Расчёт зарплаты и кадровый учёт

С какими задачами к нам обращаются

• Передать расчёт зарплаты и кадровый учёт на аутсорсинг полностью или частично.
• Сохранить конфиденциальность зарплат внутри компании.
• Заменить бухгалтера по зарплате или кадровика на время отсутствия или после увольнения.
• Получить экспертную поддержку по сложным начислениям и системам оплаты труда.
• Применить политики оплаты труда международной группы в соответствии с законодательством Украины, с общением на английском языке.
• Проверить и упорядочить кадровый учёт.
• Перейти на электронный кадровый документооборот.

Опишите вашу ситуацию — мы предложим полное сопровождение или помощь с отдельными задачами.

Наши услуги

• Расчёт заработной платы и подготовка отчётности. Рассчитываем зарплату дважды в месяц (аванс и основную часть), премии, отпускные, больничные, компенсации и выплаты по гражданско-правовым договорам, в том числе при сменных графиках и суммированном учёте рабочего времени. Начисляем налоги и взносы, в том числе с дополнительного блага, и резерв отпусков, готовим данные для выплат и отчётность.
• Ведение кадрового учёта. Оформляем приём, переводы, отпуска, больничные и увольнения, ведём штатное расписание, табели и другие кадровые документы, контролируем норматив рабочих мест для лиц с инвалидностью. Подаём уведомления о приёме работников и сведения в ПФУ (Пенсійний фонд України).
• Payroll для украинских и международных компаний с собственным HR-отделом. Сопровождаем команды из 30–100 работников и более: согласуем обмен данными, сроки и утверждение начислений, готовим данные по начислениям по запросу руководства группы и взаимодействуем с HR- и финансовыми командами, в том числе на английском языке.
• Кадровый аудит и упорядочение документов. Проверяем внутренние положения, оформление трудовых отношений и кадровую документацию, определяем риски и готовим отчёт с рекомендациями.
• Консультации по оплате труда и кадровому учёту. Консультируем по применению законодательства, готовим положения об оплате труда, премировании и отпусках, адаптируем корпоративные политики к украинским требованиям.
• Электронный кадровый документооборот и оцифровка трудовых книжек. Сопровождаем переход на электронные документы, проверяем записи, готовим и подаём данные о трудовой деятельности в ПФУ (Пенсійний фонд України).
• Сопровождение резидентов Дія.City. Рассчитываем выплаты работникам и вознаграждения гиг-специалистам, налоги и взносы, ведём кадровые документы гиг-специалистов — изменение вознаграждения, перерывы, графики, готовим соответствующую отчётность.
• Сопровождение неприбыльных организаций. Рассчитываем зарплату работникам и выплаты по гражданско-правовым договорам, налоги и взносы, готовим документы по шаблонам организации и соответствующую отчётность, в том числе для представительств иностранных неправительственных организаций.
• Переход и настройка. Принимаем дела от предыдущего исполнителя, проводим параллельный расчёт зарплаты, настраиваем расчёт зарплаты и электронный кадровый документооборот.

Наши услуги включают полное сопровождение или отдельные задачи. Распределение задач с вашей HR-командой и бухгалтерией согласуем при заключении договора.

Подробнее о бухгалтерском учёте для неприбыльных организаций

Стоимость услуг

Для определения стоимости услуг мы обычно просим вас заполнить анкету, в которой уточняем следующие основные вопросы:

• Для скольких людей нужно выполнять расчёты — работников, гиг-специалистов и исполнителей по другим договорам.
• Сколько кадровых документов нужно оформлять ежемесячно — приёмов, увольнений и отпусков.
• Какие начисления применяются — оклад, премии, больничные, командировочные, доплаты за ночную работу и работу в выходные; привязана ли зарплата к иностранной валюте.
• Какие дополнительные выплаты и льготы получают работники — медицинское страхование, оплата питания, компенсация транспортных расходов и как часто их начисляют.
• Какие задачи вы передаёте нам — расчёт зарплаты, подготовку выплат и отчётности, кадровый учёт; что остаётся у вашей команды.
• В какой программе ведётся учёт — как поступают табели и другие данные, есть ли электронный документооборот и обмен информацией с другими системами.
• Сохранены ли данные за предыдущие 12 месяцев — начисления, отпуска, больничные и кадровые изменения.
• Когда нужно начать работу и проводить выплаты — дата передачи задач, календарь аванса и зарплаты, наличие зарплатного проекта в банке.

На основе ваших ответов мы готовим коммерческое предложение с перечнем услуг и их стоимостью, согласовываем условия и заключаем договор.

