Власник інтернет-магазину звернувся до нашої команди з практичним запитом: як організувати кадровий облік дистанційно, коли команда працює в різних містах, а плинність у продажах висока. Проблема була критичною не “в теорії”, а в щоденній операційці: людина могла припинити співпрацю, а підписані документи (договір/заяви/акти) — не повернутися вчасно. Метою було зробити процес оформлення та припинення співпраці керованим і доказовим, а документообіг — передбачуваним. Для цього ми порівняли два сценарії: трудові відносини (дистанційна робота) та цивільно-правові договори (ЦПХ) — і вибрали модель під фактичну організацію роботи, а не “універсальне рішення”.
Вхідні дані кейса
Штат і ролі. Команда клієнта складала 10 осіб: керівник, фінансовий менеджер та 8 менеджерів з продажу.
Дистанційна робота в різних містах. Усі працювали віддалено й фізично перебували в різних містах України (типова ситуація для e-commerce).
Плинність менеджерів. Саме в ролі продажів була плинність, що ускладнювало завершення відносин “правильно і вчасно”.
“Вузьке місце”. Найбільший ризик — підписання кадрових документів дистанційно та своєчасне повернення/підписання документів при припиненні співпраці: договорів, заяв, наказів, підтверджень, а також фіксація волевиявлення сторін.
Ризики для власника при дистанційній команді
- Затримка оформлення документів через різні міста/час/канали комунікації.
- Відсутність підтверджених волевиявлень сторін (немає належного підпису/доказу погодження умов або припинення).
- Ризики претензій/перевірок: коли фактичні відносини схожі на трудові, але оформлені як ЦПХ, виникає ризик перекваліфікації (зокрема за логікою Держпраці: у трудових відносинах регулюється процес організації праці, а у ЦПХ — результат).
Варіанти оформлення відносин
Ми свідомо розглядали два підходи, а не “ЦПХ для всіх”:
- Трудовий договір про дистанційну роботу. Для дистанційної роботи існує типова форма трудового договору, затверджена Мінекономіки (це зручно для стандартизації кадрового діловодства).
- Цивільно-правові договори (ЦПХ). Доречно, коли йдеться про контрагентів/виконавців, а предмет — конкретна послуга або вимірюваний результат без підпорядкування внутрішнім правилам як у працівника. Логіка відмежування “трудові vs ЦПХ” прямо описується у роз’ясненнях Держпраці.
Чому в цьому кейсі обрали ЦПХ
У цьому кейсі ми зафіксували фактуру так, щоб модель ЦПХ була не “обходом трудових гарантій”, а оформленням відносин під реальний формат взаємодії. Тобто фокус був на послугах/результаті, а не на включенні людини в штатний процес.
Ознаки, які ми заклали в договори та комунікації (щоб зменшити ризик перекваліфікації):
- предмет договору — конкретні послуги/результат (ліди/обробка заявок/звітність за період) із вимірюваними показниками;
- відсутність формального підпорядкування правилам внутрішнього трудового розпорядку;
- відсутність фіксованого “робочого дня” як обов’язкової умови (узгоджуються SLA/доступність, а не графік як у працівника);
- оплата — за актами приймання-передачі послуг/результату, а не “щомісячна зарплата за функцію”;
- можливість розірвання договору за умовами ЦПХ із чіткими строками повідомлення;
- окремо прописана відповідальність виконавця за своєчасну комунікацію щодо продовження/припинення співпраці.
Водночас ми одразу зафіксували альтернативу: якщо менеджери фактично працюватимуть у режимі “графік + підпорядкування + постійна трудова функція”, безпечніше переходити на трудовий договір про дистанційну роботу за типовою формою.
Як організували цикл документів
1) “Місячний” договір як механіка керованості. З виконавцями укладали ЦПХ строком на 1 місяць із прозорими умовами продовження/припинення. Це зробило кадровий облік для інтернет-магазину прогнозованим у частині “хто активний цього місяця” і які документи мають бути закриті.
2) Повідомлення за 10 днів — контрольна точка. Ми закріпили правило: виконавець зобов’язаний за 10 днів до завершення місяця письмово повідомити про обставини, які впливають на можливість продовжувати співпрацю (або про намір не продовжувати договір). Це дисциплінує документообіг і дає час на закриття актів/доступів/передачу задач.
3) Акти / звітність / оплата. Щомісяця: короткий звіт + акт приймання-передачі послуг + оплата відповідно до акту. Тобто “закриття періоду” відбувається документально.
4) Канал підписання: КЕП та електронний кадровий документообіг. Ми перевели підписання в електронну площину: підписання документів КЕП (кваліфікованим електронним підписом) та/або через сервіс е-документообігу. Електронні документи мають юридичну силу за умови дотримання вимог закону; а якщо створені ідентичні за змістом електронний і паперовий документи, кожен з них може вважатися оригіналом.
Це закриває головне питання власника: як забезпечити своєчасне повернення документів, коли людина “в іншому місті”.
Ризики відповідальності
Якщо орган контролю перекваліфікує ЦПХ у трудові відносини та встановить ознаки неоформленої праці, можуть застосовуватися фінансові санкції за ст. 265 КЗпП, де розміри прив’язані до мінімальної зарплати. У 2026 році МЗП становить 8 647 грн, а орієнтир “10 МЗП” — 86 470 грн (залежно від складу порушення та кваліфікації).
Результат для клієнта
Запропонована модель суттєво знизила ризики втрати документів і зробила процес оформлення/припинення співпраці керованим: з’явилися контрольні дати, стандартизовані шаблони та доказовий електронний контур документів (КЕП/е-документообіг).
Коли краще обрати трудовий договір замість ЦПХ
Якщо присутні “червоні прапорці”, ЦПХ стає ризиковим і доцільніше оформлювати дистанційну роботу як трудові відносини:
- фіксований графік та контроль “відпрацювання часу”;
- підпорядкування внутрішнім правилам і наказам як у працівника;
- постійна трудова функція в операційці, а не разові/вимірювані послуги;
- робоче місце/звітність “як у штатного”;
- регулярна оплата “як зарплата” без актів/результату.
