Інвентаризацію перед річною звітністю обов’язково проводять усі юридичні особи, філії та представництва іноземних юридичних осіб. Для звітності за 2026 рік основні засоби, товари, матеріали й розрахунки з контрагентами перевіряють не раніше 1 жовтня. Гроші, фінансові інвестиції, незавершене виробництво й розрахунки з бюджетом — не раніше 1 листопада. Майно без безпечного доступу через бойові дії чи окупацію інвентаризують за окремим правилом.
Обов’язок установлює Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», порядок — Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879. Станом на жовтень 2026 року процедура та сама, що й торік.
Коли проводити інвентаризацію перед річною звітністю
Перед річною звітністю проводять суцільну інвентаризацію всіх активів і зобов’язань, зокрема майна в оренді, ремонті чи на консервації та чужих цінностей на позабалансових рахунках (п. 6 розділу I). Строки рахують назад від дати балансу (п. 10 розділу I).
| Що перевіряють | Коли, якщо дата балансу 31.12.2026 |
|---|---|
| Необоротні активи й запаси (крім перелічених нижче), поточні біологічні активи, дебіторська й кредиторська заборгованість, витрати й доходи майбутніх періодів, інші зобов’язання | У межах трьох місяців до дати балансу, тобто з 1 жовтня |
| Незавершені капітальні інвестиції, незавершене виробництво, напівфабрикати, фінансові інвестиції, грошові кошти, кошти цільового фінансування, невикористані забезпечення, розрахунки з бюджетом і за соціальним страхуванням | У межах двох місяців, тобто з 1 листопада |
| Забезпечення на виплату відпусток | Станом на 31 грудня (підпункт 8.2 пункту 8 розділу III) |
| Автомобілі, судна та інші цінності, які на дату інвентаризації будуть поза підприємством | До їх тимчасового вибуття |
| Земельні ділянки, будівлі, споруди, інша нерухомість | Можна раз на три роки, крім державного майна |
| Інструменти, прилади, інвентар (меблі) | За рішенням керівника щороку не менше 30 % з повним охопленням за три роки |
Нижня межа жорстка: вересневий підрахунок товарів чи обладнання річну інвентаризацію не замінює. Верхня межа практична: підрахунки варто завершити до середини грудня, щоб бухгалтерія встигла відобразити результати до закриття року. Протокол керівник затверджує протягом п’яти робочих днів, а результати відображають у періоді, коли інвентаризацію закінчено (пункти 2 і 3 розділу IV).
Якщо звітність перевіряє аудитор
Якщо звітність підлягає аудиту, узгодьте дату підрахунку запасів з аудитором ще до наказу. За Міжнародним стандартом аудиту 501 аудитор присутній на підрахунку суттєвих запасів, якщо це практично можливо. Коли рахують не на дату балансу, він перевіряє й рух запасів до 31 грудня. Якщо присутність неможлива, аудитор шукає інші докази, а без них модифікує думку.
Що зазначити в наказі про проведення інвентаризації
Керівник розпорядчим документом створює інвентаризаційну комісію і затверджує об’єкти, періодичність та строки інвентаризації (пункти 1 і 3 розділу II). Зазвичай це один наказ, у якому є:
- Підстава: інвентаризація перед складанням річної фінансової звітності.
- Об’єкти: активи й зобов’язання за місцями зберігання і матеріально відповідальними особами (МВО), окремо майно поза підприємством, на відповідальному зберіганні чи в оренді.
- Строки: дати початку й завершення для кожної групи з таблиці вище, а для кількох складів чи магазинів — графік по точках.
- Склад і голова комісії або посилання на наказ про постійну комісію, а за великого обсягу робіт ще й робочі комісії.
- Строки передачі описів і актів до бухгалтерії та складання звіряльних відомостей.
- Дата протоколу комісії.
- Порядок щодо майна в зоні бойових дій чи на окупованій території, якщо воно є.
Порядок, що повторюється щороку, можна закріпити у внутрішньому положенні про інвентаризацію (п. 22 розділу II), і тоді наказ зводиться до дат і складу комісії.
Хто входить до інвентаризаційної комісії
До комісії включають представників управління, бухгалтерської служби та досвідчених працівників, які знають об’єкти інвентаризації, ціни й первинний облік. Очолює її керівник, його заступник або уповноважений керівник структурного підрозділу, а якщо облік веде сам керівник, то він особисто (п. 1 розділу II).
