Навесні 2023 року до нашої команди звернувся роботодавець із практичним запитом: працівник отримав повістку і не виходить на роботу. Він надіслав копію повістки, після чого зв’язок із працівником зник. На підставі отриманих документів компанія оформила увільнення від роботи у зв’язку з мобілізацією, але згодом вдалось встановити, що працівник не на військовій службі.
Потрібно було коректно підтвердити статус через ТЦК та СП, виконати документальне оформлення ситуації, скасувати наказ про увільнення від роботи, зробити коригування табеля робочого часу та, за потреби, оформити звільнення з належним повідомленням працівника і доказами направлення документів.
Вихідні дані кейса
На старті кейса в роботодавця були такі вихідні дані та документи:
- копія повістки, яку працівник надіслав роботодавцю;
- наказ про увільнення від роботи у зв’язку з мобілізацією (виданий на підставі копії повістки);
- відсутність зв’язку: працівник надіслав повістку і зник, надалі не відповідав і не виходив на роботу;
- неформальна інформація, що працівник не перебуває на військовій службі, але без офіційного підтвердження.
Ключова задача для роботодавця — перейти від припущень до доказів: спочатку підтвердити статус, а потім діяти через кадрові документи та чітку процедуру.
Перевірка факту мобілізації
Щоб зняти невизначеність, ми рекомендували виконати запит роботодавця до ТЦК. Саме так роботодавець отримує документальне підтвердження, яке дозволяє коректно оформлювати подальші рішення.
Алгоритм перевірки:
- працівник отримав повістку і не виходить на роботу;
- роботодавець направляє офіційний запит до ТЦК та СП;
- у відповіді ТЦК та СП зазначено: “не мобілізований / не на службі”, тобто працівник не перебуває на військовій службі.
Це підтвердження стало базою для наступних кроків: скасування увільнення, коригування табеля та, за рішенням роботодавця, оформлення звільнення.
Послідовність дій
- дата повістки: працівник отримав повістку та надіслав копію роботодавцю;
- дата наказу про увільнення: оформлено увільнення від роботи у зв’язку з мобілізацією;
- дата запиту: направлено запит роботодавця до ТЦК та СП;
- дата відповіді ТЦК: отримано відповідь “не мобілізований / не на службі”;
- дата скасування/звільнення: скасовано наказ про увільнення і (за рішенням роботодавця) оформлено звільнення та повідомлення працівника.
Які кадрові документи слід оформити
Після того як підтверджено, що працівник з повісткою не мобілізований, ми запропонували клієнту чіткий порядок документів.
Крок 1. Доповідна/службова записка (фіксація обставин).
Оформити записку на керівника/відділ персоналу з описом ситуації: працівник надіслав повістку і зник, зв’язок відсутній, раніше видано наказ про увільнення. Додати копії: повістки, відповіді ТЦК та СП, а також докази спроб зв’язку (за наявності).
Крок 2. Наказ про скасування наказу про увільнення від роботи.
Оскільки ТЦК підтвердив, що мобілізації немає, оформлюється скасування наказу про увільнення від роботи з посиланням на відповідь як на підставу.
Крок 3. Коригування табеля робочого часу.
Провести коригування табеля робочого часу за відповідний період, щоб облік відповідав фактичному статусу працівника та прийнятим кадровим рішенням.
Крок 4. Наказ про звільнення + повідомлення працівника з доказами направлення документів.
Якщо роботодавець приймає рішення про звільнення, оформити наказ та організувати належне повідомлення працівника з підтвердженням відправки/вручення.
Коригування табеля робочого часу
Після скасування увільнення табель має бути логічним продовженням документів: працівник не перебуває на військовій службі, але фактично не виходив на роботу. Тому період, який раніше відображався як увільнення від роботи у зв’язку з мобілізацією, підлягає перегляду та відображенню як фактичний статус відсутності згідно з процедурою роботодавця.
Важливо, щоб коригування табеля робочого часу спиралося на пакет підстав: відповідь ТЦК та СП, наказ про скасування увільнення, службові матеріали щодо відсутності зв’язку.
Оформлення звільнення та повідомлення працівника
Коли працівник зник, основний ризик — спір щодо належного повідомлення. Тому ми рекомендували діяти максимально доказово: фіксація спроб зв’язку з працівником + докази направлення документів.
Рекомендований підхід:
- Підготувати супровідний лист працівнику, зазначивши:
- факт отримання відповіді ТЦК та СП (“не мобілізований / не на службі”);
- що скасовано наказ про увільнення від роботи;
- що оформлено наказ про звільнення (якщо рішення прийнято);
- прохання отримати документи / надати актуальні контакти.
- Надіслати пакет документів рекомендованим листом:
- рекомендований лист;
- опис вкладення;
- повідомлення про вручення.
- Надсилати на всі відомі адреси працівника (адреса з особової справи, адреса для листування тощо). Це підвищує стійкість позиції роботодавця у випадку спору.
Важливі нюанси, щоб знизити ризики
- Фіксація спроб зв’язку з працівником: e-mail, листи, дзвінки, скріншоти повідомлень, службові записи відповідальних осіб.
- Зберігання доказів відправки/вручення: квитанції, трек-номери, опис вкладення, повідомлення про вручення, повернення листів з відмітками.
- Окремо: цей кейс без зарплатних нарахувань. У цьому проекті не аналізувалось питання виплат/нарахувань. Фокус — на кадрових документах та процедурі, тобто на документальному оформленні ситуації. Якщо вам потрібна окрема логіка щодо виплат, нарахувань і гарантій, дивіться профільний розділ: https://www.uhy-prostir.com/payroll/
Коли потрібна консультація юриста
- є або прогнозується спір (претензії, скарги, адвокатські запити);
- відповідь ТЦК та СП неоднозначна або суперечлива;
- є часткова зайнятість, сумісництво, кілька договорів, нестандартні умови;
- дистанційний формат або складний графік (важче довести відсутність та належне повідомлення).
Потрібен алгоритм під вашу ситуацію?
Якщо у вас подібний кейс — працівник надіслав повістку і зник, або потрібно зрозуміти, як діяти роботодавцю якщо працівник з повісткою не мобілізований, ми можемо підготувати рішення “під документи”: запит до ТЦК та СП, кадрові накази, чек-лист доказів і пакет повідомлень працівнику.
