Облік, у якому видно, як використано кошти кожного гранту й проєкту. UHY Prostir надає послуги з ведення бухгалтерського й кадрового обліку та розрахунку заробітної плати для громадських і благодійних організацій, фондів та інших неприбуткових і неурядових організацій.
Супроводжуємо організації та проєктні команди під час реалізації грантових програм і проєктів міжнародної технічної допомоги.
Ведемо облік на двох рівнях:
- загальний — по всій діяльності організації;
- проєктний — окремо за кожним грантом, донором, джерелом фінансування та статтею бюджету.
Готуємо фінансову, податкову та статистичну звітність організації, а також інформацію з обліку для звітів донорам.
Надаємо послуги з комплексного супроводу бухгалтерського обліку або виконуємо функції головного бухгалтера — у цьому форматі первинні документи й операції до облікової програми вносять ваші спеціалісти. Окремо надаємо послуги з розрахунку заробітної плати й ведення кадрового обліку для працівників організації та команд проєктів. Також надаємо послуги з аутсорсингу функцій фінансового директора.
З якими завданнями до нас звертаються
- Передати бухгалтерію організації на аутсорсинг повністю або частково, зокрема облік проєктів міжнародної технічної допомоги та інших грантових проєктів.
- Передати на аутсорсинг розрахунок зарплати, винагород за цивільно-правовими договорами й кадровий облік.
- Передати функції головного бухгалтера на аутсорсинг.
- Передати функції фінансового директора на аутсорсинг.
- Отримати консультацію з бухгалтерських і податкових питань, зокрема щодо обліку грантів і збереження неприбуткового статусу.
Опишіть вашу ситуацію — ми запропонуємо відповідний обсяг бухгалтерського супроводу.
Які послуги ми надаємо
Комплексний бухгалтерський супровід
Надаємо послуги з ведення бухгалтерського обліку організації та її проєктів відповідно до законодавства України та положень (стандартів) бухгалтерського обліку (П(С)БО). Зазвичай послуги включають:
- ведення проєктного обліку та обліку міжнародної технічної допомоги, підготовку інформації з обліку для звітів донорам;
- підготовку звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації;
- підготовку платіжних доручень у клієнт-банку за погодженим з вами порядком оплати;
- підготовку обов’язкової податкової звітності;
- підготовку фінансової та статистичної звітності;
- підготовку документів на запити податкових та інших державних органів;
- розрахунок заробітної плати та виплат за цивільно-правовими договорами;
- ведення кадрового обліку.
Аутсорсинг функцій головного бухгалтера
Наші спеціалісти виконують функції головного бухгалтера вашої організації. Зазвичай послуги включають:
- організацію та контроль обліку організації та її проєктів, зокрема розподілу спільних витрат між проєктами;
- підготовку обов’язкової податкової звітності;
- підготовку фінансової та статистичної звітності;
- підготовку документів на запити податкових та інших державних органів.
Процеси, які ви виконуєте власними силами, погоджуємо під час укладення договору.
Аутсорсинг функцій фінансового директора
Наші спеціалісти виконують функції фінансового директора вашої організації. Зазвичай послуги включають:
- допомогу в підготовці кошторису (бюджету) та контроль його виконання;
- підготовку управлінської звітності.
Послуги на вимогу
Окремо від регулярного супроводу надаємо за вашим запитом:
- бухгалтерські, податкові та кадрові консультації, зокрема щодо оподаткування грантів та іноземного фінансування;
- письмові пояснення та офіційні відповіді на запити державних органів;
- супровід податкових перевірок і аудиту: підготовку документів і пояснень, аналіз акта перевірки, підготовку заперечень;
- приймання справ від попереднього бухгалтера та початкове налаштування обліку, зокрема підготовку облікової політики;
- звірку управлінського та бухгалтерського обліку.
Вартість послуг
Вартість бухгалтерських послуг визначаємо індивідуально. Обсяг послуг, вартість і строки зазначаємо в комерційній пропозиції та фіксуємо у відповідному договорі.
