Що має знати керівник НУО про ведення кадрового обліку під час воєнного стану

Під час воєнного стану ведення кадрового обліку має свої особливості для керівників неурядових організацій. Від точності і своєчасності цього процесу залежить не тільки ефективність роботи організації, але й забезпечення прав і гарантій працівників у складних умовах. Тому розповідаємо про організацію трудових відносин в НУО.

У цьому матеріалі йдеться про: 

• як оформлювати працівників в штат під час воєнного стану;
• основну кадрову документацію для НУО.

Документи для офіційного працевлаштування у воєнний час

Під час воєнного стану трудове законодавство зазнало чимало змін. Так, наприклад, в оголошенні про вакантну посаду заборонено висувати до кандидата будь-які особистісні якості: стать, вік, колір шкіри і т.д. (стаття 11 ЗУ “Про зайнятість населення”). Але не вважається дискримінацією заходи щодо сприяння у працевлаштуванні окремих категорій громадян, які мають додаткові гарантії у працевлаштуванні. 

Які документи потрібні для офіційного працевлаштування для подачі зі сторони працівника: 

1. Подання заяви на працевлаштування із вказанням обраної посади та умов (з визначенням —основне місце роботи або сумісництво). 
2. Надання таких документів:

• документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України (паспорт, пластикова ID-картка, е-паспорт у мобільному застосунку);
• трудова книжка (за наявності);
• реєстраційний номер облікової картки платника податку; 
• документ про освіту (спеціальність або кваліфікацію); 
• довідка про стан здоров’я (за наявності довідка з МСЕК);
• військово-обліковий документ;
• інші документи (право на пільги). 

Які документи потрібні для офіційного працевлаштування з боку роботодавця:

• оформлення наказу про зарахування працівника на обрану посаду (з ознайомленням працівника під підпис), якщо є умова про випробувальний термін, то вона також зазначається у наказі;
• подання повідомлення про прийняття працівника на роботу (до фактичного допуску працівника до роботи);
• заповнення трудової книжки (або її перше оформлення за запитом працівника);
• проходження медичного огляду (для працівників зайнятих на важких роботах зі шкідливими та небезпечними умовами праці — ст. 169 КЗпП)
• допуск працівника до роботи.

Слід звернути окрему увагу на працевлаштування іноземців в Україні — вони мають право працювати на підставі дозволу, що видається територіальними органами центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції (ст. 42 ЗУ “Про зайнятість населення”).

Тепер щодо укладання трудового договору. Згідно із законодавством України, він може укладатись у письмовій або усній формі. Усною формою слід вважати заяву працівника про прийняття на роботу та наказ з боку роботодавця про його зарахування. Але ст. 24 КЗпП України визначає умови обов’язковості письмового укладання трудового договору.

До речі, компанія UHY надає послуги для НУО з аудиту, ведення фінансового та бухгалтерського обліку, кадрового адміністрування та нарахування заробітної плати, підготовки всіх типів звітності, в т.ч. податкових. Отримати консультацію можна за посиланням тут.

Кадровий облік під час бойових дій: особливості

Розгляньмо, яку еталонну кадрову документацію може мати організація:

• штатний розклад із зазначенням необхідних посад (їхніх класифікаторів) в організації, кількості штатних одиниць та їхніх окладів;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• посадові інструкції;
• положення про оплату праці та преміювання;
• зразки наказів та заяв;
• трудовий договір як окремий документ або колективний договір;
• трудові книжки (якщо ведуться), а отже і книга обліку руху трудових книжок (якщо трудові книжки ведуться);
• особова картка П-2 та особова справа (+ прикріплені до неї копії документів, подані разом із заявою, з яких вносяться дані до картки);
• табелі обліку робочого часу;
• форми документування при відрядній формі оплати (маршрутні листи, відомість про виробіток, наряди — використовується у виробничих процесах);
• графік відпусток;
• розрахунково-платіжні відомості, відомість нарахування заробітної плати.

Але не завжди є нагальна потреба у веденні усіх документів із переліку у невеликій організації. Деякі з них ми обов’язково розглянемо, бо без них неможливо належним чином організувати кадровий облік в організації та відповідно правильне нарахування заробітної плати.

Ведення трудових книжок

Відмітимо, що відповідно до ст. 48 КЗпП облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі та з 10 червня 2021 року роботодавці не зобов’язані зберігати у себе трудові книжки, а можуть під підпис видавати їх працівнику. Однак у працівника є право вимагати ведення роботодавцем трудової книжки (особливо під час укладення трудового договору вперше).

