Вхідні дані кейса
Влітку 2023 року до команди UHY Prostir звернувся фінансовий директор філії міжнародної компанії, що здійснює обслуговування обладнання та надання сервісних послуг у сфері видобутку нафти й газу, із запитом на консультацію щодо кадрового обліку та вибору інструментів трудового законодавства в умовах воєнного стану.
Чому компанія не може забезпечити роботою
Через повномасштабну збройну агресію компанія не могла повноцінно здійснювати діяльність і забезпечити роботою всіх працівників. Значна частина робіт виконувалася:
- на тимчасово окупованих територіях;
- у регіонах поблизу зони бойових дій.
Існувала реальна загроза життю працівників і ризик руйнування обладнання. Тому роботи на окремих ділянках в Україні були припинені, а роботодавець потребував легального механізму, щоб зберегти персонал і не порушити вимоги трудового права.
Групи працівників у компанії
У штаті сформувалися дві ключові групи:
- працівники, які повністю залишилися без роботи і не могли виконувати обов’язки тривалий час;
- працівники, яких залучали періодично — частково працювали протягом місяця, залежно від безпекової ситуації та наявності задач.
Яка мета роботодавця
Мета роботодавця була прагматичною: зберегти штат і компетенції, утримати цінних спеціалістів і мати можливість швидко відновити роботу після стабілізації. Тобто йшлося про управління персоналом через інструменти кадрового адміністрування та коректний кадровий облік.
Логіка вибору інструмента
Щоб обрати правильний механізм потрібно відповісти на три питання:
- Чи обидві сторони (працівник і роботодавець) об’єктивно не можуть виконувати обов’язки?
- Чи працівник готовий працювати, але роботодавець тимчасово не може організувати роботу?
- Чи це ініціатива працівника — тимчасово не працювати без оплати?
Призупинення дії трудового договору — коли застосовується
Призупинення дії трудового договору доречне, коли через збройну агресію відсутня можливість виконувати обов’язки для обох сторін (немає безпечних умов, доступу до об’єкта, логістики, ресурсу тощо). У 2025–2026 роках порядок та строки додатково деталізовані: діє обмеження у 90 календарних днів за ініціативи однієї сторони, а також посилені вимоги до комунікації та повідомлень (підтримання зв’язку, фіксація контактів, доказовість інформування).
Простій під час воєнного стану — коли застосовується
Простій під час воєнного стану доцільний, коли працівник готовий працювати, але роботодавець тимчасово не може організувати роботу (немає замовлень, об’єктів, доступу до виробничих майданчиків, устаткування тощо). Ключова гарантія: оплата часу простою не з вини працівника має бути не нижче 2/3 тарифної ставки (окладу). Саме тому правильне оформлення простою напряму пов’язане з ризиками перевірок і судових спорів.
Відпустка без збереження заробітної плати — коли застосовується
Відпустка без збереження заробітної плати під час воєнного стану можлива лише за заявою/проханням працівника. Під час воєнного стану Закон №2136 допускає надання такої відпустки без обмеження строку, але з наслідками для “відпускного” стажу (період може не зараховуватися для права на щорічну відпустку). Важливо: роботодавець не може підміняти простій або призупинення “примусовими” заявами на відпустку.
Рішення у кейсі
Ми запропонували клієнту рішення як чіткий алгоритм 1–2–3 із розподілом за групами працівників:
- Група 1: повністю без роботи (понад 1 місяць)
Оформити призупинення дії трудового договору для працівників, яких неможливо забезпечити роботою та які об’єктивно не можуть виконувати обов’язки через війну. - Група 2: залучаються періодично
На період відсутності задач оформлювати простій під час воєнного стану з обов’язковою оплатою не нижче 2/3 окладу (якщо простій не з вини працівника) та правильним табелюванням. - За ініціативою працівника
За наявності заяв працівників оформлювати відпустку без збереження заробітної плати під час воєнного стану, з фіксацією наслідків для стажу та коректним відображенням у кадрових документах.