Вартість комплексного бухгалтерського супроводу формується з урахуванням:
- базової місячної вартості — фіксованої щомісячної плати за послуги в межах базових показників, погоджених у договорі, наприклад кількості документів, банківських платежів і офісів організації;
- вартості розрахунку заробітної плати та ведення кадрового обліку, яка залежить від кількості працівників і фахівців за цивільно-правовими договорами;
- доплати за перевищення базових показників — кількості документів, платежів або працівників, яку розраховуємо щомісяця або щокварталу;
- вартості підготовки обов’язкової звітності — податкової, фінансової та статистичної, зокрема Звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації; адміністрування ПДВ для платників ПДВ розраховуємо окремо;
- разової плати за початкове налаштування обліку;
- разової плати за приймання-передачу справ;
- оплати послуг на вимогу, зокрема консультацій і супроводу перевірок, за кількістю годин або за окремою домовленістю.
Вартість аутсорсингу функцій головного бухгалтера визначаємо за кількістю годин, які наші спеціалісти витрачають на виконання цих функцій.
Вартість аутсорсингу функцій фінансового директора також визначаємо за кількістю годин, які наші спеціалісти витрачають на виконання цих функцій.
Також до вартості можуть входити послуги, безпосередньо не пов’язані з бухгалтерським обліком, такі як:
- плата за розміщення та зберігання ваших баз даних на наших серверах;
- компенсація вартості ліцензій на бухгалтерське та інше програмне забезпечення;
- доопрацювання бухгалтерського програмного забезпечення під потреби вашої організації.
Як розпочати співпрацю
- Опишіть ваше завдання
Залиште заявку або зв’яжіться з нами. Розкажіть, яке завдання потрібно вирішити та з якої дати потрібні послуги. Якщо є вимоги донора до обліку та звітності — надішліть їх. - Надайте інформацію для підготовки пропозиції
Ми надішлемо анкету та за потреби уточнимо деталі під час розмови: діяльність організації, джерела фінансування, кількість проєктів і донорів, облікову програму, кількість документів і працівників, розподіл ділянок обліку між нашою командою та вашими спеціалістами. Це допоможе визначити формат послуг і їх вартість. - Розгляньте нашу пропозицію
Ви отримаєте перелік послуг, базові показники, вартість і дату початку. Обговоримо ваші запитання та погодимо умови. - Укладаємо договір
Ми надсилаємо вам проєкт договору про надання бухгалтерських послуг з погодженими умовами, за потреби — українською та англійською мовами. Ви переглядаєте його та повертаєте нам із зауваженнями або підтвердженням погодження. Узгоджуємо остаточну редакцію, підписуємо договір і переходимо до планування співпраці.
