Розрахунок зарплати та кадровий облік

З якими завданнями до нас звертаються

• Передати розрахунок зарплати й кадровий облік на аутсорсинг повністю або частково.
• Зберегти конфіденційність зарплат усередині компанії.
• Замінити бухгалтера із зарплати чи кадровика на час відсутності або після звільнення.
• Отримати експертну підтримку зі складних нарахувань і систем оплати праці.
• Застосувати політики оплати праці міжнародної групи відповідно до законодавства України, зі спілкуванням англійською.
• Перевірити й упорядкувати кадровий облік.
• Перейти на електронний кадровий документообіг.

Опишіть вашу ситуацію — ми запропонуємо повний супровід або допомогу з окремими завданнями.

Які послуги ми надаємо

• Нарахування заробітної плати та підготовка звітності. Розраховуємо зарплату двічі на місяць (аванс і основну частину), премії, відпускні, лікарняні, компенсації та виплати за цивільно-правовими договорами, зокрема за змінних графіків і підсумованого обліку робочого часу. Нараховуємо податки й внески, зокрема з додаткового блага, і резерв відпусток, готуємо дані для виплат та звітність.
• Ведення кадрового обліку. Оформлюємо прийняття, переведення, відпустки, лікарняні й звільнення, ведемо штатний розпис, табелі та інші кадрові документи, контролюємо норматив робочих місць для осіб з інвалідністю. Подаємо повідомлення про прийняття працівників і відомості до Пенсійного фонду.
• Payroll для українських і міжнародних компаній із власним HR-відділом. Супроводжуємо команди з 30–100 працівників і більше: узгоджуємо обмін даними, строки й погодження нарахувань, готуємо дані з нарахувань на запит керівництва групи і взаємодіємо з HR- та фінансовими командами, у тому числі англійською.
• Кадровий аудит і впорядкування документів. Перевіряємо внутрішні положення, оформлення трудових відносин і кадрову документацію, визначаємо ризики та готуємо звіт із рекомендаціями.
• Консультації з оплати праці та кадрового обліку. Консультуємо щодо застосування законодавства, готуємо положення про оплату праці, преміювання й відпустки, адаптуємо корпоративні політики до українських вимог.
• Електронний кадровий документообіг та оцифрування трудових книжок. Супроводжуємо перехід на електронні документи, перевіряємо записи, готуємо й подаємо дані про трудову діяльність до ПФУ.
• Супровід резидентів Дія.City. Розраховуємо виплати працівникам і винагороди гіг-спеціалістам, податки та внески, ведемо кадрові документи гіг-спеціалістів — зміну винагороди, перерви, графіки, готуємо відповідну звітність.
• Супровід неприбуткових організацій. Розраховуємо зарплату працівникам і виплати за цивільно-правовими договорами, податки та внески, готуємо документи за шаблонами організації та відповідну звітність, зокрема для представництв іноземних неурядових організацій.
• Перехід і налаштування. Приймаємо справи від попереднього виконавця, проводимо паралельний розрахунок зарплати, налаштовуємо розрахунок зарплати й електронний кадровий документообіг.

Наші послуги включають повний супровід або окремі завдання. Розподіл завдань із вашою HR-командою та бухгалтерією погоджуємо під час укладення договору.

Детальніше про бухгалтерський облік для неприбуткових організацій

Вартість послуг

Для визначення вартості послуг ми зазвичай просимо вас заповнити анкету, у якій уточнюємо такі основні питання:

• Для скількох людей потрібно виконувати розрахунки — працівників, гіг-спеціалістів і виконавців за іншими договорами.
• Скільки кадрових документів потрібно оформлювати щомісяця — прийняттів, звільнень і відпусток.
• Які нарахування застосовуються — оклад, премії, лікарняні, відрядження, доплати за нічну роботу й роботу у вихідні; чи прив’язана зарплата до іноземної валюти.
• Які додаткові виплати та пільги отримують працівники — медичне страхування, оплата харчування, компенсація транспортних витрат та як часто їх нараховують.
• Які завдання ви передаєте нам — розрахунок зарплати, підготовку виплат і звітності, кадровий облік; що залишається у вашій команді.
• У якій програмі ведеться облік — як надходять табелі й інші дані, чи є електронний документообіг та обмін інформацією з іншими системами.
• Чи збережені дані за попередні 12 місяців — нарахування, відпустки, лікарняні та кадрові зміни.
• Коли потрібно розпочати співпрацю та проводити виплати — дата передання завдань, календар авансу й зарплати, наявність зарплатного проєкту в банку.

На основі ваших відповідей ми готуємо комерційну пропозицію з переліком послуг та їхньою вартістю, узгоджуємо умови й укладаємо договір.

