С чего начинается правильный кадровый учёт в бизнесе

В нашу компанию часто обращаются руководители и владельцы бизнеса с вопросом, как правильно организовать эффективный кадровый учёт с соблюдением всех требований действующего законодательства.

Стоит отметить, что кадровый учёт — довольно объёмный процесс, но мы постараемся раскрыть его ключевые аспекты. В частности:

• Определим первые шаги в организации и ведении кадрового учёта.
• Сравним особенности организации кадровой работы силами внутренней или внешней (кадровый аутсорсинг) кадровой службы.
• Поделимся успешным кейсом.

Любой работодатель обязан вести кадровый учёт. Этого требует трудовое законодательство, чтобы обеспечить социальные гарантии работников. Выясним, что же представляет собой этот процесс. Кадровый учёт — это совокупность мер, связанных со сбором, обработкой, хранением и использованием информации о персонале.

С каких процессов стоит начать организацию кадрового учёта:

1. Определение цели кадрового учёта для вашей компании.
2. Формирование задач для вашей кадровой службы.
3. Решение о том, какими способами обеспечить выполнение задач кадровой службы.
4. Поиск исполнителя.

После этих шагов стоит дать исполнителям доступ к необходимым ресурсам и инструментам и установить механизм контроля за выполнением поставленных задач, чтобы выявлять слабые места и при необходимости совершенствовать организацию кадрового учёта.

Как показывает наш опыт, к основным функциям кадровой службы относятся:

• Оформление и организация движения кадров, ведение кадровой документации;
• Контроль и соблюдение норм трудового законодательства;
• Учёт рабочего времени и расходов на оплату труда;
• Подготовка отчётов

Как видим, роль кадровой службы на предприятии довольно важна: она помогает обеспечить соответствие законодательству и стандартам бизнеса.

Сравним особенности организации кадровой работы силами внутренней или внешней (кадровый аутсорсинг) кадровой службы.

Чтобы лучше понять, кому же передать ведение кадрового учёта в бизнесе, сравним особенности работы с внутренней кадровой службой и с аутсорсингом. В общем понимании кадровый аутсорсинг — это делегирование ведения кадрового учёта внешним исполнителям: профильным специалистам, фрилансерам или компании. Предлагаем рассмотреть основные преимущества и недостатки каждого из подходов.

Кадровая служба

Преимущества:

• Штатные сотрудники больше интегрированы во внутренние процессы, ведь они лично общаются с каждым работником.
• Более быстрая реакция на запросы и изменения в бизнесе, поскольку исполнители находятся непосредственно в офисе.
• Внутренняя информация о персонале не выходит за пределы компании.
• Работники кадровой службы общаются между собой, поэтому могут предлагать коллегам персонализированные программы обучения, передавать опыт.

Недостатки:

• Организационные вопросы отвлекают от основных бизнес-процессов.
• Регулярные расходы на заработную плату, соцпакет, админрасходы и т. п.
• Сложно найти квалифицированного работника, затраты на рекрутинг.
• Нужно регулярно обучать персонал и повышать его квалификацию.
• Приходится обустраивать рабочие места.
• Необходимо организовать доступ к источникам информации и базам знаний.
• Бизнес может зависеть от ключевых специалистов, поэтому, когда они увольняются и приходится искать замену, могут возникать определённые риски

Аутсорсинг

Преимущества:

• Кадровым делопроизводством занимаются опытные специалисты и эксперты с широким спектром знаний.
• Оплачивается оговорённый и фактически выполненный объём работы.
• Вероятность финансовых рисков минимальна, а взаимоотношения подкреплены договором.
• Специалисты по кадровому аутсорсингу отвечают за свою работу и заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве.
• Аутсорсинг подстраивается под особые потребности заказчика.
• Поскольку аутсорсинг берёт на себя ряд кадровых операций, руководство может сосредоточиться на стратегических бизнес-процессах.

Недостатки:

• Контроль за ходом и качеством выполнения задач может быть слабее.
• Существует риск утечки данных при их передаче внешним пользователям.
• Из-за физической удалённости от заказчика иногда могут возникать задержки с ответами.
• Смена исполнителя, ответственного за кадровый учёт, может быть очень трудоёмкой и долгой.

Итак, преимущества кадрового аутсорсинга для компаний малого и среднего бизнеса и НПО очевидны.

Как и обещали, делимся с вами одним кейсом из нашей практики.

К нам обратился владелец интернет-магазина с вопросом: как ему правильно организовать кадровый учёт? В штате клиента было десять человек: руководитель, финансовый менеджер и восемь менеджеров по продажам; все сотрудники работали дистанционно и физически находились в разных городах Украины.

Проблема, которую озвучил владелец, — определённая текучесть кадров среди менеджеров, из-за чего при дистанционной работе не всегда удавалось оформить документы на увольнение. Клиент был обеспокоен тем, как ему организовать кадровое делопроизводство, в частности подписание приказов, трудовых договоров, заявлений и т. п., учитывая, что всегда есть риск: человек может неожиданно уволиться и оставить его с проблемами из-за неоформленной трудовой документации.

Изучив его бизнес, мы пришли к выводу, что с сотрудниками нужно заключить договоры гражданско-правового характера сроком на один месяц. Также мы порекомендовали зафиксировать письменно, что на исполнителе лежит обязанность за 10 дней до следующего месяца сообщать о любых обстоятельствах, которые могут повлиять на его способность заключать последующие договоры и выполнять свои обязательства.

Предложенный подход помог обеспечить прозрачность сотрудничества между сторонами и снизил риск неоформления кадровых документов до нуля.

Виктория Новодворская

Бухгалтер

UHY Prostir Accounting Servises