До нашої компанії часто надходять запити від керівників та власників бізнесу щодо того, як їм правильно організувати ефективний кадровий облік з дотриманням усіх вимог чинного законодавства.
Варто зазначити, що кадровий облік – доволі місткий процес, однак ми намагатимемося розкрити ключові його аспекти. Зокрема:
- Визначимо перші кроки організації та ведення кадрового обліку.
- Порівняємо особливості організації кадрової роботи внутрішньою або ж зовнішньою (кадровим аутсорсингом) кадровою службою.
- Поділимося успішним кейсом.
Будь-який роботодавець зобов’язаний вести кадровий облік. Такими є вимоги трудового законодавства для забезпечення соціальних гарантій працівників. З`ясуємо, що ж собою являє цей процес. Кадровий облік – це сукупність заходів, пов’язаних зі збором, обробкою, зберіганням та використанням інформації про персонал.
З яких процесів варто почати організацію кадрового обліку:
- Визначення мети кадрового обліку для вашої компанії.
- Формування завдань для вашої кадрової служби.
- Прийняття рішення щодо способів забезпечення виконання завдань кадрової служби.
- Пошук виконавця.
Після реалізації вищезазначених кроків, варто надати виконавцям доступ до необхідних ресурсів та інструментів, встановити механізм контролю реалізації поставлених завдань для виявлення слабких місць та у разі потреби вдосконалення процесу організації кадрового обліку.
Як показує наш досвід, основними функціями кадрової служби є:
- Оформлення й організація руху кадрів, ведення кадрової документації;
- Контроль та дотримання норм трудового законодавства;
- Облік робочого часу та витрат на оплату праці;
- Підготовка звітів
Як бачимо, роль кадрової служби на підприємстві доволі важлива, адже вона сприяє забезпеченню відповідності законодавству та стандартам бізнесу.
Порівняємо особливості організації кадрової роботи внутрішньою або ж зовнішньою (кадровим аутсорсингом) кадровою службою.
Для кращого розуміння, кому ж передати ведення кадрового обліку в бізнесі, порівняємо особливості роботи з внутрішньою кадровою службою та аутсорсингом. У загальному розумінні кадровий аутсорсинг – це делегування процесу ведення кадрового обліку зовнішнім виконавцям, профільним спеціалістам, фрилансерам або компанії. Пропонуємо розглянути основні переваги і недоліки кожного з підходів.
Кадрова служба
Переваги:
- Штатні співробітники більш інтегровані у внутрішні процеси, адже спілкуються особисто з кожним працівником.
- Швидше реагування на запити та зміни в бізнесі, оскільки виконавці перебувають безпосередньо в офісі.
- Внутрішня інформація щодо персоналу не виходить за межі компанії.
- Працівники кадрової служби комунікують між собою, тому можуть надавати персоналізовані програми навчання для своїх колег, передавати досвід.
Недоліки:
- Організаційні питання відволікають від основних бізнес-процесів.
- Регулярні витрати на заробітну плату, соц. пакет, адмін. витрати тощо.
- Складно знайти кваліфікованого працівника, затрати на рекрутинг.
- Потрібно регулярно навчати і підвищувати кваліфікацію персоналу.
- Треба облаштовувати робочі місця.
- Необхідно організувати доступ до джерел інформації і баз знань.
- Бізнес може бути залежним від ключових спеціалістів, тому на етапі їх звільнення і пошуку заміни можуть виникати певні ризики
Аутсорсинг
Переваги:
- Кадровим діловодством займаються досвідчені фахівці та експерти з широким спектром знань.
- Оплата проводиться за обумовлений та фактично виконаний об’єм роботи.
- Ймовірність фінансових ризиків мінімальна, а взаємовідносини підкріплені договором.
- Фахівці з кадрового аутсорсингу відповідальні за свою роботу і зацікавлені в тривалій співпраці.
- Аутсорсинг підлаштовується під особливі потреби замовника.
- Оскільки аутсорсинг забирає на себе ряд кадрових операцій, це дозволяє керівництву зосередитися на стратегічних бізнес-процесах.
Недоліки:
- Моніторинг процесів виконання та якості завдань може бути меншим.
- Існує ризик витоку даних при їх передаванні зовнішнім користувачам.
- Через фізичну віддаленість від замовника іноді можуть виникати затримки у відповідях.
- Процес зміни виконавця, відповідального за кадровий облік, може бути дуже трудомістким і довгим.
Отже, переваги кадрового аутсорсингу для компаній малого та середнього бізнесу, НУО є очевидними.
Як і обіцяли, ділимося з вами одним кейсом з нашої практики.
До нас звернувся власник інтернет-магазину з питанням, як йому правильно організувати кадровий облік? Штат працівників клієнта налічував десять осіб: керівник, фінансовий менеджер та вісім менеджерів з продажу; всі співробітники працювали дистанційно і фізично перебували в різних містах України.
Проблема, яку озвучив власник, – певна плинність кадрів менеджерів, у результаті чого не завжди вдавалося організувати оформлення документів на звільнення у зв’язку з дистанційним характером роботи. Клієнт був стурбований тим, як йому організувати кадрове діловодство, зокрема процеси підписання наказів, трудових договорів, заяв тощо, враховуючи, що завжди існує ризик того, що людина може несподівано звільнитися і залишити його з проблемами, пов’язаними з неоформленою трудовою документацією.
Вивчивши його бізнес, ми дійшли висновку, що зі співробітниками треба укласти договори цивільно-правового характеру строком на один місяць. Також порекомендували зафіксувати письмово, що за виконавцем зберігається відповідальність повідомляти про будь-які обставини, які можуть вплинути на його здатність укладати подальші договори, та виконувати свої зобов’язання за 10 днів до наступного місяця.
Запропонований підхід допоміг забезпечити прозорість співробітництва між сторонами та знизив ризик не оформлення кадрових документів до нуля.
Вікторія Новодворська
Бухгалтер
UHY Prostir Accounting Servises
