Складання бюджету для НУО: роль бухгалтера

«Ми змушені повернути частину гранту через порушення в бюджеті». Цю фразу, на жаль, чула не одна неурядова організація. Водночас як одні НУО стабільно отримують фінансування та розвивають свої проєкти, інші — тонуть у звітах, недоопрацюваннях і невиконаних умовах донорів. 

Чому так відбувається? Часто все впирається не у відсутність ідей чи мотивації, а у якість фінансового планування. Бюджет — це не просто набір цифр у таблиці. Це стратегічний інструмент, який дозволяє організації діяти злагоджено, прозоро й стійко навіть у мінливому середовищі. 

На відміну від бізнесу, де головна мета — прибуток, у НУО бюджет слугує інструментом досягнення місії. А це — зовсім інша логіка: залежність від грантів, пожертв і внесків вимагає гнучкої, але продуманої стратегії. Саме тут починається роль бухгалтера — не просто обліковця, а архітектора фінансової стабільності, який пов’язує вимоги донорів з реальними потребами організації. 

Ключова фігура у фінансовому плануванні НУО

Важливість бухгалтера у фінансовому плануванні НУО є визначальною. Його завдання — коректне ведення бухгалтерії, складання звітності та відповідність вимогам грантодавців і податкових органів.  

Завдяки бухгалтеру НУО: 

• забезпечує точний облік усіх доходів і витрат;

• підтримує прозорість фінансових процесів перед донорами та партнерами;

• уникає проблем із контролюючими органами через правильне складання податкової та фінзвітності;

• формує стратегію ефективного бюджетування для НУО для сталого розвитку.

В Україні, так як і у багатьох інших країнах, існують спеціальні вимоги до бухгалтерського обліку та бюджетування в неурядових організаціях, тому залучення кваліфікованого спеціаліста або консалтингової компанії, наприклад, UHY-Prostir є важливим кроком для забезпечення правової відповідності. 

Основні виклики бюджетування для неурядових організацій 

Серед більшості слід виділити: 

1. Непередбачуваність джерел інвестування — більшість НУО залежать від грантів і пожертвувань, що можуть змінюватися залежно від економічної ситуації або пріоритетів донорів. 
2. Високі вимоги до фінансової звітності — донори часто вимагають детальних звітів про витрати, а це потребує ретельного документування кожної транзакції. 
3. Обмежені можливості щодо формування резервних фондів — більшість грошових надходжень є цільовими, що ускладнює накопичення коштів для довгострокових інвестицій чи кризових ситуацій. 
4. Складність у прогнозуванні витрат — проєктна діяльність НУО нерідко охоплює непередбачувані витрати, які важко закласти під час складання бюджету для НУО. 

Основи складання бюджету для НУО 

Що таке бюджет НУО і його основні складові 

Це фінансовий план, що визначає, як організація буде залучати та використовувати кошти для досягнення своїх цілей. Як скласти бюджет неурядової організації? Основні його складові містять такі дані: 

• Дохід (гранти, пожертви, членські внески, партнерські програми). 

• Програмні витрати (витрати на реалізацію проєктів і заходів). 

• Адміністративні витрати (зарплати, оренда, комунальні послуги, офісне обладнання). 

• Резервний фонд (кошти для непередбачуваних ситуацій). 

• Фінансова звітність (вимоги щодо звітування перед донорами та державними органами). 

Відмінності між бюджетом комерційної та НУО 

На відміну від комерційних компаній, НУО орієнтовані на виконання соціальних місій, а не на отримання доходу. Їхній бюджет: 

• має жорсткі обмеження щодо використання коштів (відповідно до умов грантодавців); 

• містить багатоцільові фінансові потоки, які потребують окремого контролю; 

• вимагає підвищеної прозорості та підзвітності. 

Лише професійний бухгалтер може значно покращити бюджетний процес у неурядових організаціях за допомогою грамотного ведення обліку, оптимізації процесів і впровадження ефективних фінансових інструментів.  

Як бухгалтер допоможе покращити фінансовий менеджмент НУО 

Роль бухгалтера у бюджетуванні НУО є однією з ключових. Він забезпечує чітке документування всіх надходжень і витрат, що сприяє підвищенню прозорості та відповідності вимогам донорів і податкових органів та цільовому використанню коштів. Бухгалтер також може допомогти у впровадженні внутрішнього контролю за виконанням бюджету в НУО, розробці бюджетної політики та автоматизації бухгалтерських процесів тощо. 

Використання спеціалізованого програмного забезпечення для обліку, наприклад, BAS  або SAP, дозволяє оптимізувати ведення звітності, спростити аналіз даних і забезпечити своєчасне виконання фінансових зобов’язань, а також зменшує ризики помилок при складанні бюджету НУО.  

Додатково бухгалтер може розробити план рахунків, який враховує специфіку НУО і підготувати організацію до зовнішнього аудиту.