оптимизация работы сотрудников и повышение их эффективности - сокращение расхода бумаги и плюсы в карму за экологическую сознательность. **На нашем YouTube-канале «Бизнесуй» можно посмотреть интересное и полезное видео об электронном документообороте — это займёт всего 5 мин.** ### Как выбрать сервис электронного документооборота: Медок, Вчасно или Document Online Электронный документооборот — на самом деле это легко. Первый шаг к его внедрению — электронная подпись (ЭЦП). Поэтому переход с бумаги на цифру предприятию нужно начать с того, чтобы оформить ЭЦП уполномоченным лицам, которые будут представлять компанию. ЭЦП имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, и подтверждает достоверность данных. К тому же после отмены печатей на документах и введения административной ответственности за требование печати проверить происхождение подписи на бумаге довольно сложно. Для автоматизации и упорядочения всех процессов, связанных с документами, существуют сервисы электронного документооборота. Самые популярные сервисы на украинском рынке: **М.E.Doc, Вчасно и Document Online.** Все сервисы электронного документооборота позволяют: - подписывать электронные документы - обмениваться ими с контрагентами - вести отчётность. В чём же разница? Только в тарифах и индивидуальных потребностях компании. #### Сервис [М.E.Doc](https://medoc.ua/) 1. Самый популярный программный продукт для электронного документооборота между контрагентами. 2. Вы сможете интегрировать его с 1С:Предприятие, SAP, Microsoft Dynamics CRM, OneBox. 3. Вы можете подключить дополнительные модули, а именно: - автоматизация расчёта и начисления зарплаты и кадрового учёта - регистрация акцизных накладных и ТТН, обмен ими - мгновенная подача отчётности в контролирующие органы в электронном виде - учёт НДС — полный цикл работы с НН и РК в электронном виде 4. Цены на программу «M.E.Doc» зависят от потребностей клиента: - - стоимость программы для юридических лиц начинается от 1700-2200 грн/год - стоимость программы для ФЛП от 340-670 грн/год - стоимость программы МОДУЛЬ «Государство. Учёт НДС» от 800-1200 грн/год. Стоимость консультации и настройки компьютерной программы «М.Е.Doc» в офисе клиента — 490 грн за 1 час. #### Сервис [Вчасно](https://vchasno.ua/) 1. Вы можете интегрировать сервис с вашей ERP-системой (1C/BAF, SAP, MS Dynamics и т. д.), любой CRM-системой и личным кабинетом на вашем сайте. 2. У вас будет доступ 24/7 с любых устройств. 3. Вы можете выбирать из 3 тарифов: - тариф «Начальный» — до 4 сотрудников, бесплатно - тариф «Профессиональный» — 5 и более сотрудников, стоимость 7 500 грн/год - тариф «Интеграция» — работа из вашей учётной системы, стоимость 1,8 грн за документ + 2 000 грн/год за интеграционный шлюз. С 1 июня 2021 года тарифы изменятся. Также планируют добавить тариф «ПРО+» стоимостью 25 000 грн: до 75 пользователей, количество документов не ограничено. #### Сервис [Document Online](https://document.online/) 1. Вы сможете пользоваться услугами с любых стационарных или мобильных устройств с выходом в интернет независимо от установленной на них операционной системы. 2. Сможете интегрировать сервис с учётными системами 1С: обмен первичными документами, регистрация налоговых накладных и расчётов корректировки, отчётность в контролирующие органы. 3. Можно выбрать бесплатный пакет «Demo» — не более 10 документов. 4. Вы сможете бесплатно проконсультироваться со специалистом. 5. Стоимость других пакетов зависит от количества документов, но при этом действует система скидок. ### Что такое портал «Дія» и каковы его возможности Подписать электронный документ можно и онлайн. Для этого есть сервис подписания документов, который запустили на портале [«Дія»](https://diia.gov.ua/) в апреле 2020 года. Какие же преимущества даёт портал «Дія»: - если коммуникация с контрагентом налажена, подписать документ онлайн можно за несколько минут - подписанный документ остаётся только в вашем браузере и не передаётся на портал «Дія», что гарантирует вам полную безопасность - благодаря шифрованию открыть информацию может только уполномоченное лицо, у которого есть секретный ключ - на портале «Дія» есть функция проверки ЭЦП: вы можете получить информацию обо всех подписях в файле, имя лица, время подписи, номер сертификата и др. Поэтому ничто не мешает использовать первичные учётные электронные документы в бухгалтерском учёте и подавать их государственным органам на проверку. *Если ваша компания хочет [перейти на электронный документооборот](https://www.uhy-prostir.com/ru/buhgalterskie-uslugi/index.html.md), но не знает, как сделать это правильно и быстро, обращайтесь к нам — мы поможем вам успешно реализовать этот проект.* **[Анна Мацева](https://www.uhy-prostir.com/ru/o-nas/hanna-matseva/index.html.md)** (CEO и партнёр направления бухгалтерских услуг, расчёта заработной платы и кадрового администрирования UHY Prostir) ## Похожие материалы - [Как ООО автоматизировать бухгалтерский учёт в 2026 году](https://www.uhy-prostir.com/ru/blog-ru/kak-ooo-avtomatizirovat-buhgalterskij-uchet-v-2026-godu/index.html.md): Профессиональный бухгалтерский учёт давно перестал быть сугубо технической функцией. (2026-05-21) - [Каковы требования к уставу по новому закону об ООО? Какой устав выбрать: модельный или собственный?](https://www.uhy-prostir.com/ru/blog-ru/obshhestva-s-ogranichennoj-otvetstvennostyu-po-novomu/index.html.md): Согласно законодательству, хозяйственное общество может быть создано и действовать на основании модельного устава. Любое ООО вправе как взять модельный устав за основу своей деятельности при создании, так и перейти на него позже, уже в процессе деятельности. (2021-01-10) - [Как ФЛП выбрать банк для открытия расчётного счёта](https://www.uhy-prostir.com/ru/blog-ru/kak-flp-fop-vybrat-bank-dlya-otkrytiya-raschetnogo-scheta/index.html.md): Что вам нужно сделать, прежде чем выбрать банк для открытия счёта: проанализируйте рейтинг надёжности банков. Этот важный пункт поможет вам уберечься от ненадёжных и проблемных банков. Каждый квартал Минфин составляет рейтинг устойчивости украинских банков. (2021-03-29) - [UHY Prostir: ваша бухгалтерия в надёжных руках](https://www.uhy-prostir.com/ru/blog-ru/uhy-prostir-vasha-buhgalteriya-v-nadezhnyh-rukah/index.html.md): Мы предлагаем комплексное решение для ведения учёта и расчёта зарплаты на платформе SAP Business One с локализацией для Украины от TG Consulting. (2024-10-14) ## Контакты - Почта: hello@uhy-prostir.com - Адрес: г. Киев, ул. Васильковская 14, БЦ «СТЕНД», офис 315 - Получить предложение: https://www.uhy-prostir.com/ru/kontakty/#contact-form