І чому це так важливо
Для успішних організацій ефективна внутрішня комунікація — такий самий пріоритет, як і стосунки з клієнтами та замовниками.
Без цього компаніям буває важко впроваджувати інновації, співпрацювати й зростати. Як вести успішний бізнес, коли один відділ не знає, що думає й що планує інший?
Поки офісна компанія тільки стартує, внутрішня комунікація може відбуватися майже цілком віч-на-віч. Це можуть бути п’ятеро людей в одній кімнаті. Але що більшою стає компанія, то складніше доносити інформацію до працівників: для цього вже потрібні стратегія внутрішніх комунікацій і відповідні інструменти.
Після пандемії це стало ще актуальнішим. Віддалений і гібридний формати роботи ускладнюють комунікацію, і працівники можуть почуватися відірваними від компанії. Сьогодні є безліч технологій, завдяки яким члени команди спілкуються й співпрацюють у реальному часі з різних місць, і за такої роботи ефективна внутрішня комунікація стає дедалі важливішою.
Безперешкодний обмін інформацією
Що таке внутрішня комунікація? По суті, це загальна назва всіх потоків інформації всередині організації. Це можуть бути повідомлення, які йдуть від керівників до решти колективу, а назустріч їм — зворотний зв’язок та ідеї. Це може бути горизонтальний обмін, коли інформація переходить від відділу до відділу. Це електронні листи й повідомлення в месенджерах, завдяки яким працівники ефективно співпрацюють, а також особисті зустрічі.
Без цих потоків інформації не може злагоджено працювати жоден бізнес: вони доносять бачення компанії так, щоб його поділяли всі. Завдяки їм потрібні люди й відділи дізнаються про зміни в системах чи процесах, а також про відгуки клієнтів. Через них компанія відзначає успіхи і — якщо щось пішло не за планом — пояснює всім, що вже зроблено, щоб це виправити.
Крім того, внутрішня комунікація часто допомагає створити відчуття спільноти та єдине бачення навіть у великих і територіально розподілених організаціях. Якщо вибудувати ці повідомлення правильно, вони здатні по-справжньому мотивувати й рухати бізнес уперед, бо розвивають інклюзивність і командну роботу та показують силу співпраці. У глобальній мережі UHY ми заохочуємо спілкування між фірмами з різних юрисдикцій найрізноманітнішими способами — від інтранету UHY до календаря популярних очних заходів.
Нещодавня щорічна конференція UHY у Буенос-Айресі (Аргентина) дала фірмам-членам мережі змогу обговорити виклики й зміни у світовій бухгалтерській галузі, а також налагодити контакти й попрацювати разом над клієнтськими проєктами.
Потрібні інструменти в потрібний час
Тож як налагодити ефективну внутрішню комунікацію? Свою роль тут відіграють технології. Потрібно дати кожному в організації змогу спілкуватися легко й без збоїв.
Що саме для цього знадобиться, певною мірою залежить від культури організації, але зазвичай це поєднання дзвінків, відеодзвінків і конференцій, електронної пошти та месенджерів. Такий «омніканальний» підхід дає працівникам змогу спілкуватися так, як їм зручно, і в тому форматі, який найкраще підходить до того, що вони цієї миті хочуть повідомити чи дізнатися. Дедалі популярнішими стають такі канали, як бізнес-месенджери, що дають людям доступ до потрібної інформації: вони спрощують обмін даними й допомагають залучити до нього кожного.
Утім, це не єдині способи комунікації. Більші компанії можуть мати інтранет або корпоративну розсилку. У багатьох організаціях офіційні й неформальні виступи топменеджерів (наживо чи онлайн) — частина річного календаря комунікацій від керівництва до колективу. Деякі генеральні директори заохочують працівників писати їм напряму.
Прозорість і чіткість
Коли йдеться про звернення вищого керівництва до всієї компанії, технології — лише частина справи. Інша частина — тон, мета й мова.
Коротко кажучи, ваші повідомлення мають бути прозорими й зрозумілими, з чіткою й простою метою. Не змішуйте різні теми й не об’єднуйте окремі важливі оголошення в одному листі. І завжди пишіть доброзичливо, невимушено й так, щоб надихнути.
Пам’ятайте: лист можна розіслати всій компанії, але змусити людей його прочитати не вийде. Щоб повідомлення прочитало якомога більше працівників, переходьте до суті швидко й стисло. Побачивши сторінки тексту, зайняті люди часто просто закривають лист.
Переконайтеся, що повідомлення отримають усі, хто має його побачити. Часто це вся компанія. Навіть якщо оголошення безпосередньо стосується не всього колективу, причина змін може показати з доброго боку те, як ви хочете вести бізнес, а про це захоче почути чимало людей.
Дотримуйтеся єдиного стилю й тону в усіх повідомленнях і залишайте можливість для зворотного зв’язку. Що в компанії думають про нововведення чи нову амбітну мету? Чи вважають ті, хто безпосередньо виконує роботу, що це їм допоможе чи завадить, і чим саме? Усе це надзвичайно корисна інформація.
І наостанок — вимірюйте й удосконалюйте. Аналізуйте показники залученості працівників (як часто вони читають і поширюють матеріали чи реагують на них, зокрема надсилають відгуки) і використовуйте ці дані, щоб відточувати стратегію внутрішніх комунікацій.
Робити це справді важливо. Внутрішня комунікація — це мастило для шестерень вашої корпоративної машини. Що краще вона налагоджена, то плавніше працюватиме машина.
Ріс Мадок, генеральний директор UHY International
Листопад 2023
