Постановка обліку на підприємстві — це процес організації та налаштування системи бухгалтерського обліку з нуля або шляхом вдосконалення, щоб встановити відповідність потребам бізнесу та вимогам законодавства. Це один із перших і найважливіших кроків у становленні ефективної фінансової системи підприємства, який забезпечує порядок і контроль на роки вперед.
Процес постановки обліку на підприємстві потребує залучення кваліфікованих спеціалістів. Своєю чергою, професійна команда UHY-Prostir може стати надійним помічником у цьому.
Що таке постановка обліку на підприємстві та кому це потрібно
Постановка обліку — це комплекс дій, який включає вибір методів обліку, розробку облікової політики, внутрішніх правил обліку, налаштування програмного забезпечення, створення реєтрів і форм документів, а також навчання персоналу, якщо це необхідно.
Постановка обліку обов’язково потрібна:
Власникам і керівникам – щоб мати чітке уявлення про рух грошей, прибутки, витрати й реальний стан компанії.
Бухгалтерам – для ефективної роботи — коли система вже налаштована, облік стає простішим і швидшим.
Податковим органам – щоб переконатися, що облік ведеться правильно, а податки нараховуються коректно.
Інвесторам і партнерам – вони хочуть бачити прозору картину, перш ніж вкладати гроші чи співпрацювати.
Новоствореним підприємствам – особливо важливо, коли бізнес тільки стартує і ще немає усталених процесів.
Постановка обліку – це основа для порядку й ефективного обліку. Домовляємося про правила оформлення первинних документів, порядок організації документообігу, порядок використання електронних цифрових підписів, організація обліку активів, зобов’язань, доходів, витрат, податків, підходи до складання звітності та внутрішні обов’язки.
Основні цілі постановки обліку
Облік у компанії – це, перш за все, структурований набір правил, які регулюють:
- як фіксувати доходи та витрати;
- як формувати ціну товарів і послуг;
- як вести взаєморозрахунки з клієнтами та постачальниками;
- як обліковувати заробітну плату, податки та інші зобов’язання;
- як організувати документообіг і забезпечити відповідність законодавству;
- яку систему автоматизації використовувати.
Бізнес без чітко вибудованої системи обліку стикається з хаосом: невчасно подані звіти, проблеми з податковими органами, штрафи, неможливість оцінити реальну прибутковість компанії. Натомість, правильна система обліку дає:
Фінансову прозорість – ви завжди знаєте, скільки заробили та витратили.
Контроль витрат – можливість оптимізувати витрати, запобігти шахрайству.
Зниження податкових ризиків – правильний облік мінімізує податкове навантаження та допомагає уникнути штрафів.
Оперативність прийняття рішень – швидкий доступ до достовірних фінансових показників.
Простоту взаємодії з банками, інвесторами, аудиторами – чітка фінансова структура підвищує довіру до бізнесу.
Отже, постановка обліку — це процес, який визначає конкретні правила і фіксує їх у системі, щоб фінанси були впорядкованими, зрозумілими і працювали на користь бізнесу.
Коли потрібна постановка обліку
Ситуації, коли виникає потреба в постановці обліку, можуть бути різними. Відкриття нового підприємства, зміна системи оподаткування, реорганізація бізнесу, масштабування або необхідність відповідати новим стандартам — у всіх цих випадках постановка бухгалтерського обліку на підприємстві допомагає впорядкувати управлінську та фінансову діяльність.
Основні етапи налагодження обліку на підприємстві
Процес постановки охоплює декілька важливих етапів, які забезпечують його ефективність і відповідність специфіці бізнесу.
1. Аналіз поточної ситуації та потреб підприємства
На цьому етапі визначаються фактори, що впливають на формування облікової політики: форма власності, організаційно-правова форма, система оподаткування, види й обсяги діяльності, технічне забезпечення тощо. Оцінюється стан наявної звітності, документообігу та внутрішніх процесів. Також виявляються проблемні зони й формуються пріоритетні завдання для подальшого вдосконалення обліку.
2. Розробка облікової політики
Облікова політика — це основоположний документ, що регламентує методи ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності. У ній визначаються методи оцінки активів і зобов’язань, порядок нарахування амортизації, принципи визнання доходів і витрат, рівні суттєвості та інші аспекти облікової діяльності.
3. Побудова системи документообігу
Створюється логічна структура руху первинних документів, визначаються відповідальні особи, встановлюються терміни обробки. Також визначається порядок внутрішнього контролю та стандарти ведення документообігу. Особлива увага приділяється електронному документообігу із використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП), що підвищує безпеку та зручність роботи з документацією.
4. Впровадження системи автоматизації обліку
Завершальний етап — це налаштування спеціалізованих програм для автоматизованого обліку, обміну, зберігання й обробки фінансових документів. Це включає впровадження сучасного програмного забезпечення (ERP, CRM, бухгалтерські системи), організацію зберігання документів у хмарних сервісах та інтеграцію між різними системами (облік, склад, продажі тощо). Це дозволяє створити зручну систему обліку та значно підвищити ефективність роботи.
