Чимало роботодавців переконані, що ведуть документацію належним чином, проте кадровий аудит нерідко виявляє типові порушення – від відсутності трудових договорів до неправильно оформлення відпусток. Наш досвід свідчить, що саме помилки у веденні кадрового обліку найчастіше призводять до застосування санкцій.
UHY-Prostir від 2008 року надає послуги з нарахування зарплати та кадрового обліку. У цій статті ми зібрали найпоширеніші помилки у кадровому обліку, розглянули їхні наслідки та підготували поради, як їх уникнути.
Чому важливо уникати кадрових помилок
Помилки у кадровому обліку — це не просто формальність, а серйозний ризик для стабільності бізнесу. Навіть дрібне порушення, наприклад, несвоєчасне подання повідомлення про прийняття працівника, може обернутися штрафом у розмірі однієї мінімальної зарплати. У випадку серйозніших порушень, зокрема неоформлення трудового договору чи незаконного звільнення, наслідки можуть включати значні фінансові санкції, судові процеси, блокування рахунків і навіть примусове поновлення працівника на посаді з виплатою компенсацій.
До цього додається й репутаційний аспект. Інформація про порушення трудового законодавства або конфлікти з персоналом швидко поширюється на ринку та може вплинути на привабливість компанії як для потенційних працівників, так і для партнерів.
Ситуацію ускладнюють постійні зміни в законодавстві: посилення вимог до військового обліку, оновлення правил оформлення відпусток, уточнення норм щодо дистанційної роботи тощо. Роботодавцям доводиться уважно стежити за нововведеннями, адже незнання законодавчих вимог не звільняє від відповідальності.
Професійний підхід до кадрового обліку є ключовою умовою стабільності та безпеки бізнесу. Він передбачає не лише глибоку експертність у сфері трудового законодавства, а й постійний моніторинг змін у законодавстві та оперативну адаптацію внутрішніх процесів компанії до нових вимог. Такий підхід мінімізує юридичні та фінансові ризики, допомагає уникати зайвих витрат і забезпечує збереження позитивної ділової репутації компанії.
Топ помилок у кадровому обліку
Наведений нижче перелік сформовано на основі практичних кейсів, з якими наша команда стикалася під час перевірок Держпраці та податкових органів. Це найпоширеніші порушення у сфері кадрового обліку, які допускають навіть досвідчені фахівці. Кожне з них може спричинити суттєві фінансові втрати та юридичні ризики. Для зручності ми згрупували помилки за ключовими етапами трудових відносин — від прийняття працівника до завершення співпраці.
Прийняття та оформлення трудових відносин
- Відсутня затверджена процедура оформлення прийому працівників (не підготовлені обов’язкові документи, не подано повідомлення про прийняття);
- некоректне або неповне формулювання умов праці, оплати, тривалості випробувального терміну у трудовому договорі;
- приховування факту трудових відносин (наприклад, використання цивільно-правового договору замість трудового);
- відсутність договорів про дистанційну чи надомну роботу.
Наслідки: штрафи від Держпраці: за неоформленого працівника та несвоєчасне повідомлення ДПС — у розмірі 10 мінімальних заробітних плат (МЗП) за кожного; за інші порушення — по 1 МЗП за кожне порушення.
Персональні дані та кадрові документи
- відсутність ведення особових справ та неправильне/неповне заповнення персональних карток (типова форма П-2), відсутність оновлення персональних даних;
- відсутність обов’язкових кадрових документів (правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір, посадові інструкції);
- відсутність облікових журналів, зокрема журналу обліку руху кадрових документів і книги (журналу) обліку руху трудових книжок.
Наслідки: адміністративна відповідальність за кожний відсутній кадровий документ в розмірі від 510 до 1700 грн (за повторне порушення — до 5100 грн). За всі інші порушення – штраф в розмірі 1 МЗП за кожне, припис зобов’язуючого характеру, а також підвищений ризик перевірок від Держпраці.
Зміни у трудових відносинах
- Відсутня затверджена процедура оформлення переведення або підвищення окладів;
- відсутня затверджена процедура оформлення змін істотних умов праці.
Наслідки: штраф у розмірі 1 МЗП за кожне порушення.
Облік відпусток
- Відсутній або не затверджений графік відпусток;
- відпустка надається без заяви працівника або без наказу;
- відсутній облік залишків щорічних та додаткових відпусток;
- замість надання відпусток їх залишки списують або надають за них грошову компенсацію.
Наслідки: штраф у розмірі 1 МЗП за кожне порушення; ризик трудових спорів та подальшої виплати компенсацій працівникам.
Штатний розпис і посади
- Відсутність штатного розпису або його несвоєчасне оновлення;
- невідповідність посад Класифікатору професій;
- різний розмір посадових окладів у працівників на однакових посадах.
Наслідки: штраф 1 МЗП за кожне порушення; ризик судових позовів та визнання дискримінації прав працівника через нерівну оплату праці.
Облік робочого часу та нестандартні режими роботи
- Відсутність табелів обліку робочого часу або їх неправильне ведення;
- некоректна процедура оформлення відряджень, роботи у вихідний день та надурочних годин;
- залучення працівника до додаткової роботи без оформлення суміщення;
- відсутність або порушення строків виплат компенсацій за нестандартні режими роботи;
Наслідки: при порушенні строків або відсутності виплат — штраф у розмірі 3 МЗП, за всі інші порушення – по 1 МЗП.
