# С чего начинается правильный кадровый учёт в бизнесе

> В нашу компанию часто обращаются руководители и владельцы бизнеса с вопросом, как правильно организовать эффективный кадровый учёт с соблюдением всех требований действующего законодательства.

[Главная](https://www.uhy-prostir.com/ru/index.html.md) › [Инсайты](https://www.uhy-prostir.com/ru/blog-ru/index.html.md) › [Экспертные разъяснения](https://www.uhy-prostir.com/ru/blog-ru/articles/index.html.md) · 2024-04-04 · 4 мин

В нашу компанию часто обращаются руководители и владельцы бизнеса с вопросом, как правильно организовать эффективный кадровый учёт с соблюдением всех требований действующего законодательства.

Стоит отметить, что кадровый учёт — довольно объёмный процесс, но мы постараемся раскрыть его ключевые аспекты. В частности:

- Определим первые шаги в организации и ведении кадрового учёта.
- Сравним особенности организации кадровой работы силами внутренней или внешней (кадровый аутсорсинг) кадровой службы.
- Поделимся успешным кейсом.

Любой работодатель обязан вести [кадровый учёт](https://www.uhy-prostir.com/ru/nachislenie-zarabotnoj-platy/index.html.md). Этого требует трудовое законодательство, чтобы обеспечить социальные гарантии работников. Выясним, что же представляет собой этот процесс. Кадровый учёт — это совокупность мер, связанных со сбором, обработкой, хранением и использованием информации о персонале.

## С каких процессов стоит начать организацию кадрового учёта:

1. Определение цели кадрового учёта для вашей компании.
2. Формирование задач для вашей кадровой службы.
3. Решение о том, какими способами обеспечить выполнение задач кадровой службы.
4. Поиск исполнителя.

После этих шагов стоит дать исполнителям доступ к необходимым ресурсам и инструментам и установить механизм контроля за выполнением поставленных задач, чтобы выявлять слабые места и при необходимости совершенствовать организацию кадрового учёта.

## Как показывает наш опыт, к основным функциям кадровой службы относятся:

- Оформление и организация движения кадров, ведение кадровой документации;
- Контроль и соблюдение норм трудового законодательства;
- Учёт рабочего времени и расходов на оплату труда;
- Подготовка отчётов

Как видим, роль кадровой службы на предприятии довольно важна: она помогает обеспечить соответствие законодательству и стандартам бизнеса.

## Сравним особенности организации кадровой работы силами внутренней или внешней (кадровый аутсорсинг) кадровой службы.

Чтобы лучше понять, кому же передать [ведение кадрового учёта в бизнесе](https://www.uhy-prostir.com/ru/nachislenie-zarabotnoj-platy/index.html.md), сравним особенности работы с внутренней кадровой службой и с аутсорсингом. В общем понимании кадровый аутсорсинг — это делегирование ведения кадрового учёта внешним исполнителям: профильным специалистам, фрилансерам или компании. Предлагаем рассмотреть основные преимущества и недостатки каждого из подходов.

### Кадровая служба

Преимущества:

- Штатные сотрудники больше интегрированы во внутренние процессы, ведь они лично общаются с каждым работником.
- Более быстрая реакция на запросы и изменения в бизнесе, поскольку исполнители находятся непосредственно в офисе.
- Внутренняя информация о персонале не выходит за пределы компании.
- Работники кадровой службы общаются между собой, поэтому могут предлагать коллегам персонализированные программы обучения, передавать опыт.

Недостатки:

- Организационные вопросы отвлекают от основных бизнес-процессов.
- Регулярные расходы на заработную плату, соцпакет, админрасходы и т. п.
- Сложно найти квалифицированного работника, затраты на рекрутинг.
- Нужно регулярно обучать персонал и повышать его квалификацию.
- Приходится обустраивать рабочие места.
- Необходимо организовать доступ к источникам информации и базам знаний.
- Бизнес может зависеть от ключевых специалистов, поэтому, когда они увольняются и приходится искать замену, могут возникать определённые риски

### Аутсорсинг

Преимущества:

- Кадровым делопроизводством занимаются опытные специалисты и эксперты с широким спектром знаний.
- Оплачивается оговорённый и фактически выполненный объём работы.
- Вероятность финансовых рисков минимальна, а взаимоотношения подкреплены договором.
- Специалисты по кадровому аутсорсингу отвечают за свою работу и заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве.
- Аутсорсинг подстраивается под особые потребности заказчика.
- Поскольку аутсорсинг берёт на себя ряд кадровых операций, руководство может сосредоточиться на стратегических бизнес-процессах.

