В своей аудиторской практике мы часто сталкиваемся с необходимостью проверять, правильно ли подотчётные лица отчитываются за полученные под отчёт средства (в том числе и во время зарубежных командировок). При этом, поскольку в действующем законодательстве есть определённые пробелы в регулировании учёта операций подотчётных лиц по зарубежным командировкам (с расходованием ими средств в иностранной валюте), разные практикующие бухгалтеры применяют разные подходы, например:
- выдача под отчёт средств в иностранной валюте до начала командировки
- выдача под отчёт средств в украинской гривне до начала командировки
- компенсация предприятием фактически потраченных подотчётным лицом средств на основании поданного авансового отчёта (в украинской гривне или же в иностранной валюте)
- комбинация (симбиоз) вышеуказанных подходов.
Как правило, бухгалтеры с определённой осторожностью относятся к кассовым операциям (как к выплате аванса, так и к компенсации подотчётному лицу фактически потраченных им собственных средств) в иностранной валюте — в подавляющем большинстве случаев они стараются проводить такие выплаты в украинской гривне. В этом случае у бухгалтеров возникает вопрос, по какому курсу пересчитывать в украинскую гривну расходы, понесённые подотчётным лицом в иностранной валюте:
- По курсу НБУ на дату подачи авансового отчёта.
- По курсу НБУ на дату фактической выплаты подотчётному лицу аванса или компенсации по авансовому отчёту.
- По курсу НБУ на дату, когда подотчётное лицо фактически понесло расход (расходы) в иностранной валюте.
- По коммерческому кросс-курсу банка-эмитента корпоративной (зарплатной, собственной) карты, которой подотчётное лицо расплачивалось за границей во время командировок, и т. п.
Давайте попробуем разобраться в этом непростом вопросе. Как мы отмечали выше, действующее украинское законодательство не содержит чётких разъяснений на этот счёт, поэтому сразу предупредим: всё описанное ниже — лишь один из возможных вариантов отражения в учёте подобных операций.
Мы считаем, что авансовые отчёты по «зарубежным командировкам» должны составляться и отражаться в учёте именно в иностранной валюте (то есть в валюте страны, в которой подотчётное лицо понесло расходы по такой командировке), а не в украинской гривне (как это часто бывает на практике). Соответственно, в учёте предприятия такая операция также должна отражаться как «валютная операция». Если на дату отражения в учёте авансового отчёта возникает задолженность предприятия перед подотчётным лицом (аванс такому подотчётному лицу не выдавался вообще или же его сумма была меньше фактической суммы расходов подотчётного лица по такому авансовому отчёту), предприятию необходимо признавать в учёте курсовые разницы в соответствии с пунктом 8 Положения (стандарта) бухгалтерского учёта 21 «Влияние изменений валютных курсов», утверждённого приказом Министерства финансов Украины от 10.08.2000 г. № 193, на каждую дату баланса. При этом выплата задолженности по таким авансовым отчётам должна проводиться в украинской гривне с применением курса НБУ к таким иностранным валютам по состоянию на дату выплаты предприятием задолженности подотчётным лицам по таким авансовым отчётам.
Если подотчётному лицу выдавался аванс в украинской гривне на зарубежную командировку (в полной сумме или частично), предприятию, на наш взгляд, следует отражать в учёте расходы по соответствующему авансовому отчёту с применением курса НБУ на дату выдачи такого аванса.
