В это сложное время, когда мы сталкиваемся с новыми вызовами из-за полномасштабной военной агрессии России против Украины, растёт роль неприбыльного сектора в преодолении её последствий и помощи уязвимым слоям населения. Весь цивилизованный мир помогает Украине, в том числе через финансирование международными донорами социальных проектов, которые реализуют украинские НПО. Однако грантодатели, финансируя их, требуют от организаций прозрачной системы учёта и отчётности. Есть и другие требования к расходованию средств:
- целевое расходование,
- соблюдение правил закупок,
- запрет на финансирование отдельных категорий расходов и т. п.
Требования доноров к учёту и отчётности
Основные требования — это наличие чёткой системы учёта, которая обеспечивает точное отражение всех доходов и расходов, связанных с проектом. Учёт должен быть построен так, чтобы можно было легко проследить источники поступлений и направления использования финансов. Кроме того, доноры часто настаивают на регулярной отчётности — как финансовой, так и программной. Это значит, что организация должна не только подробно показать, как были потрачены средства, но и отчитаться о достигнутых результатах проекта.
Основные требования доноров к учёту:
- Целевое использование средств.
- Соблюдение правил закупок.
- Запрет на финансирование определённых расходов.
- Своевременная подача финансовых и программных отчётов.
Отличия учёта в неприбыльных и коммерческих организациях
Бухгалтерский учёт в неприбыльных организациях существенно отличается от учёта на коммерческих предприятиях. Основная цель коммерческих организаций — получение прибыли, тогда как неприбыльные организации работают на благо общества, и все полученные средства направляются на реализацию социальных проектов. Поэтому неприбыльные организации ведут учёт и отчитываются не ради оценки финансовой успешности, а чтобы показать целевое использование ресурсов.
Основные отличия:
- Отсутствие цели получения прибыли.
- Фокус на целевом использовании средств.
- Обязательная отчётность перед донорами и государственными органами.
- Особые требования к прозрачности и подотчётности.
Принципы ведения бухгалтерии для неприбыльных организаций
При ведении бухгалтерского учёта неприбыльные организации должны соблюдать несколько важных принципов. Во-первых, учёт должен быть прозрачным, чтобы все заинтересованные стороны могли проверить, как используются финансовые ресурсы. Во-вторых, должна быть обеспечена чёткая сегрегация фондов: деньги, предназначенные для одного проекта, не должны использоваться для другого. Кроме того, бухгалтерский учёт в неприбыльных организациях должен соответствовать требованиям национального законодательства и доноров.
Ключевые принципы:
- Прозрачность и подотчётность.
- Сегрегация фондов.
- Соблюдение требований донора.
- Своевременное составление финансовых отчётов.
Основные этапы бухгалтерского учёта проекта
Бухгалтерский учёт проекта в неприбыльной организации состоит из нескольких важных этапов. На первом этапе, ещё до начала реализации проекта, нужно разработать и утвердить бюджет. Затем, во время реализации проекта, ведётся текущий учёт всех финансовых операций. Это получение и фиксация средств, учёт расходов, закупок и заработной платы. После завершения проекта организация составляет итоговый финансовый отчёт, который отражает все расходы и сравнивает их с утверждённым бюджетом.
Этапы учёта:
- Подготовка бюджета.
- Текущий учёт расходов и доходов.
- Формирование промежуточных отчётов.
- Подготовка итогового отчёта.
Виды необходимой бухгалтерской документации для неприбыльных организаций
Для ведения бухгалтерского учёта и отчётности неприбыльная организация должна обеспечить надлежащее ведение документации. Каждая финансовая операция должна подтверждаться соответствующим документом — это обеспечивает прозрачность и подотчётность.
Основные виды документов:
- Бюджет и смета проекта.
- Платёжные поручения и банковские выписки.
- Акты выполненных работ и накладные.
- Отчёты о целевом использовании средств.
Кто пользуется данными бухгалтерского учёта проекта
Получение следующих траншей и готовность доноров финансировать новые проекты напрямую зависят от своевременного, правильного и полного отчёта НПО о расходах. Если средства потрачены не по назначению, донор может не признать эти расходы и потребовать их возврата.
Кто сопровождает бухгалтерский учёт проекта — требования
Большинство доноров требует проведения независимого аудита после завершения проекта. Аудиторы обычно общаются с бухгалтером или финансовым менеджером проекта. От их квалификации зависит, будет ли отчётность подтверждена без замечаний и рекомендаций.
Поэтому бухгалтер (финансовый менеджер) играет ключевую роль в успешной реализации проекта и в возможности получить финансирование на следующие проекты. Руководителю НПО важно тщательно подбирать для этого специалистов. Ведь учёт НПО в целом и учёт отдельного проекта отличаются. Проектному бухгалтеру важно иметь специфические знания и навыки, в частности о требованиях донора, которых может не быть у главного бухгалтера НПО.
Преимущества сотрудничества с UHY Prostir
Специалисты UHY Prostir имеют значительный опыт ведения бухгалтерского учёта для НПО и ФЛП. За последние 15 лет они детально изучили требования международных доноров, представленных в Украине. Кроме того, у них большой опыт проведения независимых аудитов проектов, поэтому они понимают, на что аудиторы будут обращать внимание после завершения проекта.
Наши специалисты не только ведут бухгалтерский учёт и готовят отчётность по проекту, но и помогают менеджменту НПО решать многие важные сопутствующие вопросы:
- Сбор, подготовка, анализ и корректировка первичных документов, связанных с реализацией проекта.
- Консультации по вопросам трудоустройства штатных работников и других лиц, которые работают на проекте.
- Консультации о возможных налоговых и бухгалтерских рисках, связанных с операциями по проекту, а также о рисках потери статуса «неприбыльной организации». Один из самых распространённых рисков — исключение из Реестра неприбыльных организаций с последующим доначислением налога на прибыль.
- Контроль остатков средств в пределах отдельных бюджетных статей.
- Консультации о приемлемости или неприемлемости расходов с точки зрения требований донора и грантового соглашения.
- Ведение коммуникаций с донорами по финансовым вопросам, в том числе после завершения проекта.
От чего зависит стоимость услуг
Цена услуг зависит от следующих факторов:
- общий бюджет проекта,
- срок реализации проекта,
- характер запланированных мероприятий,
- наличие или отсутствие субгрантов,
- частота отчётности перед донорами,
- дополнительные задачи, которые будут ставиться перед бухгалтером.
По нашему опыту, стоимость таких услуг может быть сопоставима с ежемесячной зарплатой бухгалтера проекта на период его реализации, а в некоторых случаях — даже ниже. При этом мы готовы оказать услуги, которые выходят за пределы обычного ведения бухгалтерии и подготовки финансовой отчётности.
Кроме того, поскольку у нас несколько специалистов, мы можем гарантировать непрерывность обслуживания проекта независимо от возможных форс-мажорных обстоятельств, таких как болезнь, переезд или увольнение бухгалтера.
Поэтому, выбирая специалистов UHY Prostir, вы можете быть уверены в соблюдении всех требований донора к финансовой отчётности и целевому использованию средств, а также сократить расходы на услуги и направить сэкономленные средства на более важные нужды проекта.
Остались вопросы? Напишите нам.
