Гайд для бухгалтеров в IT
Как отличить выдающегося бухгалтера от скучного зануды? Всё очень просто: выдающийся бухгалтер помогает компании достигать её целей, разделяет её ценности, но не отступает от своих. Относись к бухгалтерскому учёту в IT как к внутреннему сервису, а обеспечивать выдающийся сервис — вот что должно быть твоей мантрой. В этой статье я собрал 9 правил для успешного бухгалтера в IT. Они основаны на моём опыте общения с клиентами и управления компанией бухгалтерского аутсорсинга на протяжении последних 16 лет.
1. Умение презентовать
Ничто меня так не раздражает, как таблица, для чтения которой пишут лонгриды: столбцы с цифрами, которые нельзя просуммировать, или залитые цветом ячейки без единого коммента. Вдобавок к этому — мейлы без темы или с темой вроде «этот мейл». Или текст мейла из разряда «попробуй догадайся, что я имел(а) в виду» или «сейчас как-нибудь напишу, а потом объясню, что имелось в виду».
⇒Тебе не нужно становиться мастером презентаций, но донести информацию до коллег и менеджмента вовремя и так, чтобы они не тратили время на выяснение того, что ты имел в виду, — это твоя ответственность, а значит, и задача.
2. Работай с Google Docs или Sharepoint
Знакома ли тебе ситуация, когда ты получаешь таблицу прямо в тексте письма? И что с ней делать? Я с этим ничего не делаю, просто прошу заново прислать ссылку на документ. В переписке не гоняй вложенные файлы, а просто отправляй ссылку, и проверь, открыт ли доступ для чтения, комментариев или редактирования.
⇒ Если в твоей компании нет политики хранения файлов, продумай свою систему рабочих папок и обязательно опиши её. Как минимум, если решишь уйти из компании, будет очень просто передать дела — достаточно раздать доступы.
3. Бухгалтерские документы на месте
Большинство руководителей при словах «налоговая проверка» напрягаются: это не самая приятная и не очень ожидаемая встреча. Представим, что клиент не платит и руководитель запросил доки для юриста, а значит — для суда, чтобы вернуть наши честно заработанные. Или клиент не заплатил вовремя, потому что у него нет оригинала допсоглашения. Сегодня порядок в документах — залог не только твоего здорового сна, но и сна руководителя.
⇒ Иметь оригиналы в папках на сервере или в папках в офисе — вот к чему ты должен стремиться. Узнай всё о резервном копировании папок с бухгалтерскими документами, у кого есть доступ к бэкапам, и проверь, как это работает.
4. Борьба с рутиной и тотальная автоматизация всего
Как и в любой профессии, у бухгалтера есть свои особенности. Вот что я нередко встречаю: затраты времени бухгалтера на все процессы до автоматизации составляли, например, 40 часов в неделю, а после автоматизации — всё те же 40 часов в неделю. Странно, правда? Поэтому главная цель автоматизации — высвободить твоё время и время твоих коллег, и это должно отразиться в твоём рабочем календаре. Наши кейсы — это потери времени на подготовку выборки, выгрузку/загрузку, например, из клиентской ERP в бухгалтерскую программу, из бухпрограммы куда-то ещё по цепочке.
⇒ Ты должен ненавидеть рутину и связанную с ней грубую ручную работу, бороться с ней ежечасно, упрощать и автоматизировать всё, что автоматизируется, и всё, что не автоматизируется.
5. Разберись в IT-бизнесе
Узнай, кто отвечает за подписание документов, а кто — за принятие решений (иногда это разные люди), изучи уставные документы: там можно найти много интересного. Разберись, что за продукт у компании, кто покупатели, поставщики, как выстроена система приёмки работ и оплаты, ознакомься с договорами, кадровыми делами.
⇒ Будь любознательным, спрашивай обо всём, что тебе непонятно. Не бойся быть навязчивым: так ты проявляешь заботу о компании.
6. Ориентируйся в налоговом законодательстве, будь в курсе последних изменений, знай всё о ФЛП
Ведение бухгалтерского учёта, подготовка налоговых отчётов, начисление з/п и прочее важное для госорганов — твоя обязанность, и ты должен знать, как это организовать, сопровождать и не тратить на это много времени, ведь не для этого тебя берут на работу :). Специфика нашего украинского IT-бизнеса — это ещё и плотная работа с ФЛП (читай: с сотрудниками), часто ВЭД. Чтобы не тратить время на изучение апдейтов законодательства, подпишись на проверенные рассылки, вступай в бухгалтерские комьюнити — это сэкономит тебе время.
⇒ Если вопрос высокорисковый или сложный для тебя, иди к менеджменту и проси обратиться за разъяснением к налоговым консультантам, это нормально. Следи за сроком действия ЭЦП директора.
7. Платежи
Сроки оплат — это священная корова. Обычно IT-компании готовят платёжный календарь, и с ним тебе будет проще знать, когда, кому и сколько денег перечислить, от кого и когда мы должны получить деньги. Если платёжного календаря нет, подготовь его сам — это хороший знак.
⇒ Твоя задача — заранее увидеть кассовый разрыв и сообщить об этом руководству. Деньги должны быть получены и перечислены вовремя — это ещё одна твоя главная мантра.
8. Готовься выполнять «не бухгалтерскую» работу
Подготовка финансового бюджета? Возможно, к тебе обратятся с такой задачей. Что здесь важно знать? В сухом остатке цель любого бюджета — определить, достаточно ли у нас ресурсов, чтобы прожить этот период без дополнительных финансовых вливаний. Подготовка договоров? Не пугайся и не говори, что ты не юрист, — это раздражает. Для руководителя ты почти юрист :). Как правило, у IT-компаний есть набор шаблонов: просто получи к ним доступ и смело заполняй допсоглашения, договоры. Если шаблонов нет, обратись к юристам или консультантам, чтобы их подготовили.
⇒ Если попросят сдавать отчёты за сотрудников-ФЛП, тоже не отказывай, для IT это нормально. Сюда же приказы о приёме на работу, да и вообще все кадровые вопросы — это тоже твоё :).
9. Бережём природу — Greenpeace наше всё
Ты можешь не быть бухгалтером-веганом, но беречь природу — это must-do. Как минимум борись с любыми проявлениями бумажных завалов. Если уж нужно что-то распечатать, сначала подумай: возможно, хватит распечатать это на черновиках.
⇒ Помоги организовать сортировку мусора в офисе, показывай коллегам на своём примере, как они могут в этом помочь, и ты внесёшь свой посильный вклад в будущее нашей планеты.
⇒⇒⇒ Если же нужны советы или консультации специалистов по ведению бухгалтерского и налогового учёта в IT — обращайся. Всегда рады помочь.
Александр Койнов
CEO UHY Prostir