Витрати на відрядження та залучення зовнішніх експертів не входять до вартості послуг. Будь-які додаткові витрати ви оплачуєте лише після того, як ми погодимо їх із вами.

Як розпочати співпрацю

1. Опишіть ваше завдання
   Залиште заявку або зв’яжіться з нами. Розкажіть, яке завдання потрібно вирішити та коли потрібен результат. Якщо є вимоги інвестора, материнської компанії або донора — надішліть їх.
2. Надайте інформацію для підготовки пропозиції
   Ми надішлемо анкету та за потреби уточнимо деталі під час розмови. Це допоможе визначити вид завдання, обсяг послуг і строки.
3. Розгляньте нашу пропозицію
   Ви отримаєте перелік послуг, опис результату, вартість і строки виконання. Обговоримо ваші запитання та погодимо умови.
4. Укладаємо договір
   Ми надсилаємо вам проєкт договору з погодженими умовами. Ви переглядаєте його та повертаєте нам із зауваженнями або підтвердженням погодження. Узгоджуємо остаточну редакцію, підписуємо договір і переходимо до планування співпраці.

Етапи надання послуг

Після укладення договору послуги надаємо за такими етапами:

1. Знайомство команд і планування співпраці
   Знайомимо нашу команду з вашими відповідальними працівниками HR, бухгалтерії та фінансів. Плануємо приймання справ, налаштування обміну даними й перший розрахунок зарплати.
2. Приймання справ із розрахунку зарплати та кадрового обліку
   Отримуємо кадрові документи, дані про попередні нарахування, залишки відпусток і необхідні доступи. Вивчаємо правила оплати праці, перевіряємо повноту інформації та фіксуємо відкриті питання.
3. Налаштування взаємодії та комунікації
   Визначаємо контактних осіб, розподіл відповідальності й права доступу до конфіденційних даних. Налаштовуємо календар передання інформації, розрахунків, затвердження нарахувань і підготовки звітності відповідно до договору.
4. Розрахунок зарплати та ведення кадрового обліку
   Опрацьовуємо табелі й кадрові зміни, розраховуємо зарплату, інші виплати та податки. Надаємо послуги з ведення кадрового обліку в межах погоджених завдань.
5. Погодження розрахунків і підготовка звітності
   Передаємо нарахування на погодження уповноваженим особам, пояснюємо розрахунки й уточнюємо дані. Готуємо документи для виплат, розрахункові листки та звітність відповідно до договору.
6. Звітування з окремих питань
   За потреби готуємо додаткові звіти й розшифрування витрат на персонал для керівництва, а також інформацію з обліку для материнської компанії, головного офісу або звітів донорам. Формат і строки такого звітування визначаємо окремо.

Після завершення співпраці передаємо документи й дані визначеному вами фахівцю або команді за погодженим графіком, пояснюємо незавершені завдання та відкриті питання.

Який результат ви отримаєте

Залежно від погоджених завдань ви отримаєте:

• Своєчасні та повні розрахунки й підготовлену звітність. Нарахування зарплати, премій, відпускних, лікарняних і компенсацій, розрахунки податків та внесків, дані для виплат і розрахункові листки — з урахуванням наданих даних і погоджених строків.
• Інформаційну підтримку ваших працівників. Через погоджені канали вони зможуть отримувати довідки, інформацію про свої нарахування й залишки відпусток та зрозумілі пояснення розрахунків із дотриманням конфіденційності.
• Упорядкований кадровий облік. Оформлені кадрові документи, штатний розпис і табелі, актуальні дані про працівників, відпустки та кадрові зміни.
• Узгоджену взаємодію з вашою HR- та фінансовою командою. Визначений порядок обміну даними й погодження нарахувань, дані з нарахувань на запит керівництва групи та професійну взаємодію, у тому числі англійською.
• Звіт за результатами кадрового аудиту. Звіт про виявлені недоліки й ризики та рекомендації щодо їх виправлення.
• Професійні консультації та внутрішні положення. Відповіді на запитання з оплати праці й кадрового обліку, погоджені положення про преміювання, оплату праці та відпустки, адаптовані корпоративні політики.
• Супроводження переходу на електронні кадрові документи. Налаштований порядок електронного документообігу, перевірені записи та підготовлені й подані до ПФУ дані про трудову діяльність.
• Налаштований розрахунок зарплати й кадровий облік. Акт приймання справ, результати паралельного розрахунку, налаштований розрахунок зарплати й електронний кадровий документообіг.

Інші поширені питання

Як ви працюватимете з нашим HR-відділом

Під час укладення договору розподіляємо завдання між командами й визначаємо, хто оформлює кадрові зміни, передає дані й затверджує нарахування. Якщо ви використовуєте власну HR-систему, визначимо формат обміну даними та можливості його автоматизації.

