Запит і ціль співпраці
ТОВ «Гюрінг» — українська філія міжнародної групи Gühring із понад 125-річною історією. Коли компанія перейшла до етапу активного розвитку в Україні та посилення вимог до внутрішнього контролю, постало завдання передати фінансові процеси / фінансову функцію команді, здатній забезпечити:
- масштабування без втрати якості обліку;
- керованість процесів і прозорість фінансового контуру;
- операційну стабільність у щоденній роботі;
- готовність до нових задач і готовність до запусків (проєктів, змін у процесах, інтеграцій з вимогами головного офісу).
Що було на старті
На момент старту співпраці бізнесу потрібна була система, яка відповідає вимогам міжнародної компанії в Україні та підтримує регулярну звітність у стандарті, зрозумілому для головного офісу. Серед ключових викликів:
- паралельні напрями роботи та різні облікові сценарії;
- високі вимоги до дисципліни документообігу;
- значне операційне навантаження на бухгалтерію;
- потреба в стандартизації правил і ролей;
- очікування стабільної комунікації з головним офісом та контрольованого фінансового циклу.
Що ми організували
Ми вибудували бухгалтерські процеси так, щоб вони були стабільні в щоденній роботі та прогнозовані на рівні періодичного закриття й звітності. Зокрема:
- узгодили правила та підходи до обліку відповідно до внутрішніх вимог групи;
- впорядкували потоки первинних документів і логіку погоджень;
- запровадили регулярні контрольні процедури для мінімізації помилок;
- вибудували процеси закриття періоду та підготовки управлінської звітності для Німеччини;
- забезпечили повний контур супроводу: поточний облік, взаєморозрахунки, зарплата, звітність, комунікація з HQ.
Це стало основою для керованої операційної підтримки бізнесу та зниження ризиків у фінансовій функції.
Кадровий облік і кадрове адміністрування
Окремий блок роботи — кадровий облік і кадрове адміністрування, які мають бути бездоганними для компанії з міжнародними стандартами. Ми забезпечили:
- супровід кадрових процедур та кадрового документообігу;
- ведення кадрових реєстрів і підтримку пов’язаних процесів;
- консультаційну підтримку щодо практичних питань та узгодження рішень у межах комплаєнсу і трудового законодавства.
Аутстафінг як формат операційної підтримки
На запит клієнта ми організували формат, коли спеціаліст UHY Prostir працював у офісі компанії 4–5 днів на тиждень, що дозволило прискорити обробку документів і взаємодію з внутрішніми командами; посилити контроль на місці, а також підвищити оперативність у питаннях бухгалтерії та кадрового блоку.
Супровід запусків і змін у бізнесі
У співпраці з міжнародними структурами “запуски” часто означають не лише нові продукти, а й зміни в правилах, процесах або вимогах головного офісу. Ми забезпечували супровід запуску сервісів і організаційних змін у форматі:
- підготовки облікових сценаріїв під нові задачі;
- узгодження документальних підходів і потоків;
- “go-live” підтримки у перші періоди після змін, щоб зберегти операційну стабільність.
Аудити, комплаєнс і контроль якості
За ці роки компанія проходила велику кількість зовнішніх аудитів незалежними фірмами та перевірки з боку головного офісу Gühring — і продовжує проходити їх періодично. Ми супроводжували ці процеси як частину відповідального бухгалтерського аутсорсингу для міжнародної компанії в Україні, з фокусом на:
- готовність документів і пояснень;
- контроль якості обліку та процедур;
- відповідність вимогам комплаєнсу та внутрішнім політикам.
Результат: що стало краще
Без прив’язки до публічних KPI, ключові результати співпраці виглядають так:
- зросла прозорість фінансового контуру та звітності;
- підвищилась керованість процесів і прогнозованість закриття періодів;
- зменшилися операційні ризики завдяки контролям і стандартизації;
- підтримано масштабування бізнесу без “провалів” у бухгалтерії і кадрах;
- забезпечено стабільну операційну підтримку бізнесу та відповідність комплаєнсу і трудовому законодавству.
Окремо важливо зазначити, що за 13 років сформувалося партнерство на довірі та повазі. З боку клієнта контактною особою від початку співпраці була Катерина Малько, нинішній директор ТОВ «Гюрінг», що суттєво посилило сталість комунікації та командну взаємодію.
Що можна зробити у вашій компанії
Якщо вам потрібні бухгалтерський аутсорсинг, налаштування бухгалтерських процесів, посилення фінансових процесів / фінансової функції, кадровий облік, кадрове адміністрування або супровід запуску сервісів для міжнародної компанії в Україні — напишіть нам на вказану електронну пошту або подзвоніть за зазначеним у розділі “Контакти” телефоном. Ми обговоримо формат співпраці та рівень операційної підтримки бізнесу під ваші задачі.
Поширені питання (FAQ)
Що включає бухгалтерський аутсорсинг UHY Prostir для Gühring?
Бухгалтерський аутсорсинг у цьому реалізованому проєкті охоплює повний супровід: бухгалтерські процеси, поточний облік, зарплату, кадровий облік, кадрове адміністрування та підготовку управлінської звітності для головного офісу.
Які бухгалтерські процеси найчастіше передають на аутсорсинг міжнародні компанії в Україні?
Зазвичай це щоденний облік і документообіг, закриття періодів, контрольні процедури, взаєморозрахунки, зарплата, регулярна звітність і підтримка фінансової функції у взаємодії з HQ.
Чи можливо поєднати аутсорсинг із присутністю спеціаліста в офісі клієнта?
Так. У кейсі Gühring ми організували аутстафінг: фахівець UHY Prostir працював в офісі компанії 4–5 днів на тиждень, що посилило оперативність, контроль документів і взаємодію з командою на місці.
Як ви забезпечуєте контроль якості та готовність до аудитів?
Ми вибудовуємо бухгалтерські процеси з контрольними процедурами, чіткими правилами документообігу та регулярним закриттям періодів. У кейсі Gühring це допомагало стабільно проходити зовнішні аудити незалежних фірм і перевірки з боку головного офісу.
Чим відрізняються фінансові процеси та фінансова функція в контексті аутсорсингу?
Фінансові процеси — це конкретні операції та регламенти (погодження, документообіг, закриття періодів, звітність). Фінансова функція — ширше поняття: відповідальність за цілісність фінансового контуру, контроль, якість даних та комунікацію зі стейкхолдерами. На практиці аутсорсинг може покривати обидва рівні.
Як організовується кадровий облік і кадрове адміністрування в рамках співпраці?
Ми забезпечуємо ведення кадрового обліку, кадрового документообігу, реєстрів, консультації та супровід типових кадрових процедур. Важливий фокус — комплаєнс і трудове законодавство та стабільність процесів для міжнародного бізнесу.
Чи підходить такий формат співпраці для компаній, які планують масштабування?
Так. Бухгалтерський аутсорсинг особливо ефективний, коли потрібні керованість процесів, операційна стабільність і готовність до запусків або змін у бізнесі без “просідання” якості обліку та кадрів.
З чого почати, якщо хочемо передати бухгалтерські процеси та кадровий блок на аутсорсинг?
Перший крок — коротка діагностика: які бухгалтерські процеси та елементи фінансової функції потребують покриття, які вимоги до звітності, де ризики та “вузькі місця”. Далі погоджуємо формат взаємодії (аутсорсинг/гібрид/аутстафінг), зони відповідальності й план переходу.
