Кадровий аудит

Кадровий аудит — це ретельна оцінка кадрової документації та процесів у компанії, яка дозволяє оцінити їхню відповідність трудовому законодавству та внутрішнім нормам. Він відіграє важливу роль для забезпечення стабільного та безпечного функціонування бізнесу. Завдяки перевірці компанії можуть мінімізувати ризики штрафів і санкцій, уникнути можливих юридичних проблем та підвищити ефективність роботи відділу кадрів.

Основні завдання кадрового аудиту — оптимізація процесів і зниження ризиків, пов’язаних із кадровим обліком. 

Що таке кадровий аудит

Аудит кадрового обліку охоплює широкий спектр питань: від перевірки трудових відносин до аналізу відповідності процесів нормам законодавства. Він виявляє потенційні проблеми у сфері управління персоналом і надає рекомендації для їхнього усунення.

Види кадрового аудиту: повний, спеціальний за окремими напрямами, наприклад, перевірка трудових договорів або облік робочого часу.

Основні цілі кадрового аудиту

1. Перевірка коректності ведення кадрової документації. Аудитори перевіряють правильність оформлення трудових договорів, наказів, графіків роботи та інших кадрових документів, що є обов’язковими для дотримання нормативів.
2. Дотримання трудового законодавства. Перевірка допомагає виявити можливі порушення законодавства, наприклад, неправильне оформлення робочих відносин чи порушення прав працівників.
3. Виявлення прихованих ризиків. Фахівці аналізують помилки та недоліки, що можуть спричинити ризики та/або негативно вплинути на репутацію компанії.

Коли потрібен кадровий аудит

Проведення кадрового аудиту стає особливо необхідним у таких ситуаціях:

• Перед перевірками контролюючими органами. Дозволяє підготуватися до ревізії, усунути виявлені помилки та таким чином уникнути штрафів.
• Під час реорганізації. Дозволяє переглянути та оптимізувати структуру кадрового обліку, що допомагає зменшити витрати.
• Через високу плинність кадрів. Аналіз виявляє причини плинності кадрів та надає рекомендації для підвищення лояльності співробітників і покращення робочого середовища.

Приклади, коли аудит кадрової документації є корисним

Серед них:

• Уникнення санкцій — завдяки своєчасному аналізу кадрової документації компанія може уникнути штрафів і санкцій.
• Оптимізація внутрішніх процесів — ревізія допомагає покращити внутрішні кадрові процеси, забезпечуючи прозорість і ефективність обліку.

Основні етапи кадрового аудиту

Оцінка кадрової документації

На першому етапі перевіряють, наскільки правильно ведеться кадрова документація. Аналізуються трудові договори, накази, графіки, положення, а також інші кадрові документи, щоб переконатися, що вони відповідають вимогам трудового законодавства і внутрішнім регламентам компанії.

Приклади документів, які підлягають перевірці:

• трудові договори;
• накази про прийняття на роботу, звільнення, переведення;
• графіки та табелі обліку робочого часу;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• посадові інструкції;
• документація про відпустки, лікарняні тощо.

Аналіз дотримання трудового законодавства

Цей етап охоплює перевірку всіх процедур, пов’язаних з трудовим законодавством. Перевіряють, чи відповідає кадрова політика вимогам щодо розрахунку заробітної плати, надання відпусток, тривалості робочого часу, а також умов звільнень.

Оцінка обліку робочого часу та нарахування заробітної плати

На цьому етапі перевіряється коректність обліку робочого часу та правильність нарахувань зарплати. Це важливо для забезпечення прозорості у взаєминах з працівниками та для уникнення фінансових санкцій. Аудитори також аналізують відповідність нарахувань вимогам податкового та трудового законодавств.

Виявлення ризиків та порушень

Перевірка допомагає виявити юридичні та фінансові ризики, які можуть спричинити негативні наслідки для компанії. Фахівці надають конкретні рекомендації щодо усунення порушень, щоб мінімізувати подібні ризики в майбутньому.

Результати кадрового аудиту

Підготовка звіту про аудит

Фахівці складають детальний звіт, який містить:

• аналіз поточного стану кадрової документації;
• перелік виявлених порушень та ризиків.

Рекомендації щодо усунення виявлених недоліків

Звіт містить також практичні рекомендації для виправлення помилок. Це можуть бути як зміни в документах, так і вдосконалення внутрішніх процедур.

Основні рекомендації можуть містити:

1. Впорядкування кадрових документів.
2. Зміни у політиці нарахування заробітної плати та обліку робочого часу.
3. Перегляд умов трудових договорів, які потребують уточнення.

Переваги кадрового аудиту для бізнесу

Зниження ризиків штрафів та санкцій

Кадровий аудит дозволяє уникнути поширених помилок, які призводять до штрафів. Наприклад, часто виявляються помилки в обліку робочого часу або нарахуванні заробітної плати, це потрібно виправити до початку перевірки контролюючими органами.

Оптимізація кадрових процесів

Перевірка дозволяє покращити кадрове діловодство, спростити ведення документації та зекономити час і ресурси.

Підвищення лояльності співробітників

Правильний облік трудових відносин сприяє підвищенню довіри та задоволеності працівників, що, своєю чергою, знижує плинність кадрів.

Основні виклики кадрового обліку та дотримання законодавства

Актуальні вимоги трудового законодавства

В останні роки законодавство у сфері трудових відносин зазнало значних змін, які безпосередньо впливають на кадровий облік. Наприклад, були оновлені правила щодо оформлення працівників на дистанційну або гнучку форму роботи. Зміни стосуються й процедури укладення та розірвання трудових договорів, зокрема, тепер необхідно більше уваги приділяти документальному підтвердженню віддаленої роботи або погодженню гнучкого графіка. Окрім цього, уточнено порядок надання відпусток для догляду за дитиною та відпусток для лікування — для таких випадків введені чіткіші процедури та вимоги до документації.

Складності з веденням документації

Навіть незначна помилка чи неточність у документах може не лише ускладнити роботу всередині компанії, а й призвести до санкцій від контролюючих органів.

Наприклад, якщо особисті справи працівників ведуться з порушеннями чи трудові книжки заповнені неправильно, роботодавцю загрожують штрафи. До того ж складності можуть виникнути й при оформленні відпусток чи лікарняних — такі помилки часто призводять до непорозумінь та правових суперечок між працівником і роботодавцем. 

Переваги співпраці з професійною компанією для проведення кадрового аудиту

Досвід та експертиза у сфері кадрового обліку

Професійні аудитори в UHY Prostir володіють необхідними знаннями та навичками для проведення якісної ревізії. Це забезпечує точність і надійність результатів.

Глибокі знання трудового законодавства

Аудитори глибоко розуміють вимоги трудового законодавства та допомагають клієнтам знизити юридичні ризики.

Індивідуальний підхід та адаптація під потреби бізнесу

Компанія UHY Prostir надає персоналізовані рекомендації, адаптуючи їх до специфіки бізнесу клієнта.

Як замовити кадровий аудит для підприємства

Процедура проста:

1. Зверніться до UHY-Prostir та отримайте консультацію щодо послуг.
2. Обговоріть обсяг роботи та вартість послуг з персональним менеджером.
3. Узгодьте терміни проведення аудиту та етапи виконання робіт.
4. Отримайте результати та рекомендації для оптимізації кадрових процесів.