Расходы на командировки и привлечение внешних экспертов не входят в стоимость услуг. Любые дополнительные расходы вы оплачиваете только после того, как мы согласуем их с вами.

Как начать сотрудничество

1. Опишите вашу задачу
   Оставьте заявку или свяжитесь с нами. Расскажите, какую задачу нужно решить и когда нужен результат. Если есть требования банка, инвестора, материнской компании или донора — направьте их нам.
2. Предоставьте информацию для подготовки предложения
   Мы направим анкету и при необходимости уточним детали в ходе разговора. Это поможет определить вид задания, объём услуг и сроки.
3. Рассмотрите наше предложение
   Вы получите перечень услуг, описание результата, стоимость и сроки выполнения. Обсудим ваши вопросы и согласуем условия.
4. Заключаем договор
   Мы направляем вам проект договора с согласованными условиями. Вы рассматриваете его и возвращаете нам с замечаниями или подтверждением согласования. Согласуем окончательную редакцию, подписываем договор и переходим к планированию сотрудничества.

Этапы оказания услуг

После заключения договора работа проходит по следующим этапам:

1. Знакомство команд и планирование работы
   Знакомим нашу команду с вашими ответственными сотрудниками HR, бухгалтерии и финансов. Планируем приём дел, настройку обмена данными и первый расчёт зарплаты.
2. Приём дел по расчёту зарплаты и кадровому учёту
   Получаем кадровые документы, данные о предыдущих начислениях, остатках отпусков и необходимые доступы. Изучаем правила оплаты труда, проверяем полноту информации и фиксируем открытые вопросы.
3. Настройка взаимодействия и коммуникации
   Определяем контактных лиц, распределение ответственности и права доступа к конфиденциальным данным. Настраиваем календарь передачи информации, расчётов, утверждения начислений и подготовки отчётности в соответствии с договором.
4. Расчёт зарплаты и ведение кадрового учёта
   Обрабатываем табели и кадровые изменения, рассчитываем зарплату, другие выплаты и налоги. Оказываем услуги по ведению кадрового учёта в рамках согласованных задач.
5. Согласование расчётов и подготовка отчётности
   Передаём начисления на согласование уполномоченным лицам, объясняем расчёты и уточняем данные. Готовим документы для выплат, расчётные листки и отчётность в соответствии с договором.
6. Отчётность по отдельным вопросам
   При необходимости готовим дополнительные отчёты и расшифровки затрат на персонал для руководства, а также информацию из учёта для материнской компании, головного офиса или отчётов донорам. Формат и сроки такой отчётности определяем отдельно.

После завершения сотрудничества передаём документы и данные определённому вами специалисту или команде по согласованному графику, объясняем незавершённые задачи и открытые вопросы.

Какой результат вы получите

В зависимости от согласованных задач вы получите:

• Своевременные и полные расчёты и подготовленную отчётность. Начисления зарплаты, премий, отпускных, больничных и компенсаций, расчёты налогов и взносов, данные для выплат и расчётные листки — с учётом предоставленных данных и согласованных сроков.
• Информационную поддержку ваших работников. Через согласованные каналы они смогут получать справки, информацию о своих начислениях и остатках отпусков и понятные пояснения расчётов с соблюдением конфиденциальности.
• Упорядоченный кадровый учёт. Оформленные кадровые документы, штатное расписание и табели, актуальные данные о работниках, отпусках и кадровых изменениях.
• Согласованную работу с вашей HR- и финансовой командой. Определённый порядок обмена данными и согласования начислений, данные по начислениям по запросу руководства группы и профессиональное взаимодействие, в том числе на английском языке.
• Отчёт по результатам кадрового аудита. Отчёт о выявленных недостатках и рисках и рекомендации по их исправлению.
• Профессиональные консультации и внутренние положения. Ответы на вопросы по оплате труда и кадровому учёту, согласованные положения о премировании, оплате труда и отпусках, адаптированные корпоративные политики.
• Сопровождение перехода на электронные кадровые документы. Настроенный порядок электронного документооборота, проверенные записи и подготовленные и поданные в ПФУ данные о трудовой деятельности.
• Настроенный расчёт зарплаты и кадровый учёт. Акт приёма дел, результаты параллельного расчёта, настроенный расчёт зарплаты и электронный кадровый документооборот.

Другие часто задаваемые вопросы

Как вы будете работать с нашим HR-отделом

При заключении договора распределяем задачи между командами и определяем, кто оформляет кадровые изменения, передаёт данные и утверждает начисления. Если вы используете собственную HR-систему, определим формат обмена данными и возможности его автоматизации.

