У цій статті висвітлили такі теми:
- які ключові моменти необхідно передбачити при відкритті рахунку для громадської організації;
-
чому ще на етапі реєстрації треба визначитися, хто буде вести бухгалтерський або просто облік, нарахування з/п;
-
як обрати програмне забезпечення для ведення бухгалтерського обліку, обліку кадрів та нарахування заробітної плати.
Юридичні тонкощі з відкриттям рахунку для ГО
На етапі збору документів для реєстрації (акредитації) іноземних недержавних організацій (НУО) важливо одразу дізнатися про процедуру відкриття рахунку в банку, який ви обрали, та підготувати окремий пакет документів для цього.
Згідно із Законом України Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення” (далі Закон № 361- IX) всі банки в Україні зобов’язані проводити фінансовий моніторинг. Для неприбуткових організацій, зокрема благодійних, банки перевіряють документи ретельніше, щоб зменшити ризик використання рахунків для відмивання грошей.
При відкритті рахунку банк ретельно перевіряє подані документи. Після відкриття рахунку важливо знати, що таке порогові та підозрілі фінансові операції (ст. 20 -21 Закону № 361- IX).
Іноді відкриття рахунку може затягнутися, а оплата праці працівників стає необхідною. У такому випадку можна скористатися послугами аутстафінгу — коли інша компанія тимчасово наймає працівників і передає їх у розпорядження вашої організації.
Також може виникнути ситуація, коли статут відокремленого підрозділу НУО не дозволяє укладати угоди на суми, що перевищують певний ліміт. У такому випадку можна залучити материнську компанію або донора для оплати. Прямих заборон у законодавстві немає, головне — правильно оформити договір, з чим можуть допомогти спеціалісти UHY Prostir.
Як ГО відкрити рахунок у банку — етапи
Вибір банку
Першим кроком є вибір банку, який найкраще підходить для потреб вашої організації. Варто звернути увагу на комісії за обслуговування рахунку, доступні банківські послуги (наприклад, інтернет-банкінг), а також досвід банку в роботі з неприбутковими організаціями.
Збір необхідних документів
Для відкриття рахунку ГО повинна надати банку пакет документів, який зазвичай охоплює:
- Статут громадської організації.
- Свідоцтво про державну реєстрацію.
- Витяг з ЄДРПОУ (Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців).
- Протокол зборів про створення організації та призначення керівника.
- Паспорт та ідентифікаційний код керівника організації.
- Довіреність на підписання документів, якщо документи подаються не керівником.
Проходження фінансового моніторингу
Відповідно до законодавства України, банки зобов’язані проводити фінансовий моніторинг усіх клієнтів, зокрема неприбуткових організацій. Це означає, що він може вимагати додаткові документи або пояснення щодо джерел коштів, особливо при великих переказах або отриманні фінансування з-за кордону.
Відкриття рахунку
Після подавання всіх необхідних документів і проходження перевірки банк відкриває рахунок для громадської організації. Як правило, цей процес займає від кількох днів до одного тижня.
Що робити після відкриття рахунку
Завершена процедура реєстрації та відкритий рахунок — це тільки початок діяльності для досягнення поставлених цілей та завдань. А з урахуванням того, що у ГО і БО є обов’язок звітувати перед контролюючими органами та донорськими організаціями (про що ми говорили у попередній статті), тому варто поміркувати про:
- виявлення;
- вимірювання;
- реєстрацію;
- накопичення;
- узагальнення;
- зберігання та передачу інформації про свою діяльність зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень, а тобто про організацію ведення бухгалтерського обліку.
Правильна організація обліку — це гарантія точності у звітності, що підвищує довіру донорів та суспільства. Недотримання трудового законодавства, неправильне оформлення працівників або помилки у нарахуванні зарплати й відпускних можуть призвести до штрафів і перевірок. Це займає багато часу на виправлення помилок.
Тому не варто вести облік в Excel — краще використовувати сучасні програми, що допомагають автоматизувати процеси та відповідати вимогам українського законодавства.
Як обрати ПЗ для ведення бухгалтерського обліку
З огляду на військові дії в Україні, існують неконтрольовані ризики втрати майна та життя людей. Тому головне — подбати про безпеку своїх працівників. Використання хмарних технологій стає необхідністю. Під час вибору програмного забезпечення для бухгалтерії важливо враховувати такі вимоги:
- відповідність законодавству України (податкове, трудове);
- можливість синхронізації з іншими програмами та процесами;
- доступ до даних з будь-якої точки світу, де є інтернет;
- можливість віддаленої роботи з інформацією;
- безпека збереження даних (програми російського походження не підходять через ризики блокування);
- регулярні оновлення програм для відповідності змінам у законодавстві.
Материнській компанії та місцевим виконавцям слід уважно дослідити ринок програм (або ERP-систем) і вибрати ту, яка найбільше відповідає їхнім потребам.
Висновки
Підсумовуючи вищевикладене, процес реєстрації НУО має багато особливостей та нюансів, від яких залежать не тільки податкові наслідки діяльності організації, а й операційна діяльність, зокрема ефективність розподілу трудового часу персоналу, бухгалтерського та кадрового обліку, а також можливість їхнього ведення в програмному забезпеченні та збереження даних.
Особливо важливим є обрання кваліфікованої підрядної організації, яка має профільних спеціалістів як у сфері бухгалтерії (податків), так і юридичній, забезпечить диференційний підхід при аналізі мети створення організації, і відповідно її реєстрації та постановці на відповідні обліки у контролюючих органах. Цим всім займаються експерти UHY Prostir.
Посилання та скорочення
- Закону України “Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення” від 06.12.2019 № 361-IX
- НУО – Неурядова організація, або Недержавна організація, або NGO (Non–GovernmentalOrganization), або ГО — Громадська організація, або Громадська спілка, або БУ – Благодійна установа, або Благодійне товариство, або Громадське об’єднання.
Наталія Литвиненко
Керівниця проєктів
Володимир Живун
Експерт