Основні елементи облікової політики підприємства
Як було зазначено вище, облікова політика підприємства — це сукупність принципів, методів і процедур ведення бухгалтерського обліку. Вона складається з наступних ключових частин.
Облік доходів та витрат
Базується на чітко встановлених правилах та підходах до формування доходів та витрат, які враховують специфіку діяльності підприємства. Це дозволяє не лише забезпечити прозорість фінансових потоків, але й створити надійну базу для аналізу та прийняття управлінських рішень.
Облік активів і зобов’язань
Ведення записів щодо основних засобів, запасів і зобов’язань; вибір відповідних методів амортизації ОЗ, списання запасів, переоцінки активів забезпечує точність даних, необхідних для оптимізації витрат, планування та контролю.
Податковий облік
Податковий облік включає визначення підходів до обчислення податків, обліку ПДВ, податку на прибуток, єдиного податку (за потреби) та взаємодії з контролюючими органами. Коректно налаштована податкова політика дозволяє уникнути порушень і штрафів.
Переваги впровадження облікової політики для підприємства
Варто розуміти, що основна мета впровадження облікової політики – уніфікувати й стандартизувати на внутрішньому рівні ті процеси, які є важливими для діяльності компанії, і які є неоднозначними в трактуванні чи взагалі не врегульованими на державному рівні. При цьому облікова політика “полегшує життя” не тільки бухгалтерії, а й має низку переваг для всієї компанії:
Для менеджменту – чітке розуміння фінансового стану, легше планування та прийняття рішень завдяки структурованій звітності. Облікова політика забезпечує достовірні дані – фінансові, операційні, часові, які потрібні для вимірювання ключових показників ефективності (KPI). Наприклад, витрати, прибуток, оборотність запасів. Чи для оцінки прогресу досягнення цілей та ключових результатів (OKR), пов’язаних з доходами та оптимізацією процесів.
Для працівників – спрощення взаємодії з документами, менше рутини завдяки уніфікованим та автоматизованим процесам.
Для власників – зниження ризиків штрафів завдяки відповідності законодавству та більшій прозорості операцій.
Для партнерів і клієнтів – швидка обробка угод і документів, що підвищує довіру і конкурентоспроможність.
Таким чином, налаштована облікова політика не лише сприяє зменшенню хаосу в процесах ведення обліку, а й посилює здатність підприємства працювати з цілями та показниками.
Переваги співпраці з професійною компанією для постановки обліку
Досвід та експертиза
Компанія UHY-Prostir має понад 18 років досвіду у впровадженні облікових систем та постановки обліку для різних типів бізнесу: від малих підприємств до великих корпорацій у галузях торгівлі, виробництва, IT та логістики.
Знання законодавства
Наші спеціалісти постійно стежать за змінами у законодавстві, допомагаючи уникати порушень і штрафів. Для наших клієнтів ми розробляємо облікову політику, яка відповідає лише актуальним стандартам, законодавчим вимогам і специфіці вашої діяльності.
Індивідуальний підхід
Ми пропонуємо персоналізовані рішення для кожного клієнта. Наприклад, для IT-компаній враховуємо специфіку витрат на розробку, а для виробництва — управління запасами. Гнучкість підходу забезпечує ефективність обліку відповідно до ваших потреб.
Як замовити бухгалтерські послуги
Постановка обліку – це перший крок до прозорої та ефективної роботи підприємства, що охоплює документообіг та облікову політику. В UHY-Prostir ми робимо це частиною комплексного ведення обліку, щоб ви отримали не просто налаштування, а повну підтримку. Ми візьмемо на себе бухгалтерський облік, щоб ви могли зосередитись на розвитку бізнесу. Для цього виконайте кілька простих кроків:
- Залиште заявку на сайті або зв’яжіться з нами за телефонами, вказаними на ньому.
- Первинна консультація — персональний менеджер визначає потребу вашого бізнесу.
- Оцінка вартості — аналізуємо обсяг роботи та надаємо кошторис.
- Укладання договору — погоджуємо умови співпраці.
- Беремо ваш проект в роботу та ведемо облік.
Процедура легка і зрозуміла, а наша команда забезпечить супровід на кожному етапі.
Поширені питання
Тривалість залежить від обсягу роботи та специфіки підприємства, але зазвичай процес займає від кількох тижнів до кількох місяців.
Так, облікова політика необхідна навіть для малого бізнесу. Це важливо для забезпечення прозорості та відповідності законодавству, хоча обсяг документації може бути скороченим.
Так, ви можете обрати тільки ті елементи політики, які відповідають вашим поточним потребам.
Необхідно надати установчі документи підприємства, фінансову звітність за останні декілька років та внутрішні регламенти, якщо такі існують. Додатковий перелік документів залежить від специфіки бізнесу.
Рекомендується переглядати політику при змінах в законодавстві чи бізнес-процесах.
Так, вона сприяє зменшенню ризиків, забезпечуючи відповідність облікових процедур вимогам законодавства.
Варто враховувати специфіку бізнесу, обсяг операцій та функціональність програмного забезпечення.
Так, вона є важливою складовою.
До обов’язкових розділів належать облік доходів і витрат, активів, зобов’язань та податковий облік.