У результаті роботодавець зберіг штат і компетенції, а також отримав час на пошук альтернативних робіт/проєктів до відновлення повної діяльності.
Документальне оформлення і табелювання
Це ключовий блок для пошуку, перевірок та захисту позиції роботодавця. Мінімальний набір документів, який варто мати в порядку:
- Наказ про призупинення дії трудового договору
(підстави, строк, порядок комунікації, відповідальні особи, канали зв’язку, порядок повідомлень). - Наказ про простій
(підстава, період, умови присутності/дистанційного режиму, порядок оплати простою не з вини працівника, посилання на внутрішні рішення). - Заяви працівників і накази щодо відпустки без збереження зарплати
(дата, період, підстава — ініціатива працівника, відмітки кадрової служби). - Правила комунікації та фіксація контактів сторін
(актуальні телефони/емейли/месенджери, підтвердження отримання повідомлень, журнал комунікації). У новій редакції механізму призупинення є окремі вимоги до підтримання зв’язку — і їх варто “закривати” документально.
Саме коректне кадрове адміністрування та системний кадровий облік знижують ризики спорів щодо незаконного простою/призупинення або неоплаченого часу.
Типові помилки роботодавців
Практичні ризики, які ми найчастіше бачимо:
- підміна простою призупиненням без реальної “неможливості для обох сторін”;
- відсутність оформлених наказів і доказів повідомлення працівників;
- ігнорування мінімальних гарантій оплати часу простою (не нижче 2/3 окладу);
- хаотичне табелювання, яке не відповідає фактичному режиму (що критично під час перевірок).
Роль кадрового аутсорсингу
У цьому кейсі кадровий аутсорсинг був не “про загальні консультації”, а про конкретні роботи:
- підготовка наказів, шаблонів, внутрішніх правил та формулювань під кейс;
- організація табелювання та контроль коректності позначень;
- підготовка комунікаційних повідомлень працівникам і доказів інформування;
- аудит ризиків (чи коректно обрано інструмент: призупинення/простій/відпустка);
- супровід кадрового обліку та кадрового адміністрування в умовах змін законодавства.
FAQ
Що таке призупинення дії трудового договору під час воєнного стану?
Це механізм, який застосовується, коли через війну неможливо виконувати трудові обов’язки і працівнику, і роботодавцю. Важливо мати наказ, підстави та підтверджену комунікацію.
Яка різниця між простоєм і призупиненням дії трудового договору?
Простій — працівник готовий працювати, але роботодавець тимчасово не може організувати роботу.
Призупинення — неможливість виконання обов’язків наявна для обох сторін через збройну агресію.
Як оплачується простій не з вини працівника?
Оплата часу простою не з вини працівника має бути не нижче 2/3 тарифної ставки (окладу). Це критична гарантія, яку роботодавці часто порушують.
Чи може роботодавець відправити працівника у відпустку без збереження зарплати “за власним рішенням”?
Ні. Відпустка без збереження заробітної плати можлива лише за заявою працівника. Примушування до таких заяв створює високі юридичні ризики.
Чи можна надавати відпустку без збереження зарплати під час воєнного стану без обмеження строку?
Закон №2136 допускає таку можливість, але потрібно враховувати наслідки для відпускного стажу і належно оформлювати документи.
Які документи потрібні для призупинення дії трудового договору?
Мінімально: наказ, підстави, строк, правила комунікації, відповідальні особи, підтвердження повідомлення працівника, актуальні контакти сторін.
Які документи потрібні для оформлення простою під час воєнного стану?
Мінімально: наказ про простій, період, підстава, умови роботи/присутності або дистанційного режиму, порядок оплати (2/3 окладу), табелювання.
Коли доцільний аутсорсинг кадрового обліку?
Коли компанії потрібне швидке та безпечне рішення щодо призупинення/простою/відпусток, а також якісне кадрове адміністрування: накази, табелі, повідомлення, аудит ризиків і супровід під час змін законодавства.
