Нужно ли компании переходить на электронный документооборот
Мы все привыкли к бумажному документообороту: это понятно и удобно. Зачем вкладывать средства в изменения, если и так всё работает неплохо? Но если задуматься и посчитать, сколько часов уходит на ручные операции, становится ясно, что такая практика отнимает много времени и мешает развитию бизнеса.
К тому же, чтобы сохранить эффективность в условиях карантина, многие работодатели переводят работников на дистанционный (удалённый) режим работы. Конечно, это возможно, только если работники могут выполнять свои трудовые обязанности дома и их присутствие в офисе не обязательно.
В результате многие компании столкнулись с трудностями:
- невозможно вовремя получить и подписать первичные учётные документы
- нарушаются условия, прописанные в договорах
- могут задерживаться платежи.
Однако ко всем проблемам можно подходить как к потенциальным возможностям, и это хороший шанс для любой компании повысить уровень автоматизации процессов и перейти на электронный документооборот. Это также позволит руководству оперативно получать информацию, необходимую для принятия бизнес-решений.
Какие нормативные документы регулируют электронный документооборот
Электронный документооборот основан на электронной обработке учётно-аналитической информации, которая включает формирование первичных электронных документов, автоматизированный банк данных и порядок обработки информации.
Сегодня предприятия подают налоговую отчётность в электронном виде, но первичную документацию ведут на бумаге. Однако и её можно оформлять в электронном виде — об этом сказано в официальных документах, таких как:
- Закон Украины № 851 «Об электронных документах и электронном документообороте»
- Статья 9 Закона Украины № 996 «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине»
- п. 2.1 Положения № 88 «О документальном обеспечении записей в бухгалтерском учёте» разрешают составлять первичные документы в электронной форме.
Каковы основные преимущества электронного документооборота
Преимущества, которые бизнес получает от перехода на электронный документооборот, действительно весомы:
- это самый быстрый способ получать первичные учётные документы
- новый уровень безопасности и прозрачности, поскольку все этапы обработки документов протоколируются и сохраняются, а электронная подпись защищает важную информацию от посторонних
- возможность значительно сэкономить время — достаточно ценный ресурс
- оптимизация работы сотрудников и повышение их эффективности
- сокращение расхода бумаги и плюсы в карму за экологическую сознательность.
На нашем YouTube-канале «Бизнесуй» можно посмотреть интересное и полезное видео об электронном документообороте — это займёт всего 5 мин.
Как выбрать сервис электронного документооборота: Медок, Вчасно или Document Online
Электронный документооборот — на самом деле это легко. Первый шаг к его внедрению — электронная подпись (ЭЦП). Поэтому переход с бумаги на цифру предприятию нужно начать с того, чтобы оформить ЭЦП уполномоченным лицам, которые будут представлять компанию. ЭЦП имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, и подтверждает достоверность данных. К тому же после отмены печатей на документах и введения административной ответственности за требование печати проверить происхождение подписи на бумаге довольно сложно.
Для автоматизации и упорядочения всех процессов, связанных с документами, существуют сервисы электронного документооборота. Самые популярные сервисы на украинском рынке: М.E.Doc, Вчасно и Document Online.
Все сервисы электронного документооборота позволяют:
- подписывать электронные документы
- обмениваться ими с контрагентами
- вести отчётность.
В чём же разница? Только в тарифах и индивидуальных потребностях компании.
Сервис М.E.Doc
- Самый популярный программный продукт для электронного документооборота между контрагентами.
- Вы сможете интегрировать его с 1С:Предприятие, SAP, Microsoft Dynamics CRM, OneBox.
- Вы можете подключить дополнительные модули, а именно:
- автоматизация расчёта и начисления зарплаты и кадрового учёта
- регистрация акцизных накладных и ТТН, обмен ими
- мгновенная подача отчётности в контролирующие органы в электронном виде
- учёт НДС — полный цикл работы с НН и РК в электронном виде
- Цены на программу «M.E.Doc» зависят от потребностей клиента:
-
- стоимость программы для юридических лиц начинается от 1700-2200 грн/год
- стоимость программы для ФЛП от 340-670 грн/год
- стоимость программы МОДУЛЬ «Государство. Учёт НДС» от 800-1200 грн/год.
Стоимость консультации и настройки компьютерной программы «М.Е.Doc» в офисе клиента — 490 грн за 1 час.
Сервис Вчасно
- Вы можете интегрировать сервис с вашей ERP-системой (1C/BAF, SAP, MS Dynamics и т. д.), любой CRM-системой и личным кабинетом на вашем сайте.
- У вас будет доступ 24/7 с любых устройств.
- Вы можете выбирать из 3 тарифов:
- тариф «Начальный» — до 4 сотрудников, бесплатно
- тариф «Профессиональный» — 5 и более сотрудников, стоимость 7 500 грн/год
- тариф «Интеграция» — работа из вашей учётной системы, стоимость 1,8 грн за документ + 2 000 грн/год за интеграционный шлюз.
С 1 июня 2021 года тарифы изменятся. Также планируют добавить тариф «ПРО+» стоимостью 25 000 грн: до 75 пользователей, количество документов не ограничено.
Сервис Document Online
- Вы сможете пользоваться услугами с любых стационарных или мобильных устройств с выходом в интернет независимо от установленной на них операционной системы.
- Сможете интегрировать сервис с учётными системами 1С: обмен первичными документами, регистрация налоговых накладных и расчётов корректировки, отчётность в контролирующие органы.
- Можно выбрать бесплатный пакет «Demo» — не более 10 документов.
- Вы сможете бесплатно проконсультироваться со специалистом.
- Стоимость других пакетов зависит от количества документов, но при этом действует система скидок.
Что такое портал «Дія» и каковы его возможности
Подписать электронный документ можно и онлайн. Для этого есть сервис подписания документов, который запустили на портале «Дія» в апреле 2020 года.
Какие же преимущества даёт портал «Дія»:
- если коммуникация с контрагентом налажена, подписать документ онлайн можно за несколько минут
- подписанный документ остаётся только в вашем браузере и не передаётся на портал «Дія», что гарантирует вам полную безопасность
- благодаря шифрованию открыть информацию может только уполномоченное лицо, у которого есть секретный ключ
- на портале «Дія» есть функция проверки ЭЦП: вы можете получить информацию обо всех подписях в файле, имя лица, время подписи, номер сертификата и др.
Поэтому ничто не мешает использовать первичные учётные электронные документы в бухгалтерском учёте и подавать их государственным органам на проверку.
Если ваша компания хочет перейти на электронный документооборот, но не знает, как сделать это правильно и быстро, обращайтесь к нам — мы поможем вам успешно реализовать этот проект.
