Як налагодити IT-аутсорсинг в Україні

За останнє десятиліття IT-галузь стала однією з найперспективніших в Україні, і насамперед це стосується експортно орієнтованого аутсорсингу. Багато українських IT-компаній і розробників-фрилансерів виконують проєкти для іноземних замовників, які потім випускають створене програмне забезпечення під власним брендом.

Нижче розглянемо ситуацію, коли іноземна компанія вирішує працювати з розробниками-фрилансерами в Україні, і докладно розберемо питання, що можуть виникнути під час виконання таких договорів про співпрацю.

Що обрати: працювати з ФОП чи зареєструвати компанію в Україні

Варіант 1 — створити власну IT-компанію в Україні й набрати штат. Це найкращий вибір, якщо ви плануєте брати участь у масштабних тендерах і вже маєте великих клієнтів.

Підходить він і для зрілого бізнесу з великим офісом і чималою командою (понад 10 осіб), де в кожного своє робоче місце.

Проте є й суттєві недоліки. По-перше, до кадрового обліку й управління персоналом висувають суворіші вимоги, до того ж доведеться вести повноцінний бухгалтерський облік і складати фінансову звітність. Також варто пам’ятати: щойно кількість працівників досягне 8, ви зобов’язані створити робоче місце для однієї людини з інвалідністю. Якщо не виконати цей норматив, вам загрожує штраф, що може дорівнювати середньорічній заробітній платі у вашій компанії за кожне робоче місце для людини з інвалідністю, яке ви не створили. Усе це збільшує витрати на ведення бізнесу.

Варіант 2 — іноземна компанія залучає IT-фрилансерів напряму, за окремим договором із кожним. Він найкраще підходить, коли ви працюєте щонайбільше з 10 фрилансерами, зареєстрованими як ФОП на єдиному податку 3-ї групи. Поки ваш бізнес лише розвивається, така форма співпраці ідеальна.

Головний ризик співпраці з ФОП пов’язаний з обсягом особистої відповідальності: ФОП відповідає перед законом особисто, а за своїми зобов’язаннями — усім своїм майном.

Тому товариство з обмеженою відповідальністю (ТОВ) викликає в клієнтів більше довіри, але якщо ви тільки починаєте, краще працювати з ФОП на єдиному податку.

Вартість продукту чи послуги, які ви замовляєте в розробників-фрилансерів

Хоч би який із цих варіантів обрала іноземна компанія, їй варто розуміти, яких витрат потребує кожен із них.

Якщо компанія працює як ТОВ і офіційно працевлаштовує фрилансерів, вона несе додаткові витрати — понад 40% податків від суми зарплати, а саме:

• 18% ПДФО (утримують із зарплати працівника)
• 1,5% військового збору (утримують із зарплати працівника)
• 22% ЄСВ (сплачує роботодавець додатково до зарплати).

Найчастіше компанії скорочують ці витрати так: частину працівників оформлюють офіційно, а з іншими працюють як із фрилансерами. Однак така модель потребує ретельного податкового та юридичного планування, щоб не порушити закон і не мати проблем із податковою. Крім витрат на зарплату, українське ТОВ сплачує 18% податку на прибуток (18% від отриманого доходу).

Співпраця з ФОП має кілька особливостей. Щоб працювати фрилансером в Україні, фізична особа може зареєструватися як ФОП на спрощеній системі оподаткування. Вона передбачає дуже вигідну ставку єдиного податку — 5%. Крім того, ФОП зобов’язаний щокварталу сплачувати ЄСВ, навіть якщо не отримує доходу. Внесок нараховують за кожен місяць у розмірі 22% мінімальної зарплати, що діє в місяці, за який його сплачують.

Із січня до листопада 2021 року мінімальна зарплата становила 6 000 грн, а з грудня — 6 500 грн.

Отже, податки із зарплати працівників ТОВ значно перевищують податки ФОП — навіть з урахуванням ЄСВ.

Як перераховувати фрилансерам гроші за надані послуги

Є кілька способів:

1. Переказ валюти на валютний рахунок ФОП.

   Цей спосіб дає фрилансерові змогу легально вести міжнародний бізнес в Україні й працювати з іноземними клієнтами. Для цього потрібно укласти зовнішньоекономічний договір відповідно до українського законодавства — цього вимагає банк, який обслуговує вхідний валютний переказ. Якщо банк попросить, ФОП також має підтвердити платежі за договором інвойсами. Податки: 5% єдиного податку плюс 22% ЄСВ, тобто 22% мінімальної зарплати в Україні.
   Головна перевага цього способу — він цілком легальний.

2. Переказ на валютний картковий рахунок фізичної особи в українському банку.

