Кадровый аудит

Кадровый аудит — это тщательная оценка кадровой документации и процессов в компании, которая позволяет проверить их соответствие трудовому законодательству и внутренним нормам. Он играет важную роль в обеспечении стабильной и безопасной работы бизнеса. Благодаря проверке компании могут свести к минимуму риски штрафов и санкций, избежать возможных юридических проблем и повысить эффективность работы отдела кадров.

Основные задачи кадрового аудита — оптимизация процессов и снижение рисков, связанных с кадровым учётом. 

Что такое кадровый аудит

Аудит кадрового учёта охватывает широкий круг вопросов: от проверки трудовых отношений до анализа соответствия процессов нормам законодательства. Он выявляет потенциальные проблемы в сфере управления персоналом и даёт рекомендации по их устранению.

Виды кадрового аудита: полный и специальный — по отдельным направлениям, например проверка трудовых договоров или учёт рабочего времени.

Основные цели кадрового аудита

1. Проверка корректности ведения кадровой документации. Аудиторы проверяют правильность оформления трудовых договоров, приказов, графиков работы и других кадровых документов, обязательных для соблюдения нормативов.
2. Соблюдение трудового законодательства. Проверка помогает выявить возможные нарушения законодательства, например неправильное оформление трудовых отношений или нарушение прав работников.
3. Выявление скрытых рисков. Специалисты анализируют ошибки и недочёты, которые могут повлечь риски и/или негативно повлиять на репутацию компании.

Когда нужен кадровый аудит

Кадровый аудит особенно необходим в таких ситуациях:

• Перед проверками контролирующих органов. Позволяет подготовиться к ревизии, устранить выявленные ошибки и таким образом избежать штрафов.
• Во время реорганизации. Позволяет пересмотреть и оптимизировать структуру кадрового учёта, что помогает сократить расходы.
• При высокой текучести кадров. Анализ выявляет причины текучести кадров и даёт рекомендации по повышению лояльности сотрудников и улучшению рабочей среды.

Примеры, когда аудит кадровой документации полезен

Среди них:

• Предотвращение санкций — благодаря своевременному анализу кадровой документации компания может избежать штрафов и санкций.
• Оптимизация внутренних процессов — ревизия помогает улучшить внутренние кадровые процессы, обеспечивая прозрачность и эффективность учёта.

Основные этапы кадрового аудита

Оценка кадровой документации

На первом этапе проверяют, насколько правильно ведётся кадровая документация. Анализируют трудовые договоры, приказы, графики, положения и другие кадровые документы, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям трудового законодательства и внутренним регламентам компании.

Примеры документов, которые подлежат проверке:

• трудовые договоры;
• приказы о приёме на работу, увольнении, переводе;
• графики и табели учёта рабочего времени;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• должностные инструкции;
• документация об отпусках, больничных и т. д.

Анализ соблюдения трудового законодательства

Этот этап охватывает проверку всех процедур, связанных с трудовым законодательством. Проверяют, соответствует ли кадровая политика требованиям к расчёту заработной платы, предоставлению отпусков, продолжительности рабочего времени, а также к условиям увольнений.

Оценка учёта рабочего времени и начисления заработной платы

На этом этапе проверяют корректность учёта рабочего времени и правильность начисления зарплаты. Это важно, чтобы отношения с работниками были прозрачными и чтобы избежать финансовых санкций. Аудиторы также анализируют соответствие начислений требованиям налогового и трудового законодательства.

Выявление рисков и нарушений

Проверка помогает выявить юридические и финансовые риски, которые могут повлечь негативные последствия для компании. Специалисты дают конкретные рекомендации по устранению нарушений, чтобы свести к минимуму подобные риски в будущем.

Результаты кадрового аудита

Подготовка отчёта об аудите

Специалисты составляют подробный отчёт, который содержит:

• анализ текущего состояния кадровой документации;
• перечень выявленных нарушений и рисков.

Рекомендации по устранению выявленных недостатков

Отчёт содержит и практические рекомендации по исправлению ошибок. Это могут быть как изменения в документах, так и совершенствование внутренних процедур.

Основные рекомендации могут включать:

1. Упорядочение кадровых документов.
2. Изменения в политике начисления заработной платы и учёта рабочего времени.
3. Пересмотр условий трудовых договоров, которые требуют уточнения.

Преимущества кадрового аудита для бизнеса

Снижение рисков штрафов и санкций

Кадровый аудит позволяет избежать распространённых ошибок, которые приводят к штрафам. Например, часто выявляются ошибки в учёте рабочего времени или начислении заработной платы — их нужно исправить до начала проверки контролирующими органами.

Оптимизация кадровых процессов

Проверка позволяет улучшить кадровое делопроизводство, упростить ведение документации и сэкономить время и ресурсы.

Повышение лояльности сотрудников

Правильный учёт трудовых отношений повышает доверие и удовлетворённость работников, а это, в свою очередь, снижает текучесть кадров.

Основные вызовы кадрового учёта и соблюдения законодательства

Актуальные требования трудового законодательства

В последние годы законодательство в сфере трудовых отношений существенно изменилось, и эти изменения напрямую влияют на кадровый учёт. Например, обновлены правила оформления работников на дистанционную или гибкую форму работы. Изменения касаются и процедуры заключения и расторжения трудовых договоров: в частности, теперь нужно уделять больше внимания документальному подтверждению удалённой работы или согласованию гибкого графика. Кроме того, уточнён порядок предоставления отпусков по уходу за ребёнком и отпусков на лечение — для таких случаев введены более чёткие процедуры и требования к документации.

Сложности с ведением документации

Даже незначительная ошибка или неточность в документах может не только осложнить работу внутри компании, но и привести к санкциям со стороны контролирующих органов.

Например, если личные дела работников ведутся с нарушениями или трудовые книжки заполнены неправильно, работодателю грозят штрафы. К тому же сложности могут возникнуть и при оформлении отпусков или больничных — такие ошибки часто приводят к недоразумениям и правовым спорам между работником и работодателем. 

Преимущества сотрудничества с профессиональной компанией при проведении кадрового аудита

Опыт и экспертиза в сфере кадрового учёта

Профессиональные аудиторы UHY Prostir обладают необходимыми знаниями и навыками, чтобы провести качественную ревизию. Это обеспечивает точность и надёжность результатов.

Глубокое знание трудового законодательства

Аудиторы глубоко понимают требования трудового законодательства и помогают клиентам снизить юридические риски.

Индивидуальный подход и адаптация под потребности бизнеса

Компания UHY Prostir даёт персонализированные рекомендации, адаптируя их к специфике бизнеса клиента.

Как заказать кадровый аудит для предприятия

Процедура простая:

1. Обратитесь в UHY-Prostir и получите консультацию по услугам.
2. Обсудите объём работы и стоимость услуг с персональным менеджером.
3. Согласуйте сроки проведения аудита и этапы выполнения работ.
4. Получите результаты и рекомендации по оптимизации кадровых процессов.

Анна Мацева (CEO и партнёр направления бухгалтерских услуг, расчёта заработной платы и кадрового администрирования UHY Prostir)