Бухгалтерську службу можуть представляти й зовнішні виконавці, що ведуть облік за договором: аудиторська фірма, централізована бухгалтерія чи ФОП. Мінімального складу Положення не встановлює, тож у компанії, де працює лише директор, до комісії варто включити бухгалтера на аутсорсингу, щоб майно перевіряв не тільки той, хто за нього відповідає. Його виїзд на підрахунок погоджують окремо: до аутсорсингу він автоматично не входить.
Інвентаризацію проводить повний склад комісії в присутності МВО (п. 1 розділу II). Найчастіша помилка, яку ми бачимо, — вважати інвентаризацію справою лише бухгалтерії й не залучати МВО. Члена комісії, який надовго вибув через хворобу, мобілізацію чи виїзд, до підрахунку замінюють наказом. До робочої комісії не входять МВО, чиї цінності вона перевіряє, а головою комісії для тих самих МВО не призначають одного працівника два роки поспіль (підпункт 2.4 пункту 2 розділу II).
Як рахувати й оформлювати результати
Перед підрахунком голова комісії візує прибуткові й видаткові документи написом «До інвентаризації на (дата)», а МВО дають розписки, що всі документи здано до бухгалтерії (п. 6 розділу II). Залишки запасів зі слів МВО чи за даними обліку без перевірки до опису не вносять (підпункт 4.2 пункту 4 розділу III).
| Об’єкт | Чим оформлюють і що перевіряють |
|---|---|
| Основні засоби, нематеріальні активи, запаси, чужі цінності на позабалансових рахунках | Інвентаризаційний опис: найменування, кількість, вартість, а для основних засобів також інвентарний номер, первісна вартість, знос і строк корисного використання |
| Готівка, грошові документи, бланки суворої звітності | Акт інвентаризації; касу перевіряють за правилами касових операцій (постанова Правління НБУ від 29.12.2017 № 148) |
| Кошти на рахунках у банках | Звірка залишків із банківськими виписками, результат — в акті інвентаризації |
| Дебіторська й кредиторська заборгованість | Акт інвентаризації; кредитор надсилає дебіторам виписки для підтвердження сум; перевірка позовної давності |
| Забезпечення, резерв сумнівних боргів, витрати й доходи майбутніх періодів | Акт із розрахунками; резерв відпусток разом з ЄСВ рахують за днями невикористаної відпустки й середньоденною оплатою праці |
Позовну давність цього року варто перерахувати: Закон № 4434-IX з 04.09.2025 скасував її зупинення на час воєнного стану. Борги з минулою давністю показують в акті інвентаризації й довідці до нього (підпункт 7.5 пункту 7 розділу III).
Описи, акти й звіряльні відомості оформлюють як первинні документи за Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Їх складають вручну чи електронно, щонайменше у двох примірниках (пункти 14 і 21 розділу II). Виправлення підписують усі члени комісії та МВО.
Далі бухгалтерія складає звіряльні відомості, де лишки й нестачі оцінюють за даними обліку (п. 20 розділу II). Комісія з’ясовує причини розбіжностей і записує висновки в протокол (п. 1 розділу IV).
Що робити з майном, до якого немає доступу
Окреме правило діє для підприємств, чиє місцезнаходження, підрозділи чи майно були або є на тимчасово окупованій території чи в районах бойових дій (п. 8 розділу I). Вони проводять інвентаризацію, коли уповноважені особи мають безпечний і безперешкодний доступ до активів, первинних документів і облікових регістрів.
Статус громади за Переліком територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженим наказом Мінрозвитку від 28.02.2025 № 376, перевіряють на день рішення і фіксують у наказі. Але вирішує не статус, а безпечний доступ до майна й документів.
Поки доступу немає і втрату конкретного майна не встановлено, інвентаризаційних різниць за ним не буде. Коли перешкоди зникнуть, майно інвентаризують станом на 1 число наступного місяця. Якщо ж конкретне майно викрадено, знищено чи пошкоджено, керівник може призначити його інвентаризацію на день, коли це встановлено.
Відкладена інвентаризація не знімає питання оцінки. Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку (НП(С)БО) 28 «Зменшення корисності активів» вимагає на дату річного балансу оцінити, чи є ознаки зменшення корисності необоротних активів, зокрема фізичне пошкодження. Виняток — мікропідприємства й непідприємницькі товариства, які за пунктом 7 розділу I НП(С)БО 25 обліковують необоротні активи без зменшення корисності (докладніше про ці спрощення). Для звітності за МСФЗ оцінку вимагає Міжнародний стандарт бухгалтерського обліку 36.
Окремі рахунки для активів, втрачених через збройну агресію, Мінфін запропонував 22.10.2025, але станом на 22.10.2026 до Інструкції про застосування Плану рахунків їх не внесено.