Зважаючи на деякі особливості впровадження процесу оцифровування трудових книжок (наявність часу, кваліфікації працівника з кадрів, вивчення трудової на предмет коректності її заповнення особливо до 2004 року), радимо продовжувати працювати з паперовими трудовими книжками працівників. Особливо тих працівників, які починали свою трудову кар’єру ще задовго до здобуття Україною незалежності. Детальніше розібратися з особливостями ведення трудових книжок допоможе ось це відео.

Колективний договір або положення про оплату праці

Встановлює форми і системи оплати праці, визначає норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів. Також визначає умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат. Якщо НУО не має великої кількості осіб доцільно буде оприлюднити наказ, де визначити основні умови праці.

Посадові інструкції

Визначають основні права та обов’язки працівника, та визначають його організаційно-правове становище. Переважно складаються із таких розділів:

• Загальні положення;
• Завдання та обов’язки;
• Права;
• Відповідальність;
• Повинен знати;
• Кваліфікаційні вимоги;
• Взаємовідносини (зв’язки) за професією, посадою.

Існує уніфікована форма посадової інструкції — Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалена протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3.

Штатний розклад

Документ, в якому сформовано організаційну структуру, перелік посад в організації із зазначенням необхідної кількості працівників, які обіймають такі посади, та розмірів посадових окладів. Загалом типова форма існує тільки для бюджетних установ та організацій, інші розробляють його з урахуванням власних потреб. Має містити таку інформацію:

•  найменування структурних підрозділів;
• перелік посад (професій);
• залучену кількість штатних працівників відповідної посади (професії);
• розміри посадових окладів (тарифних ставок) за кожною посадою;
• місячний фонд заробітної плати для працівників відповідної посади (професії) і у цілому щодо НУО.

Як правило, штатний розклад затверджується на початку року і діє протягом всього року.

Табель обліку робочого часу

Обов’язковий документ для ведення усіма юридичними особами незалежно від кількості працівників. Необхідний для обліку використання робочого часу усіх категорій працівників, контролю за дотриманням ними встановленого режиму робочого часу, отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати та подальшого формування розрахункової відомості, а також стане у пригоді для складання статистичної звітності з праці.

Типова форма табеля № П-5 затверджена наказом № 489, містить необхідні дані для статистичних спостережень, має рекомендаційний характер. За необхідності можна доповнювати форму власними показниками залежно від специфіки. Щоб вести облік робочого часу, працівнику мають присвоїти табельний номер.

Відомість нарахування заробітної плати

Це основний первинний документ, сформований на підставі табеля обліку робочого часу, в якому містяться узагальнені відомості про:

• суму нарахованої заробітної плати (у т.ч. ставки (оклади), нараховані премії, додаткова зарплата, відпускні, лікарняні та ін.);
• утримання із заробітної плати;
• нарахуванням ЄСВ на фонд заробітної плати.

Відомість нарахування має затверджену форму (див форму форми № П-6, П-7 у наказі № 489), але суттєво застаріла, тому варто розробити її для себе, враховуючи свої потреби, або обрати вже розроблені програмні продукти.

Під час дії воєнного стану набрав чинності Закон України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” № 2136-IX від 15.03.2022 (далі Закон № 2136), згідно з яким були прийняті такі пункти:

• захист від незаконного звільнення;
• заробітна плата не нижче від мінімальної;
• своєчасне одержання винагороди;
• також роботодавець може попередити працівника про зміни істотних умов праці безпосередньо перед їх запровадженням (ч. 2 cт. 3 Закону № 2136);
• може зупиняти дію окремих положень колективного договору (cт. 11 Закону № 2136).

Зауважимо, що на період дії воєнного стану, Закон №2136 має перевагу над нормами КЗпП та іншими нормативними актами.

Отже, основними документами для нарахування заробітної плати працівникам використовується штатний розклад та табель обліку робочого часу. Документами, що підтверджує витрати на оплату праці, є розрахунково-платіжна відомість.

Чи можна оформити керівника НУО на громадських засадах

Розглянемо такий кейс: директор НУО виконує свої обов’язки на громадських засадах, але зареєстрований як ФОП 3-ї групи та надає, скажімо, бухгалтерські послуги (або організацію керівництва проєкту) цій же НУО. Про відносини між НУО та ФОП ми детально писали у цій статті.