   Цей спосіб підходить для нерегулярних, разових переказів. Для таких платежів банк зазвичай просить фрилансера підписати заяву про те, що «цей переказ не пов’язаний з підприємницькою діяльністю». Податки: ПДФО за ставкою 18% плюс 1,5% військового збору. Технічно він значно простіший і не потребує ні документів, ні бухгалтерського обліку, але якщо гроші надходять на рахунок регулярно, вас можуть звинуватити в прихованні підприємницької діяльності та ухилянні від податків, які мав би сплачувати ФОП. Якщо ви обрали цей варіант, є ще кілька шляхів переказати заробіток, а саме:

• переказ на картковий рахунок фізичної особи в іноземному банку
• MoneyBookers, Payoneer Debit Card
• WebMoney, Limonex тощо
• Western Union.

Якщо гроші надходять на валютний рахунок фізичної особи або через платіжні системи, зняти готівку складніше, тому IT-фахівці віддають перевагу першому способу.

Банківська комісія за грошові перекази

Проводячи валютні операції, банки стягують комісію з коштів, які мають надійти на рахунок ФОП. Зокрема, під час операцій зовнішньоекономічної діяльності (ЗЕД) за ЗЕД-договорами банки-кореспонденти можуть утримувати комісію за розрахунково-касове обслуговування із суми, яку фрилансер-ФОП має отримати від іноземної компанії за виконані роботи й надані послуги.

За українським законодавством, якщо під час розрахунків за роботи й послуги банк утримує з виручки комісію за обслуговування платежу, доходом ФОП вважається вся сума виручки разом з утриманою банком комісією. Фактично вам доведеться додатково сплатити 5% податку з суми комісії.

Як організувати роботу фрилансерів: віддалено (здебільшого вдома) чи в коворкінгу

Облаштування робочого простору для фрилансерів — це додаткові витрати, до яких іноземна компанія має бути готова. Якщо компанія залучає до проєкту одну людину, цей фахівець, звісно, може працювати вдома, і витрачатися на робоче місце не доведеться. Зовсім інша справа — масштабний проєкт, над яким працює велика команда.

З одного боку, компанії вигідно, щоб фрилансер працював удома, бо це зменшує витрати. З іншого боку, віддалена робота не завжди така ефективна, як потрібно: доводиться зважати на те, що відволікає, — дітей, домашніх тварин або інших членів родини, які теж змушені працювати вдома, тощо. Саме тому коворкінги стають дедалі популярнішими.

І окремі фахівці (копірайтери, дизайнери, розробники), і цілі команди працюють у коворкінгах. Деякі компанії орендують коворкінг-центри повністю й розміщують там своїх працівників. Так можна мінімізувати витрати на оренду й побутові зручності: чай, каву, перекуси, техніку, Wi-Fi. Коворкінг зручний тим, що в ньому можна орендувати закріплені робочі місця для затвердженого компанією списку працівників. Для працівників, яким не треба приходити щодня, можна взяти «гнучкі» столи або простір без закріплених місць.

Є кілька способів оплатити коворкінг для ФОП:

• перший — переказати суму оренди на рахунок фізичної особи як оплату послуги, після чого ФОП самі оплачують оренду.
• другий — укласти договір із коворкінг-центром і оплачувати оренду напряму. У першому випадку врахуйте 5% єдиного податку з переказаної суми, адже переказ вважається доходом ФОП. У другому — ви сплачуєте банківську комісію за переказ. Укладаючи договір, пропишіть, хто сплачує комісію: це спростить розрахунки й позбавить вас зайвих суперечок.

Бухгалтерський облік і звітність ФОП в Україні

Ще одне важливе питання — бухгалтерський облік і звітність ФОП в Україні. Сюди входить низка завдань, а саме:

1. реєстрація ФОП;
2. річна й квартальна звітність;
3. підготовка платіжних документів для сплати податків;
4. контроль сплати податків і відсутності податкового боргу;
5. ведення книги обліку доходів;
6. підготовка документів для зовнішньоекономічної діяльності (ЗЕД).

Зазвичай IT-фахівці не ведуть облік і звітність самостійно: або їм бракує часу, або знань з обліку й законодавства. За несвоєчасне подання звітності та сплату податків передбачено штрафи. Кожна фінансова операція має бути задокументована, а всі документи, що підтверджують дохід, треба зберігати: у цьому випадку це ЗЕД-договори, інвойси й акти наданих послуг на кожен переказ.

Щоб уникнути проблем із податковою, іноземна компанія бере на себе відповідальність за облік і звітність своїх IT-фахівців і наймає для цього бухгалтера або аутсорсингову компанію. Такий підхід спрощує все — від підготовки ЗЕД-документів до подання річних і квартальних звітів, — а ще дає змогу будь-коли отримати консультацію з питань податкової оптимізації.

Чи знаєте ви? Адвокатське бюро Ольги Петрухіної надає комплексний юридичний супровід компаніям, які хочуть налагодити IT-аутсорсинг в Україні.

Ольга Петрухіна (Адвокатка, засновниця Адвокатського бюро Ольги Петрухіної, партнерка UHY Prostir)