Аудит цільового використання грантів: важливість дотримання умов донорів

Основні вимоги донорів щодо використання грантів

Зазвичай грантові угоди висувають чіткі вимоги донорів до грантоотримувачів щодо витрачання наданих коштів та звітування, серед яких:

• Прозорість та обґрунтованість витрат — усі витрати повинні бути пов’язані із відповідним проєктом, відповідати затвердженому бюджету та бути підтверджені фінансовою та іншою документацією.
• Відповідність фінансової звітності умовам угоди — звітування перед донорами щодо використання грантів має здійснюватися відповідно до інструкцій та правил донора щодо фінансового звітування.
• Дотримання термінів звітування — несвоєчасне подання звітності може негативно вплинути на довіру донора та можливість отримання подальшого фінансування.
• Дотримання правил проведення закупівель — придбання товарів та послуг в межах проєкту має здійснюватися з дотриманням процедур, встановлених донором або прийнятних для нього.

Етапи аудиту цільового використання грантів

Перевірка використання коштів гранту відбувається у декілька ключових етапів:

1. Підготовка — аналіз грантової угоди, визначення параметрів дотримання умов донорів при використанні грантів, ознайомлення з внутрішніми політиками та процедурами організації.
2. Збір та перевірка підтверджуючої документації — перегляд рахунків, контрактів, первинних документів щодо отримання товарів та послуг, платіжних доручень, банківських виписок, зарплатних та інших документів.
3. Аналіз відповідності витрат — перевірка того, чи витрати пов’язані з запланованою діяльністю за проєктом, відповідають погодженим донором бюджетним статтям.
4. Перевірка документації щодо закупівель — аналіз дотримання грантоотримувачем правил, встановлених донором або внутрішніми політиками організації, при виборі постачальників товарів та послуг.
5. Формулювання висновків та рекомендацій — підготовка звіту з думкою аудитора щодо відповідності  проектної фінансової звітності вимогам Донора,  а також листа керівництву з рекомендаціями щодо виявлених відхилень та покращення надійності системи внутрішнього контролю.

Важливість залучення незалежного аудитора

Важливість аудиту грантових проєктів незалежним фахівцем полягає упідвищенні довіри до результатів та висновків перевірки, уникненні конфлікту інтересів, можливості отримати рекомендації, що грунтуються на багатому досвіді та професійних знаннях фахівця. Крім цього, зазвичай донори прямо вимагають проведення аудиту грантових коштів саме незалежним зовнішнім аудитором.

Такий підхід забезпечує:

• Об’єктивну оцінку фінансової звітності — незалежні експерти неупереджено аналізують документи та перевіряють відповідність витрат та діяльності грантовій угоді.
• Виявлення потенційних ризиків — професійний аудитор допоможе виявити можливі проблеми ще на ранніх стадіях та надасть рекомендації щодо їх усунення/мінімізації наслідків.
• Зміцнення репутації організації — роль аудиту у забезпеченні прозорості грантових проєктів полягає у сприянні підзвітності грантоотримувача щодо витрачання коштів цільового фінансування, що впливає на підвищення довіри донорів та партнерів.

Типові порушення при використанні грантових коштів

Найбільш поширені помилки при використанні грантових коштів, які виявляють аудитори:

• Використання коштів не за цільовим призначенням, що може призводити до необхідності відшкодування та/або повернення невитраченого фінансування.
• Відсутність належної документації — якщо витрати не підтверджені первинними документами або підтверджуючі документи містять неточності, аудитор та донор можуть засумніватися у прозорості витрачання коштів на цілі проєкту.
• Помилки у звітності — часто виникають через недотримання умов грантодавців при реалізації проєктів, наприклад, при віднесенні витрат до тієї чи іншої бюджетної категорії або застосуванні курсу при перерахунку валют.
• Несвоєчасне подання звітів, що може спричинити затримки у отриманні коштів, або більш негативні наслідки для подальшого фінансування.

Як пройти аудит грантового проєкту

Підготовка до аудиту грантових коштів забезпечується функціонуванням системи фінансового моніторингу та внутрішнього контролю організації під час виконання відповідного проєкту. Насамперед необхідно забезпечити своєчасну та якісну підготовку документації, щоб усі витрати були підтверджені належним чином оформленими договорами, платіжними дорученнями, актами виконаних робіт, накладними тощо. Особливу увагу варто приділити дотриманню термінів подання звітності. Водночас використання автоматизованих систем обліку грантових витрат значно полегшує ведення управлінського обліку, підготовку фінансової звітності за проєктом та різноманітної фінансової інформації, необхідної при проходженні аудиту.

Переваги проходження аудиту цільового використання грантів

Дотримання стандартів аудиту для грантових проєктів забезпечує низку важливих переваг:

• Забезпечення підзвітності за отриманим фінансуванням – проходження аудиту грантових коштів, як правило, є заключним етапом звітування організації перед донором за отриманим фінансуванням, необхідним для затвердження грантодавцем результатів проєкту.
• Зміцнення довіри донорів та репутації організації — підтвердження аудитором прозорості витрат та надійності систем контролю в організації підвищує шанси на отримання нового фінансування.
• Зниження фінансових ризиків — перевірка допомагає вчасно виявити та усунути можливі проблеми та/або мінімізувати їхні наслідки.