Яку програму ви використовуєте для розрахунку зарплати

Використовуємо спеціалізований комплекс «КОМІНТЕХ. Управління персоналом». Також можемо працювати у програмному забезпеченні замовника після перевірки його можливостей і необхідних доступів. Програму, налаштування та формати обміну даними погоджуємо під час укладення договору.

Як ви забезпечуєте збереження та відновлення наших даних у разі технічного збою або кібератаки

Якщо облікова база розміщена на наших серверах, резервні копії створюються щодня автоматично, і дані можна відновити з останньої неушкодженої копії. Строк і повнота відновлення залежать від характеру інциденту. Якщо працюємо на ваших серверах, порядок резервного копіювання та відповідальність за нього фіксуємо в договорі.

Хто з вашого боку відповідатиме за супровід нашого проєкту

Відповідальний менеджер, який координує всі питання. Разом із ним послуги надає команда наших фахівців.

Які дані потрібно передавати щомісяця та в які строки

Потрібні дані про відпрацьований час, кадрові зміни, премії та інші виплати, відпустки, лікарняні й утримання. Точний перелік, форму та строки передання фіксуємо в договорі відповідно до календаря розрахунків і виплат.

Чи зможемо ми погоджувати розрахунки заробітної плати перед її виплатою

Так. Надаємо попередні розрахунки заробітної плати визначеній вами відповідальній особі для перевірки та затвердження. Хто затверджує нарахування, готує платіжні файли й проводить виплати, фіксуємо в договорі.

Чи допомагаєте ви з бронюванням працівників

Так, за окремим запитом. Щоб компанію визнали критично важливою й забронювали працівників, вона має відповідати критеріям постанови КМУ № 76. Серед них — зарплатні показники: середня заробітна плата працівників і нарахування кожному працівникові, якого бронюють. Для резидентів Дія.City критерієм є статус резидента, і тоді середня винагорода працівників і гіг-спеціалістів має відповідати умові резидентства — не менше 1200 євро, що підтверджують податкові розрахунки за останні шість місяців. Ми розраховуємо ці показники за даними обліку та звіряємо їх із поданими податковими розрахунками. Документи для визнання критичності та заяву на бронювання в Дії подає компанія.

Чи можуть наші працівники звертатися до вас із запитаннями щодо зарплати

Так. У межах погодженого супроводу працівники можуть отримувати розрахункові листки, довідки та пояснення щодо своїх нарахувань і утримань. Канали звернень, строки відповідей та порядок ідентифікації працівника визначаємо під час укладення договору, щоб зберегти конфіденційність інформації.

Що робити, якщо в розрахунку виявлено помилку або змінилися вихідні дані

Повідомте нашого відповідального фахівця та надайте уточнену інформацію. Перевіримо причину розбіжності та внесемо необхідні виправлення. Відповідальність сторін, строки й умови додаткових перерахунків визначаємо в договорі.

Хто виконуватиме завдання, якщо ваш фахівець захворіє або піде у відпустку

Організуємо заміщення іншим фахівцем нашої команди. Для цього документуємо процеси й домовленості з вами та передаємо завдання з дотриманням установлених правил доступу до даних.

Як перейти до вас від іншого провайдера

Під час укладення договору фіксуємо дату початку співпраці, перелік документів, облікових даних і доступів та графік їх передання. Під час приймання справ визначаємо відкриті питання й те, хто завершує завдання за попередні періоди. Для розрахунку зарплати за потреби проводимо паралельний розрахунок, щоб звірити результати перед переходом.

Що відбувається після завершення співпраці

Передаємо документи, облікові дані, розрахунки та звіти вам або визначеному вами новому провайдеру за графіком, зафіксованим у договорі. Пояснюємо незавершені завдання й відкриті питання та фіксуємо склад переданих матеріалів. Умови передання програмної бази залежать від того, кому належить програмне забезпечення.

Чому клієнти обирають UHY Prostir

Поєднуємо досвід роботи в Україні з міжнародним досвідом мережі UHY International, щоб підтримувати українських та іноземних клієнтів.

• Незалежність, чесність і неупередженість професійних суджень.
• Працюємо з 2003 року.
• Член UHY International — глобальної мережі спеціалістів з аудиту, податків і консалтингу: 340 офісів у 95 країнах, понад 10 000 фахівців.
• Підтримка бізнесу за кордоном: якщо ви вже маєте бізнес в іншій країні або плануєте його відкривати і розвивати, ми можемо допомогти — зв’язати вас з нашим офісом UHY International у відповідній країні, де ви обговорите питання реєстрації, бухгалтерського обліку, податків та аудиту.
• Можливість дистанційної взаємодії з урахуванням характеру завдання.
• Комунікація та підготовка документів українською та англійською мовами.