У межах «Школи проєктного менеджменту» 7 жовтня 2026 року відбувся онлайн-вебінар «Фінансовий та документальний супровід проєктів у лікарнях».
«Документування — це не бюрократія. Це єдиний беззаперечний доказ того, що кошти проєкту використані законно, прозоро та за призначенням», — наголосив спікер вебінару Віктор Сафінський, партнер UHY Prostir, керівник аудиторського напряму та директор ТОВ «Аудиторська компанія „Ю Ейч Уай Простір ЛТД“».
Під час зустрічі Віктор розглянув практичні питання, які виникають під час реалізації проєктів у лікарнях і роботи з донорським фінансуванням. Ділимося головними тезами.
Головні тези вебінару
- Правильний облік ще не робить витрату допустимою для проєкту. Лікарня одночасно дотримується законодавства України та умов донора: грантової угоди, затвердженого бюджету, правил закупівель. Витрата має відповідати обом.
- Непрямі витрати й ПДВ визначає грантова угода. Саме угода встановлює, які адміністративні й комунальні витрати можна оплатити з гранту та в якій частці. Податковий статус лікарні не означає, що донор визнає ПДВ: якщо грант його не покриває, потрібне інше джерело коштів.
- Зміни бюджету — спершу погодження, потім оплата. Якщо змінилася ціна, з’явилася економія або потрібен інший товар, зміну погоджують із донором до оплати, а не пояснюють після неї.
- Закупівля має збігатися з бюджетом. Бюджет, технічне завдання, специфікація, процедура закупівлі, договір і отриманий товар мають бути узгоджені між собою. Чи застосовувати Prozorro, залежить від статусу лікарні як замовника, предмета й вартості закупівлі. Для лікарських засобів і медичних виробів діють окремі правила постанови Кабінету Міністрів України № 1178, а донор може додати власні вимоги, наприклад три комерційні пропозиції.
- Цільове використання підтверджує документальний слід. Факту оплати недостатньо, щоб довести цільове використання коштів. Кожну суттєву витрату має супроводжувати безперервний ланцюг документів: від бюджету й технічного завдання до договору, оплати, накладної, обліку, фактичного використання і звіту.
- Співфінансування законне, подвійне фінансування — порушення. Якщо угода дозволяє, проєкт може оплатити 60 % закупівлі, а лікарня чи інший донор — 40 %. Але якщо ту саму закупівлю повністю показують у звітах двом донорам, це подвійне фінансування: кошти доведеться повернути, можливі й санкції. Щоб цього уникнути, ведіть окремий облік і коди для кожного проєкту та зазначайте номер грантової угоди й статтю бюджету на платіжках і актах.
- Отримати обладнання ще не означає ввести його в експлуатацію. Після накладної обладнання оприбутковують, монтують, оформлюють акт введення в експлуатацію, присвоюють інвентарний номер і наказом закріплюють за матеріально відповідальною особою. Добра перевірка — чи зможете ви через рік після завершення проєкту показати донору, де стоїть обладнання, як воно працює і хто на ньому лікує пацієнтів.
- Ліки й медичні вироби документують до моменту використання. Донору важлива не лише покупка, а й увесь рух: надходження, зберігання, передача у відділення, призначення пацієнту, списання. Залишки в бухгалтерії та на складі мають збігатися, а списане — з призначеннями в медичних картках.
Чотири питання до кожної витрати
На завершення Віктор запропонував чотири питання, які варто ставити до кожної суттєвої витрати проєкту:
- Що придбано — і чи відповідає це бюджету та специфікації.
- Навіщо — як витрата допомагає досягти цілей проєкту.
- За рахунок чого — грант, кошти Національної служби здоров’я України, місцевий бюджет чи співфінансування, без ризику подвійного фінансування.
- Чим підтверджено — договір, рахунок, банківська виписка, накладна, акт введення в експлуатацію, наказ.
Такі навчання допомагають командам лікарень краще розуміти фінансові вимоги проєктів і впевненіше працювати з донорськими ресурсами.
Проєкт реалізується Благодійним фондом «Хаб соціального рівняння» в межах програми «Український фонд швидкого реагування» (URRF), яку впроваджує IREX in Ukraine за підтримки Державного департаменту США.
Детальніше про вебінар — у спільній публікації БФ «Хаб соціального рівняння» та UHY Prostir Ukraine у Facebook.
