У цей складний час, коли ми стикаємося з новими викликами через повномасштабну військову агресію Росії проти України, зростає роль неприбуткового сектору в подоланні її наслідків та допомозі вразливим верствам населення. Весь цивілізований світ допомагає Україні, зокрема через фінансування соціальних проєктів міжнародними донорами, які реалізують українські НУО. Проте грантодавці, фінансуючи їх, вимагають прозору систему обліку та звітності від організацій. Також є інші вимоги до витрачання коштів:
- цільове витрачання,
- дотримання правил закупівель,
- заборона фінансування окремих категорій витрат і т. п.
Вимоги донорів до обліку та звітності
Основними вимогами є наявність чіткої системи обліку, яка забезпечує точне відображення всіх доходів і витрат, пов’язаних з проєктом. Облік повинен бути побудований таким чином, щоб можна було легко простежити джерела надходжень і напрямки використання фінансів. Крім того, донори часто наполягають на регулярній звітності: як фінансовій, так і програмній. Це означає, що організація повинна не лише детально показати, як було витрачено кошти, але й відзвітувати про досягнуті результати проєкту.
Основні вимоги донорів до обліку:
- Цільове використання коштів.
- Дотримання правил закупівель.
- Заборона на фінансування певних витрат.
- Своєчасне подання фінансових та програмних звітів.
Відмінності між обліком у неприбуткових і комерційних організаціях
Бухгалтерський облік у неприбуткових організаціях має суттєві відмінності від обліку в комерційних підприємствах. Основною метою комерційних організацій є отримання прибутку, тоді як неприбуткові організації працюють на благо суспільства, і всі отримані кошти спрямовуються на реалізацію соціальних проєктів. У зв’язку з цим, неприбуткові організації ведуть облік і звітування не для оцінки фінансової успішності, а для демонстрації цільового використання ресурсів.
Основні відмінності:
- Відсутність мети отримання прибутку.
- Фокус на цільовому використанні коштів.
- Обов’язкова звітність перед донорами і державними органами.
- Особливі вимоги до прозорості та підзвітності.
Принципи ведення бухгалтерії для неприбуткових організацій
Неприбуткові організації повинні дотримуватися декількох важливих принципів при веденні бухгалтерського обліку. По-перше, облік повинен бути прозорим, що дозволяє всім зацікавленим сторонам перевірити, як використовуються фінансові ресурси. По-друге, має бути забезпечена чітка сегрегація фондів: гроші, призначені для одного проєкту, не повинні використовуватися для іншого. Крім того, бухгалтерський облік у неприбуткових організаціях повинен відповідати вимогам національного законодавства та донорів.
Ключові принципи:
- Прозорість та підзвітність.
- Сегрегація фондів.
- Дотримання вимог донора.
- Своєчасне складання фінансових звітів.
Основні етапи бухгалтерського обліку проєкту
Бухгалтерський облік проєкту в неприбутковій організації складається з декількох важливих етапів. На першому етапі, ще до початку реалізації проєкту, необхідно розробити та затвердити бюджет. Далі, під час реалізації проєкту, ведеться поточний облік усіх фінансових операцій. Це охоплює отримання та фіксацію коштів, ведення обліку витрат, закупівель та заробітної плати. Після завершення проєкту організація складає кінцевий фінансовий звіт, який відображає всі витрати і порівнює їх із затвердженим бюджетом.
Етапи обліку:
- Підготовка бюджету.
- Поточний облік витрат і доходів.
- Формування проміжних звітів.
- Підготовка кінцевого звіту.
Види необхідної бухгалтерської документації для неприбуткових організацій
Для ведення бухгалтерського обліку та звітування неприбуткова організація повинна забезпечити належне ведення документації. Кожна фінансова операція має бути підтверджена відповідним документом для забезпечення прозорості та підзвітності.
Основні види документів:
- Бюджет і кошторис проєкту.
- Платіжні доручення та банківські виписки.
- Акти виконаних робіт та накладні.
- Звіти про цільове використання коштів.
Хто є користувачем бухгалтерського обліку проєкту
Отримання наступних траншів і готовність донорів фінансувати нові проєкти безпосередньо залежать від своєчасного, правильного і повного звіту НУО про витрати. Якщо кошти витрачені не за призначенням, донор може не визнати ці витрати та вимагати їх повернення.
Хто супроводжує бухгалтерський облік проєкту — вимоги
Більшість донорів вимагають проведення незалежного аудиту після завершення проєкту. Аудитори зазвичай спілкуються з бухгалтером або фінансовим менеджером проєкту. Від їхньої кваліфікації залежить, чи буде звітність підтверджена без зауважень і рекомендацій.
Тому бухгалтер (фінансовий менеджер) грає ключову роль у успішній реалізації проєкту і в можливості отримати фінансування на наступні проєкти. Керівнику НУО важливо ретельно підбирати фахівців для цього. Адже облік НУО загалом і облік окремого проєкту відрізняються. Для проєктного бухгалтера важливо мати специфічні знання і навички, зокрема щодо вимог донора, яких може не бути у головного бухгалтера НУО.
Переваги співпраці з UHY Prostir
Фахівці UHY Prostir мають значний досвід у веденні бухгалтерського обліку для НУО та ФОП. Протягом останніх 15 років вони детально ознайомилися з вимогами міжнародних донорів, представлених в Україні. Крім того, вони мають великий досвід проведення незалежних аудитів проєктів, що дозволяє їм розуміти, на що аудитори звертатимуть увагу після завершення проєкту.
Наші фахівці не тільки ведуть бухгалтерський облік і готують звітність за проєктом, але й допомагають менеджменту НУО вирішувати багато супутніх важливих питань:
- Збір, підготовка, аналіз і коригування первинних документів, пов’язаних з реалізацією проєкту.
- Консультації з питань працевлаштування штатних працівників і інших осіб, які працюють на проєкті.
- Консультації щодо можливих податкових і бухгалтерських ризиків, пов’язаних з операціями по проєкту, а також ризиків втрати статусу «неприбуткової організації». Один з найпоширеніших ризиків — виключення з Реєстру неприбуткових організацій з подальшим донарахуванням податку на прибуток.
- Контроль залишків коштів в межах окремих бюджетних статей.
- Консультації щодо прийнятності або неприйнятності витрат з погляду вимог донора та грантової угоди.
- Ведення комунікацій з донорами щодо фінансових питань, в тому числі після завершення проєкту.
Від чого залежить вартість послуг
Ціна послуг залежить від таких факторів:
- загальний бюджет проєкту,
- термін реалізації проєкту,
- характер запланованих активностей,
- наявність або відсутність субгрантів,
- частота звітності перед донорами,
- додаткові завдання, що будуть ставитися перед бухгалтером.
З нашого досвіду, вартість таких послуг може бути співмірною з щомісячною зарплатою бухгалтера проєкту на період його реалізації, а в деяких випадках — навіть нижчою. При цьому ми готові надати послуги, які виходять за межі звичайного ведення бухгалтерії та підготовки фінансової звітності.
Крім того, маючи кілька спеціалістів, можемо гарантувати безперервність обслуговування проєкту, незалежно від можливих форс-мажорних обставин, таких як хвороба, переїзд або звільнення бухгалтера.
Тому, обираючи спеціалістів UHY Prostir, ви можете бути впевнені у дотриманні всіх вимог донора щодо фінансової звітності та цільового використання коштів, а також зекономити на витратах на послуги, направивши заощаджені кошти на важливіші потреби проєкту.
Залишились питання? Подзвоніть або напишіть нам.