Щодо надавання послуг НУО як ФОП, бухгалтерських послуг або послуг з організації та керівництва проєктами на законодавчому рівні — це не заборонено. Проте виникає ціла низка порушень як трудового законодавства України, так і може викликати питання щодо статусу неприбутковості організації.

Директор — посадова особа (працівник НУО) і діє на підставі протоколу та трудового договору (контракту). А відповідно до ч. 1 ст. 21 КЗпП: трудовий договір — це угода між працівником та організацією або уповноваженим ним органом, за якою працівник зобов’язаний виконувати роботу, що визначена даною угодою, а власник зобов’язаний виплачувати працівникові зарплату.

Щодо виконання керівником своїх обов’язків на громадських засадах, на нашу думку, це можливо, але з урахуванням певних особливостей, оскільки на практиці це допускається для виборних посад та колегіальних органів, що виконують свої функції періодично, а посада керівника передбачає постійне управління поточною операційною діяльністю НУО.

У ст. 43 Конституції зазначено, що кожний має право на заробітну плату, не нижчу від визначеної законом і це право є невідчужуване. Також ст. 95 КЗпП доповнює головний закон і зазначає, що зарплата повинна бути не менше мінімальної, отже директор не може видати наказ, розпорядження і не нараховувати собі зарплату, або призначити 0,00 (нуль) грн. Крім того, такі дії визначаються законодавством як недотримання мінімальних гарантій щодо оплати праці та тягнуть за собою штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП України у розмірі:

• недотримання мінімальних гарантій в оплаті праці — штраф 2 мінзарплати за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення (у 2024 році — 16 000 грн);
• штраф за неофіційне працевлаштування, тобто допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту) — 10 мінзарплат (у 2024 році — 80 000 грн, повторне порушення — 30 мінімальних зарплат).

За вказаними штрафами строку позовної давності не існує, тобто роботодавця (власника) можна притягнути до відповідальності навіть за 10 чи більше років. Крім того, згідно зі статтею 41 КУАП існує ще й адміністративний штраф — у розмірі від 510 до 1700 грн. Він накладається на посадову особу, яка допустила таке правопорушення, тобто на директора.

Під час воєнного стану штрафи за порушення трудового законодавства зі ст. 265 КЗпП. не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону № 2136) за умови виконання у повному обсязі та в установлені строки приписів органів контролю про усунення виявлених порушень.

Якщо розглядати діяльність директора, на громадських засадах/волонтерства, тобто як добровільну неприбуткову соціально спрямовану діяльність шляхом надання волонтерської допомоги (безоплатних робіт та послуг), то тут треба бути уважним до оформлення таких відносин.

Оскільки посада директора зареєстрована в реєстрі підприємств та організації України, у статутних документах визначені його повноваження. Якщо регулярність та обсяги виконуваних функцій значні, і організація не перебуває у стані припинення або ліквідації, то є ймовірність того, що під час контрольно-перевірочних заходів або допервірочного аналізу роботу на громадських засадах можуть визначити як приховані трудові відносини.

Щодо залучення до своєї діяльності волонтерів та інших осіб, які залучені в діяльності організації добровільно і безоплатно, то воно прийнятне, за умови, якщо немає потреби дотримуватись:

• трудового розпорядку;
• наявності робочого місця;
• оплачуваних лікарняних;
• гарантованого відпочинку;
• нарахування пенсійного стажу.

Як висновок — поточне законодавство прямо не забороняє НУО використання у діяльності організації волонтерської допомоги та певних робіт на громадських засадах. Однак це не повинно увійти у постійність, регулярність і довготривалість відносин, щоб не було підстав вважати зазначену діяльність прихованим працевлаштуванням.

Загалом, якщо організацією приймається рішення про залучення волонтерів та робіт на громадських засадах, то бажано отримати консультацію у фахових спеціалістів, які допоможуть документально оформити такі види залучень з урахуванням специфіки кожної НУО.

Посилання та скорочення

1. Закон України Про зайнятість населення № 5067-VI від 05.07.2012
2. Кодекс законів про працю України
3. Закон України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” № 2136-IX від 15.03.2022
4. Наказ Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці №489 від 05.12.2008 
5. КУАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення
6. НУО — Неурядова організація, або Недержавна організація, або NGO (Non–GovernmentalOrganization), або ГО – Громадська організація, або Громадська спілка, або БУ – Благодійна установа, або Благодійне товариство, або Громадське об’єднання.
7. МСЕК — Медико-соціальна експертна комісія

Наталія Литвиненко   
Керівниця проектів 

Володимир Живун     
Експерт