Аудит грантових проєктів — це загальноприйнятий процес перевірки використання фінансових ресурсів, виділених на досягнення цілей конкретних проєктів.
Його мета — забезпечити прозорість і підзвітність перед грантодавцями. Для неприбуткових установ та організацій (НУО) це – важливий інструмент підтвердження ефективності управління коштами.
Роль фінансового аудиту грантових проєктів у сприянні прозорості використання грантових коштів важко переоцінити. Він забезпечує впевненість щодо дотримання НУО умов грантодавців, підтверджує її здатність до ефективного управління ресурсами та зменшує ризики зловживань і шахрайства.
Основні правила аудиту грантів
Для успішного проходження зовнішньої фінансової перевірки (проведення аудиту грантових проєктів) НУО необхідно дотримуватись основних принципів:
- Дотримання вимог грантодавця щодо звітності. Кожен донор встановлює власні правила подання фінансових і нефінансових звітів. Організація має ретельно вивчати ці вимоги та суворо їх дотримуватися.
- Актуальність і точність фінансових документів. Усі записи повинні відповідати фактичним витратам і бути підтверджені відповідними документами, що оформлені належним чином.
- Відповідність витрат статутним цілям організації та грантовим угодам. Використання грантових коштів має суворо відповідати затвердженому бюджету та меті проєкту.
Дотримання цих правил гарантує прозорість діяльності НУО та сприяє успішному проходженню перевірки грантових проєктів.
Зовнішній аудит проти внутрішнього аудиту: що підходить для вашої НУО
Вибір між зовнішнім аудитом грантових програм та внутрішнім залежить від специфіки проєкту та вимог грантодавця:
- Зовнішній аудит є незалежною перевіркою фінансових звітів організації. Його головна перевага — об’єктивність, яка підвищує довіру донорів. Зазвичай, даний аудит проводиться на вимогу донора.
- Внутрішній аудит забезпечує регулярний контроль за використанням фінансових ресурсів та управлінськими процесами всередині організації. Він дозволяє виявити потенційні ризики ще до зовнішньої перевірки.
Обидва підходи мають свої переваги й недоліки, тому рішення про вибір конкретного типу перевірки має базуватись на масштабах діяльності НУО, її цілях та вимогах донорів.
Як обрати зовнішнього аудитора для НУО: критерії та рекомендації
Документація для аудиту грантових проєктів
Найважливійший критерій аудиту грантових проєктів — підготовка повного пакета документації, зокрема:
- Фінансові звіти. Документи, які відображають бюджет, фактичні витрати та залишки коштів.
- Грантові угоди. Угоди, які встановлюють вимоги донора щодо використання наданого фінансування та звітування.
- Контракти з підрядниками та постачальниками. Угоди, які підтверджують витрати, пов’язані з виконанням проєкту.
- Первинні документи. Чеки, накладні, банківські виписки та інші підтверджувальні документи.
- Звіти про виконання заходів. Опис проведених заходів, досягнутих результатів і використаних ресурсів.
- Тендерна документація щодо конкурсного відбору постачальників та підрядників.
Для полегшення підготовки до перевірки важливо забезпечити належну систематизацію документів, наприклад, за допомогою електронних архівів. Це сприяє спрощенню моніторингу та мінімізації ризиків втрати важливої інформації.
Типові помилки, які виявляються під час аудиту грантових проєктів
Найпоширеніші помилки, які знаходять під час перевірки:
- Недостатня деталізація даних фінансових звітів. Звітність та документація із загальними даними про витрати викликає сумніви у донорів.
- Відсутність підтверджувальних документів. Якщо витрати не підтверджені документацією, це може стати причиною негативного висновку аудитора.
- Порушення умов використання грантових коштів. Зміна цільового призначення фінансування без узгодження з донором неприпустима.
- Недотримання строків подання звітності. Несвоєчасне подання звітів створює ризики втрати довіри та, як наслідок, -фінансування.
Щоб уникнути цих проблем, НУО має завчасно підготуватися до перевірки та забезпечити дотримання всіх вимог до аудиту грантів.
Особливості співпраці з аудиторами грантових проєктів
Правильний вибір аудитора є важливим етапом процесу перевірки. UHY Prostir, що працює з грантовими проєктами, допоможе:
- Виявити слабкі місця у фінансовому менеджменті.
- Надати рекомендації з аудиту грантів з метою вдосконалення управлінських процесів для успішного проходження перевірок в майбутньому.
- Забезпечити впевненість у відповідності діяльності організації вимогам грантодавців.
Переваги аудиту для грантових проєктів
Перевірка грантових проєктів, безперечно, приносить значну користь організаціям, які прагнуть забезпечити ефективне використання ресурсів і підтримати свою репутацію серед донорів. Перш за все, така перевірка допомагає покращити управління фінансовими ресурсами. Завдяки специфіці аудиту грантових програм НУО можуть оптимізувати свої управлінські процеси, виявляти слабкі місця у фінансовому менеджменті та внутрішньому контролі і мінімізувати помилки. Це особливо важливо для проєктів із великим бюджетом або тривалим терміном реалізації, де ефективний та своєчасний контроль над витратами є критичним.
Окрім цього, аудит зміцнює репутацію організації. Прозоре використання грантових коштів демонструє відповідальність і професійність НУО, а це важливий фактор для донорів. Організації, які проводять проєктні аудити, отримують додаткову перевагу у вигляді довіри не лише наявних, а й потенційних грантодавців.
Ще однією вагомою перевагою є можливість залучення нових грантів. Донори надають перевагу організаціям, які можуть продемонструвати ефективність своєї роботи, чітке дотримання умов грантів та прозорість звітності за грантовими проєктами. Регулярна перевірка дозволяє НУО підтвердити свою надійність і підвищити шанси на успішну участь у майбутніх грантових конкурсах.
У підсумку, це не лише забезпечує відповідність організації вимогам грантодавців, але й сприяє її довготривалому розвитку та стійкості, зміцнюючи довіру донорів і відкриваючи нові можливості для фінансування.
Також читайте за темою:
- Як обрати зовнішнього аудитора для НУО: критерії та рекомендації
- Значення аудиту для довіри до діяльності НУО
- Аудит фінансової звітності загального призначення НУО проти аудиту проектної фінансової звітності: в чому різниця
- Бухгалтерський облік благодійного фонду