Припинення трудових відносин
- Відсутня затверджена процедура звільнення працівників;
- порушення встановлених підстав або порядку звільнення;
- невиплата належних компенсацій при звільненні.
Наслідки: поновлення працівника на посаді, виплата середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу та штрафи:
- 3 МЗП — за порушення строків остаточного розрахунку при звільненні;
- 2 МЗП — за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці;
- 1 МЗП — за інші порушення трудового законодавства, пов’язані зі звільненням.
За наявності кількох порушень штрафи застосовуються одночасно, що суттєво збільшує суму фінансової відповідальності роботодавця.
Працевлаштування осіб з інвалідністю
- Відсутність або недостатня кількість робочих місць, передбачених нормативом для працевлаштування осіб з інвалідністю;
- недотримання вимог щодо встановлення неповного робочого часу або спеціальних умов праці для працівників з інвалідністю відповідно до індивідуальної програми реабілітації.
Наслідки: штрафні санкції для відокремленого підрозділу у розмірі середньорічної заробітної плати штатного працівника за кожне робоче місце, яке мало бути зайняте особою з інвалідністю, але залишилося вакантним.
Кожна з наведених помилок становить не лише ризик отримання штрафних санкцій чи приписів, а й пряму загрозу діловій репутації компанії. Порушення у веденні кадрової документації, несвоєчасне подання обов’язкових повідомлень або ігнорування чинних вимог законодавства підривають довіру співробітників, партнерів і контролюючих органів. Своєчасне виявлення та усунення таких недоліків варто розглядати як стратегічну інвестицію у фінансову стабільність, правову безпеку та стійкий позитивний імідж бізнесу.
Як ми допомагаємо уникати цих помилок
Ми пропонуємо комплексні послуги з кадрового аутсорсингу та юридичного консалтингу. Наш базовий пакет послуг включає оформлення трудових договорів, наказів, переведень відповідно до чинного законодавства, а також ведення обліку відпусток. Крім цього, ми надаємо додаткові послуги, зокрема: оцифрування трудових книжок; передачу даних до Пенсійного фонду України (ПФУ); розробку внутрішніх нормативних документів — посадових інструкцій, положень, колективного договору, Правил внутрішнього трудового розпорядку; оформлення колективних відомостей до ПФУ; розробку індивідуальних договорів та додаткових угод.
Важливою складовою нашої роботи є юридичні консультації з питань трудового права. Ми допомагаємо роботодавцям правильно застосовувати норми законодавства, уникати типових помилок у кадровому обліку та захищати інтереси компанії в разі трудових спорів.
Ми постійно вдосконалюємо свою експертизу — відслідковуємо зміни в законодавстві, відвідуємо профільні вербінари і трегінги та інтегруємо нові норми в повсякденну практику.
Гарантії та прозорість роботи
Ми забезпечуємо повну конфіденційність даних клієнтів — від персональної інформації працівників до фінансових та юридичних документів. Усі процеси ведення кадрового обліку здійснюємо відповідно до чинного законодавства, використовуючи як паперове ведення, так і спеціалізоване програмне забезпечення «КОМІНТЕХ. Управління персоналом» для електронного документообігу.
Кожен етап нашої роботи прозорий для замовника: ви можете перевірити статус будь-якого документа, ознайомитися з проміжними результатами та впевнитися, що всі дії виконуються своєчасно та коректно. Це дозволяє уникати непорозумінь і гарантує стабільність кадрових процесів.
Чому обирають нас?
- Профільна освіта та сертифікати: спеціалісти UHY-Prostir мають профільну вищу освіту за напрямами права, обліку та оподаткування, а також регулярно проходять профільні вебінари та курси;
- багаторічний досвід: ми працюємо з бізнесом та НУО з 2008 року, супроводжуючи як українські, так і іноземні компанії;
- реальні відгуки клієнтів: численні рекомендаційні листи та відгуки від українських та іноземних компаній, фондів і організацій;
- індивідуальний підхід: адаптуємо кадрові рішення під особливості кожного бізнесу, враховуючи його структуру, масштаби та корпоративну культуру.
Правильний кадровий облік — це інвестиція у стабільність та безпеку компанії.
Своєчасне виявлення та виправлення помилок допомагає зберегти кошти й захистити репутацію бізнесу.
Зверніться до нас за консультацією — ми проаналізуємо вашу кадрову документацію, запропонуємо оптимальні рішення та допоможемо налагодити процеси без ризиків для компанії.
Щоб дізнатися умови співпраці, отримавши кваліфіковану консультацію, сконтактуйтесь із нами за вказаними на сайті в розділі “Контакти” телефонами або елекронною поштою. Крім того, Ви можете також залишити заявку на цій сторінці у відповідній контактній формі.
Також на сайті UHY-Prostir Ви можете прочитати:
- Як поставити або відновити облік на підприємстві;
- Як відновити бухгалтерський облік на підприємстві;
- Юридична експертиза договорів для бізнесу.
