Регистрация общественной организации — это лишь первый шаг к полноценной работе. Важно учесть несколько ключевых аспектов, в частности открытие счёта, организацию бухгалтерского учёта и выбор программного обеспечения для ведения финансовой и кадровой отчётности. В этой статье мы рассмотрим, на что стоит обратить внимание при решении этих вопросов, чтобы обеспечить эффективную работу вашей организации с самого начала.
Компания UHY Prostir оказывает услуги по регистрации общественных организаций и иностранных НПО. По ссылке можно найти необходимую информацию.
В этой статье мы осветили следующие темы:
- какие ключевые моменты необходимо предусмотреть при открытии счёта для общественной организации;
почему ещё на этапе регистрации нужно определиться, кто будет вести бухгалтерский или просто учёт и начислять з/п;
как выбрать программное обеспечение для ведения бухгалтерского учёта, кадрового учёта и начисления заработной платы.
Юридические тонкости открытия счёта для ОО
На этапе сбора документов для регистрации (аккредитации) иностранных негосударственных организаций (НПО) важно сразу узнать о процедуре открытия счёта в выбранном вами банке и подготовить для этого отдельный пакет документов.
Согласно Закону Украины «О предотвращении и противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения» (далее — Закон № 361-IX) все банки в Украине обязаны проводить финансовый мониторинг. У неприбыльных организаций, в частности благотворительных, банки проверяют документы тщательнее, чтобы снизить риск использования счетов для отмывания денег.
При открытии счёта банк тщательно проверяет поданные документы. После открытия счёта важно знать, что такое пороговые и подозрительные финансовые операции (ст. 20–21 Закона № 361-IX).
Иногда открытие счёта может затянуться, а платить работникам зарплату уже нужно. В таком случае можно воспользоваться услугами аутстаффинга — когда другая компания временно нанимает работников и передаёт их в распоряжение вашей организации.
Также может возникнуть ситуация, когда устав обособленного подразделения НПО не позволяет заключать сделки на суммы, превышающие определённый лимит. В таком случае для оплаты можно привлечь материнскую компанию или донора. Прямых запретов в законодательстве нет, главное — правильно оформить договор, и с этим могут помочь специалисты UHY Prostir.
Как ОО открыть счёт в банке — этапы
Выбор банка
Первый шаг — выбрать банк, который лучше всего подходит для нужд вашей организации. Стоит обратить внимание на комиссии за обслуживание счёта, доступные банковские услуги (например, интернет-банкинг), а также опыт банка в работе с неприбыльными организациями.
Сбор необходимых документов
Чтобы открыть счёт, ОО должна предоставить банку пакет документов, который обычно включает:
- Устав общественной организации.
- Свидетельство о государственной регистрации.
- Выписка из ЕГРПОУ (Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей).
- Протокол собрания о создании организации и назначении руководителя.
- Паспорт и идентификационный код руководителя организации.
- Доверенность на подписание документов, если документы подаёт не руководитель.
Прохождение финансового мониторинга
Согласно законодательству Украины банки обязаны проводить финансовый мониторинг всех клиентов, в том числе неприбыльных организаций. Это означает, что банк может потребовать дополнительные документы или пояснения об источниках средств, особенно при крупных переводах или получении финансирования из-за рубежа.
Открытие счёта
После подачи всех необходимых документов и прохождения проверки банк открывает счёт общественной организации. Как правило, этот процесс занимает от нескольких дней до недели.
Что делать после открытия счёта
Завершённая процедура регистрации и открытый счёт — это только начало деятельности для достижения поставленных целей и задач. А поскольку общественные и благотворительные организации обязаны отчитываться перед контролирующими органами и донорскими организациями (об этом мы говорили в предыдущей статье), стоит продумать:
- выявление;
- измерение;
- регистрацию;
- накопление;
- обобщение;
- хранение и передачу информации о своей деятельности внешним и внутренним пользователям для принятия решений, то есть организацию ведения бухгалтерского учёта.
Правильная организация учёта — это гарантия точной отчётности, а она повышает доверие доноров и общества. Несоблюдение трудового законодательства, неправильное оформление работников или ошибки в начислении зарплаты и отпускных могут привести к штрафам и проверкам. На исправление ошибок уходит много времени.
Поэтому не стоит вести учёт в Excel — лучше использовать современные программы, которые помогают автоматизировать процессы и соответствовать требованиям украинского законодательства.
Как выбрать ПО для ведения бухгалтерского учёта
Из-за военных действий в Украине существуют неконтролируемые риски потери имущества и человеческих жизней. Поэтому главное — позаботиться о безопасности своих работников. Использование облачных технологий становится необходимостью. При выборе программного обеспечения для бухгалтерии важно учитывать следующие требования:
- соответствие законодательству Украины (налоговому, трудовому);
- возможность синхронизации с другими программами и процессами;
- доступ к данным из любой точки мира, где есть интернет;
- возможность удалённой работы с информацией;
- безопасность хранения данных (программы российского происхождения не подходят из-за рисков блокировки);
- регулярные обновления программ в соответствии с изменениями в законодательстве.
Материнской компании и местным исполнителям следует внимательно изучить рынок программ (или ERP-систем) и выбрать ту, которая лучше всего отвечает их потребностям.
Выводы
Подводя итог, отметим: процесс регистрации НПО имеет много особенностей и нюансов, от которых зависят не только налоговые последствия деятельности организации, но и операционная деятельность, в частности эффективность распределения рабочего времени персонала, бухгалтерского и кадрового учёта, а также возможность их ведения в программном обеспечении и сохранность данных.
Особенно важно выбрать квалифицированную подрядную организацию, у которой есть профильные специалисты как в бухгалтерской (налоговой), так и в юридической сфере и которая обеспечит дифференцированный подход при анализе цели создания организации и, соответственно, при её регистрации и постановке на соответствующие учёты в контролирующих органах. Всем этим занимаются эксперты UHY Prostir.
Ссылки и сокращения
- Закон Украины «О предотвращении и противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения» от 06.12.2019 № 361-IX
- НПО — неправительственная организация, или негосударственная организация, или NGO (Non-Governmental Organization), или ОО — общественная организация, или общественный союз, или БУ — благотворительное учреждение, или благотворительное общество, или общественное объединение.
Наталия Литвиненко
Руководитель проектов
Владимир Живун
Эксперт