Як відобразити лишки та нестачі
Порядок визначає розділ IV Положення:
| Що виявили | Як відобразити |
|---|---|
| Лишки основних засобів і нематеріальних активів | Оприбуткувати за справедливою вартістю (підпункт 1.5 пункту 1 розділу III) зі збільшенням доходів майбутніх періодів |
| Лишки грошових коштів, цінних паперів, запасів та інших оборотних цінностей | Оприбуткувати зі збільшенням доходу звітного періоду |
| Нестача запасів у межах норм природного убутку | Списати на витрати за розпорядженням керівника після заліку пересортиці, якщо вона є |
| Нестача понад норми, втрати від псування | Списати з балансу й віднести на винних осіб, а якщо їх не встановлено, облікувати на позабалансовому рахунку до встановлення винних або закриття справи |
Якщо норм природного убутку для товару немає, будь-яку втрату вважають нестачею понад норму. Пересортицю зараховують лише для запасів однакового найменування, у тотожній кількості, за той самий період і в однієї МВО (п. 5 розділу IV). Ширший залік можуть дозволити тільки органи виконавчої влади для підприємств своєї сфери управління.
Ми не радимо зараховувати пересортицю лише за схожою назвою: інше фасування, виробник, артикул чи одиниця виміру можуть означати різні номенклатурні позиції. Підстави заліку фіксують у матеріалах інвентаризації, а без обґрунтування нестачу й лишок безпечніше показати окремо.
ПДВ за результатами інвентаризації
Для товарів, придбаних з ПДВ, головне питання — чи нараховувати компенсуючі податкові зобов’язання за п. 198.5 Податкового кодексу України (ПКУ), тобто ПДВ, який компанія сама нараховує на списані товари. Базою є вартість їх придбання (п. 189.1 ПКУ).
| Що сталося | Що з ПДВ |
|---|---|
| Товари списано через нестачу чи псування понад норми природного убутку | Нараховують компенсуючі податкові зобов’язання; зведену податкову накладну складають не пізніше останнього дня періоду списання |
| Нестача в межах норм природного убутку | Зобов’язання не нараховують, якщо вартість втрат включено до вартості готової продукції, яку оподатковують ПДВ |
| Нестача в акті вибіркової інвентаризації, проведеної на вимогу податкового органу під час перевірки | Нараховують компенсуючі податкові зобов’язання: ПКУ вважає такі товари використаними поза господарською діяльністю, крім підтвердженого знищення через непереборну силу (останній абзац п. 198.5) |
| Основні засоби ліквідовано за самостійним рішенням платника | Постачання за звичайними цінами, але не нижче балансової вартості (п. 189.9 ПКУ), крім знищення через непереборну силу, підтвердженого викрадення або поданого податковому органу документа про знищення, розібрання чи перетворення, після яких засоби непридатні за первісним призначенням (абзац другий п. 189.9) |
| Товари знищено або втрачено внаслідок непереборної сили в період воєнного стану | П. 198.5 не застосовують (п. 32-1 підрозділу 2 розділу XX ПКУ) |
Перші два рядки таблиці відображають позицію ДПС у Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (ЗІР). Як оформити списання основних засобів, ми розбирали на прикладі обладнання резервного енергоживлення.
Залежно від ситуації знищення чи втрату підтверджують документи компетентних органів, сертифікат ТПП про форс-мажор, витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань у разі викрадення, фото й відео, описи та первинні документи на майно. У практиці UHY Prostir найчастіше бракує прив’язки події до майна: обстріл чи пожежу підтверджено, а що саме знищено, скільки й на яку суму, не видно. Тому документи збирають і звіряють до протоколу комісії.
Що буде, якщо не провести річну інвентаризацію
Окремого штрафу для самої компанії законодавство не встановлює. Посадових осіб за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей можуть оштрафувати на 136–255 грн (ст. 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення). Повторне порушення протягом року коштує 170–340 грн. Такі справи розглядає Держаудитслужба, а не податкова (ст. 234-1 кодексу).
Відчутніший ризик — податковий. Під час перевірки податківці можуть вимагати інвентаризацію основних засобів, товарно-матеріальних цінностей і коштів (пп. 20.1.9 ПКУ). За відмову на майно можуть накласти адміністративний арешт (пп. 94.2.8 ПКУ).
UHY Prostir веде бухгалтерський облік на аутсорсингу і проводить аудит фінансової звітності. Якщо потрібно підготувати наказ і графік інвентаризації, звірити облік, перевірити описи, розібрати розбіжності або оцінити податкові наслідки нестач, зверніться до нашої команди.