Етапи надання послуг
Після укладення договору надання послуг відбувається за такими етапами:
- Знайомство команд і планування співпраці
Наша команда знайомиться з вашою командою. Плануємо приймання-передачу справ. - Приймання-передача справ
Отримуємо документи, облікові бази, звітність і необхідні доступи. Звіряємо передані залишки з документами та обліковими даними (без проведення інвентаризації) і перевіряємо стан закриття періодів, уточнюємо стан обліку й звітності за кожним активним проєктом. Вивчаємо документи проєктів, зокрема проєктів міжнародної технічної допомоги, статус їхніх учасників і вимоги донорів до обліку та звітності. Фіксуємо незавершені завдання й питання, які потрібно уточнити з попередньою бухгалтерією. - Початкове налаштування бухгалтерського обліку
Якщо ваша організація новостворена, налаштовуємо облік з нуля: заповнюємо довідники в обліковій програмі та налаштовуємо документообіг відповідно до договору. Для кожного проєкту налаштовуємо аналітику за донорами й бюджетними статтями та застосовуємо методику розподілу спільних витрат між проєктами, погоджену під час укладення договору. - Налаштування взаємодії між командами
З нашого боку призначаємо відповідальних осіб і визначаємо, за які процеси кожна з них відповідає. Ви так само призначаєте відповідальних осіб зі свого боку й повідомляєте нам, за які процеси вони відповідають. Налаштовуємо канали зв’язку, порядок передання документів і календар звітності відповідно до договору. - Ведення бухгалтерського обліку
Обмінюємося документами та інформацією з вашою командою: опрацьовуємо документи й перевіряємо їхній зв’язок із витратами відповідного проєкту, отримуємо роз’яснення й відповідаємо на запитання. Готуємо інформацію для нарахування та виплати заробітної плати, платіжні документи та інші погоджені розрахунки. - Закриття періодів
Закриваємо місяць, квартал і рік, систематизуємо первинні документи для архівування та відповідаємо на ваші запитання щодо результатів. - Підготовка та подання звітності
Готуємо й подаємо податкову, фінансову та статистичну звітність у встановлені строки, зокрема Звіт про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації. Надаємо інформацію з обліку, потрібну для підготовки звітів донорам. За потреби готуємо додаткові звіти й пояснення з погоджених із вами питань.
Якщо наша співпраця завершується, передаємо бухгалтерські справи визначеному вами фахівцю або команді за погодженим графіком, пояснюємо незавершені завдання та відкриті питання.
Який результат ви отримаєте
Залежно від погоджених послуг ви отримаєте:
- Доступ до програми бухгалтерського обліку, у якій відображені господарські операції організації з аналітикою за проєктами, донорами й бюджетними статтями.
- Облікові регістри: журнали-ордери, оборотно-сальдові та зведені відомості, зокрема в розрізі проєктів і донорів.
- Подану обов’язкову звітність: податкову, фінансову та статистичну звітність, зокрема Звіт про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, і квитанції про її прийняття.
- Інформацію з обліку для підготовки звітів донорам: дані про надходження й використання коштів за проєктами та бюджетними статтями.
- Розрахунок розподілу спільних витрат між проєктами за погодженою методикою.
- Платіжні доручення та акти звірки з контрагентами.
- Розрахунки заробітної плати й винагород та кадрові документи: розрахунково-платіжні відомості, розрахункові листки працівникам, кадрові накази, табелі обліку робочого часу.
- Систематизовані первинні документи, опрацьовані й підготовлені до архівування.
- Погоджений розподіл процесів і відповідальності між вашою та нашою командами.
- Відповіді й пояснення на запити податкових та інших державних органів.
- Кошторис (бюджет), звіти про його виконання та управлінську звітність — якщо ви замовляєте аутсорсинг функцій фінансового директора.
- Відповіді на ваші запитання та консультації з питань бухгалтерського обліку, податків і кадрових питань, якщо ви звертаєтеся з таким запитом.
- Облікову політику — якщо ви замовляєте початкове налаштування обліку.
- Підготовку інформації та документів на запит аудиторів або інспекторів під час проходження аудиторської або податкової перевірки.
Чому клієнти обирають UHY Prostir
Поєднуємо досвід роботи в Україні з міжнародним досвідом мережі UHY International, щоб підтримувати українських та іноземних клієнтів.
- Незалежність, чесність і неупередженість професійних суджень.
- Працюємо з 2003 року.
- Член UHY International — глобальної мережі спеціалістів з аудиту, податків і консалтингу: 340 офісів у 95 країнах, понад 10 000 фахівців.
- Підтримка бізнесу за кордоном: якщо ви вже маєте бізнес в іншій країні або плануєте його відкривати і розвивати, ми можемо допомогти — зв’язати вас з нашим офісом UHY International у відповідній країні, де ви обговорите питання реєстрації, бухгалтерського обліку, податків та аудиту.
- Можливість дистанційної взаємодії з урахуванням характеру завдання.
- Комунікація та підготовка документів українською та англійською мовами.