Какую программу вы используете для расчёта зарплаты

Используем специализированный комплекс «КОМІНТЕХ. Управління персоналом». Также можем работать в программном обеспечении заказчика после проверки его возможностей и необходимых доступов. Программу, настройки и форматы обмена данными согласуем при заключении договора.

Как вы обеспечиваете сохранность и восстановление наших данных в случае технического сбоя или кибератаки

Если учётная база размещена на наших серверах, резервные копии создаются ежедневно автоматически, и данные можно восстановить из последней неповреждённой копии. Срок и полнота восстановления зависят от характера инцидента. Если работаем на ваших серверах, порядок резервного копирования и ответственность за него фиксируем в договоре.

Кто с вашей стороны будет отвечать за сопровождение нашего проекта

Ответственный менеджер, который координирует все вопросы. Вместе с ним услуги оказывает команда наших специалистов.

Какие данные нужно передавать ежемесячно и в какие сроки

Нужны данные об отработанном времени, кадровых изменениях, премиях и других выплатах, отпусках, больничных и удержаниях. Точный перечень, форму и сроки передачи фиксируем в договоре в соответствии с календарём расчётов и выплат.

Сможем ли мы согласовывать расчёты заработной платы перед её выплатой

Да. Предоставляем предварительные расчёты заработной платы определённому вами ответственному лицу для проверки и утверждения. Кто утверждает начисления, готовит платёжные файлы и проводит выплаты, фиксируем в договоре.

Помогаете ли вы с бронированием работников

Да, по отдельному запросу. Чтобы компанию признали критически важной и забронировали работников, она должна соответствовать критериям, установленным постановою КМУ (Кабінет Міністрів України) № 76. Среди них — зарплатные показатели: средняя заработная плата работников и начисления каждому работнику, которого бронируют. Для резидентов Дія.City критерием является статус резидента, и тогда среднее вознаграждение работников и гиг-специалистов должно соответствовать условию резидентства — не менее 1200 евро, что подтверждают налоговые расчёты за последние шесть месяцев. Мы рассчитываем эти показатели по данным учёта и сверяем их с поданными налоговыми расчётами. Документы для признания критичности и заявление на бронирование через портал «Дія» подаёт компания.

Могут ли наши работники обращаться к вам с вопросами о зарплате

Да. В рамках согласованного сопровождения работники могут получать расчётные листки, справки и пояснения по своим начислениям и удержаниям. Каналы обращений, сроки ответов и порядок идентификации работника определяем при заключении договора, чтобы сохранить конфиденциальность информации.

Что делать, если в расчёте обнаружена ошибка или изменились исходные данные

Сообщите нашему ответственному специалисту и предоставьте уточнённую информацию. Проверим причину расхождения и внесём необходимые исправления. Ответственность сторон, сроки и условия дополнительных перерасчётов определяем в договоре.

Кто будет выполнять работу, если ваш специалист заболеет или уйдёт в отпуск

Организуем замещение другим специалистом нашей команды. Для этого документируем процессы и договорённости с вами и передаём задачи с соблюдением установленных правил доступа к данным.

Как перейти к вам от другого провайдера

При заключении договора фиксируем дату начала работы, перечень документов, учётных данных и доступов и график их передачи. При приёме дел определяем открытые вопросы и то, кто завершает задачи за предыдущие периоды. Для расчёта зарплаты при необходимости проводим параллельный расчёт, чтобы сверить результаты перед переходом.

Что происходит после завершения сотрудничества

Передаём документы, учётные данные, расчёты и отчёты вам или определённому вами новому провайдеру по графику, зафиксированному в договоре. Объясняем незавершённые задачи и открытые вопросы и фиксируем состав переданных материалов. Условия передачи программной базы зависят от того, кому принадлежит программное обеспечение.

Почему клиенты выбирают UHY Prostir

Объединяем опыт работы в Украине с международным опытом сети UHY International, чтобы поддерживать украинских и иностранных клиентов.

• Независимость, честность и беспристрастность профессиональных суждений.
• Работаем с 2003 года.
• Член UHY International — глобальной сети специалистов по аудиту, налогам и консалтингу: 340 офисов в 95 странах, более 10 000 специалистов.
• Поддержка бизнеса за рубежом: если у вас уже есть бизнес в другой стране или вы планируете его открывать и развивать, мы можем помочь — связать вас с нашим офисом UHY International в соответствующей стране, где вы обсудите вопросы регистрации, бухгалтерского учёта, налогов и аудита.
• Возможность дистанционного взаимодействия с учётом характера задания.
• Общение и подготовка документов на украинском и английском языках.