Недостатки:

- Контроль за ходом и качеством выполнения задач может быть слабее.
- Существует риск утечки данных при их передаче внешним пользователям.
- Из-за физической удалённости от заказчика иногда могут возникать задержки с ответами.
- Смена исполнителя, ответственного за кадровый учёт, может быть очень трудоёмкой и долгой.

Итак, преимущества кадрового аутсорсинга для компаний малого и среднего бизнеса и НПО очевидны.

## Как и обещали, делимся с вами одним кейсом из нашей практики.

К нам обратился владелец интернет-магазина с вопросом: как ему правильно организовать кадровый учёт? В штате клиента было десять человек: руководитель, финансовый менеджер и восемь менеджеров по продажам; все сотрудники работали дистанционно и физически находились в разных городах Украины.

Проблема, которую озвучил владелец, — определённая текучесть кадров среди менеджеров, из-за чего при дистанционной работе не всегда удавалось оформить документы на увольнение. Клиент был обеспокоен тем, как ему организовать кадровое делопроизводство, в частности подписание приказов, трудовых договоров, заявлений и т. п., учитывая, что всегда есть риск: человек может неожиданно уволиться и оставить его с проблемами из-за неоформленной трудовой документации.

Изучив его бизнес, мы пришли к выводу, что с сотрудниками нужно заключить договоры гражданско-правового характера сроком на один месяц. Также мы порекомендовали зафиксировать письменно, что на исполнителе лежит обязанность за 10 дней до следующего месяца сообщать о любых обстоятельствах, которые могут повлиять на его способность заключать последующие договоры и выполнять свои обязательства.

Предложенный подход помог обеспечить прозрачность сотрудничества между сторонами и снизил риск неоформления кадровых документов до нуля.

Виктория Новодворская

Бухгалтер

UHY Prostir Accounting Servises

## Похожие материалы

- [Ведение кадрового учёта неправительственной организации (НПО)](https://www.uhy-prostir.com/ru/blog-ru/vedenie-kadrovogo-ucheta-npo/index.html.md): Кадровый учёт — основа стабильной работы любой неправительственной организации (НПО). (2025-03-12)
- [Кадровый аудит](https://www.uhy-prostir.com/ru/blog-ru/kadrovyj-audit/index.html.md): Кадровый аудит — это тщательная оценка кадровой документации и процессов в компании, которая позволяет проверить их соответствие трудовому законодательству и внутренним нормам. Он играет важную роль в обеспечении стабильной и безопасной работы бизнеса. (2024-12-05)
- [Бухгалтерский аутсорсинг для ООО: что входит в услугу и какие преимущества даёт UHY Prostir](https://www.uhy-prostir.com/ru/blog-ru/buhgalterskij-autsorsing-dlya-ooo/index.html.md): Бухгалтерский аутсорсинг для ООО давно стал практичным и эффективным инструментом, который помогает бизнесу сокращать расходы, избегать налоговых рисков и получать стабильное профессиональное сопровождение без необходимости содержать штатного бухгалтера. (2025-11-28)
- [Что должен знать руководитель НПО о ведении кадрового учёта во время военного положения](https://www.uhy-prostir.com/ru/blog-ru/kadrovyj-uchet-v-npo-vo-vremya-voennogo-polozheniya/index.html.md): Во время военного положения ведение кадрового учёта имеет особенности, которые важно учитывать руководителям неправительственных организаций. (2023-11-09)

## Контакты

- Почта: hello@uhy-prostir.com
- Адрес: г. Киев, ул. Васильковская 14, БЦ «СТЕНД», офис 315
- Получить предложение: https://www.uhy-prostir.com/ru/kontakty/#contact-form