Закон об электронных трудовых книжках от 10.03.2021 года
Введение электронных трудовых книжек — ещё один шаг на пути внедрения цифровых технологий в Украине. 10 марта 2021 года Верховная Рада Украины приняла Закон «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учёта трудовой деятельности работника в электронной форме» №1217-IX (далее — Закон №1217), который вступил в силу через 3 месяца со дня опубликования, то есть уже с 10 июня 2021 года все работодатели должны подать в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр застрахованных лиц) сведения из бумажных трудовых книжек о трудовой деятельности своих работников.
На подачу сведений о трудовой деятельности работников в Реестр застрахованных лиц работодателям отведено 5 лет — до 10.06.2026 года.
Учёт трудовой деятельности работников в электронной форме будет вестись в соответствии с Порядком учёта трудовой деятельности работника, физического лица — предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме, утверждённым постановлением Кабинета Министров Украины от 27 ноября 2019 г. № 1084 (далее — Постановление №1084).
Что такое электронная трудовая книжка
Определение «электронной трудовой книжки» прямо не закреплено в Законе №1217. Однако, исходя из анализа правовых норм, можно отметить, что электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажных трудовых книжек, поэтому в ней будет отражаться вся информация о стаже, которая есть в бумажной книжке.
Кроме того, электронная трудовая книжка не будет существовать как конкретный электронный документ. Учёт трудовой деятельности будет вестись в составе персональной электронной учётной карточки в Реестре застрахованных лиц.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Закон №1217 предусматривает переходный 5-летний период, в течение которого Пенсионный фонд Украины должен внести в Реестр застрахованных лиц недостающие сведения о трудовой деятельности работников на основании сведений, поданных работодателем (страхователем) или застрахованным лицом в порядке и сроки, установленные Пенсионным фондом Украины по согласованию с центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере социальной защиты населения, и центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере трудовых отношений.
После «оцифровки» трудовой книжки работодатель обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки работнику на руки под подпись.
Если работник захочет продолжить её ведение, то работодатель по требованию работника будет обязан параллельно с электронным учётом трудовой деятельности вносить в бумажную трудовую книжку записи о приёме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе. Рекомендуем оформлять такое «требование» работника письменно — в виде заявления работника.
В течение переходного периода можно будет использовать как бумажную трудовую книжку, так и электронную форму уже имеющихся или внесённых сведений о трудовой деятельности.
Каковы преимущества электронной трудовой книжки
Можно выделить следующие преимущества электронных трудовых книжек перед бумажными:
- Удобство. Электронная цифровая книжка удобна в доступе как для самого лица, так и для работодателя, который вносит информацию о трудовой деятельности работника, а также для уполномоченных органов, в частности для Пенсионного фонда Украины.
- Доступ 24/7. Каждый может в любое время проверить информацию о накопленном трудовом и страховом стаже, в том числе с помощью приложения «Пенсионный фонд», о котором пойдёт речь ниже.
- Автоматическое начисление пенсии. Электронная трудовая книжка позволит уполномоченным органам назначать лицу пенсию автоматически (без обращения) и без сбора документов за всю его трудовую деятельность.
- Снижение рисков потери. Снижаются негативные риски, связанные с потерей бумажной трудовой книжки и её последующим восстановлением.
Где можно найти и посмотреть свою электронную трудовую книжку. Пенсионный фонд: личный кабинет.
Каждое застрахованное лицо может просмотреть имеющуюся о нём информацию, в том числе свой трудовой или страховой стаж, в личном кабинете на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.
Также Пенсионный фонд Украины разработал мобильное приложение «Пенсионный фонд Украины», которое можно скачать в Google Play или App Store в зависимости от операционной системы вашего мобильного устройства.
Оно обеспечивает доступ с мобильных устройств к электронным сервисам Пенсионного фонда Украины и позволяет застрахованным лицам просматривать сведения из Реестра застрахованных лиц (анкетные данные, предоставленную работодателем (страхователем) информацию о заработной плате, уплаченные в пользу лица страховые взносы, накопленный страховой стаж). Это мобильное приложение делает общение с Пенсионным фондом максимально удобным и оперативным.
Как перейти на электронные трудовые книжки и что для этого нужно
Переход на электронные трудовые книжки может осуществить как застрахованное лицо, так и работодатель через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины: для этого подаются сканированные или оцифрованные копии предусмотренных законодательством документов (трудовой книжки, справок и т. д.), на которые страхователь или застрахованное лицо обязательно накладывает квалифицированную электронную подпись.
Для внесения информации о трудовой деятельности необходимо включить (п.5. Постановления №1084):
- сведения, позволяющие идентифицировать лицо
- сведения о периодах трудовой деятельности
- данные об особых условиях труда, дающих право на льготы по общеобязательному государственному социальному страхованию
- информацию о судимости за совершение преступления и о лишении права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью
- информацию о подтверждении стажа работы, приобретённого лицом за пределами Украины, для суммирования периодов стажа работы в соответствии с международными договорами, согласие на обязательность которых дано Верховной Радой Украины.
Также нужно обязательно отправить сканированную копию согласия работника на обработку его персональных данных.
Если же сведения о трудовой деятельности подаёт лично работник, то согласие на обработку персональных данных он даёт, проставив соответствующую отметку в электронном кабинете застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.
Если у вас возникают трудности с переводом своих работников на электронные трудовые книжки или вы не хотите тратить дополнительное время на сканирование и оцифровку документов, заполнение необходимых сведений и подтверждение той или иной информации, которую требует законодательство, — обращайтесь к нашим юристам из Адвокатского бюро Ольги Петрухиной, и они оперативно и без лишних хлопот помогут вам успешно внедрить это нововведение.
Или рассмотрите возможность передать все процессы на бухгалтерский и кадровый аутсорсинг нашей компании.
