Во время военного положения ведение кадрового учёта имеет особенности, которые важно учитывать руководителям неправительственных организаций. От точности и своевременности этого процесса зависит не только эффективность работы организации, но и обеспечение прав и гарантий работников в сложных условиях. Поэтому рассказываем об организации трудовых отношений в НПО.
В этом материале речь идёт:
- о том, как оформлять работников в штат во время военного положения;
- об основной кадровой документации для НПО.
Документы для официального трудоустройства в военное время
Во время военного положения трудовое законодательство претерпело немало изменений. Так, например, в объявлении о вакантной должности запрещено предъявлять к кандидату какие-либо требования, связанные с личными качествами: полом, возрастом, цветом кожи и т. д. (статья 11 Закона Украины «О занятости населения»). Однако дискриминацией не считаются меры по содействию в трудоустройстве отдельных категорий граждан, которые имеют дополнительные гарантии при трудоустройстве.
Какие документы для официального трудоустройства должен подать работник:
- Подача заявления о приёме на работу с указанием выбранной должности и условий (с уточнением: основное место работы или совместительство).
- Предоставление следующих документов:
- документ, удостоверяющий личность и подтверждающий гражданство Украины (паспорт, пластиковая ID-карта, е-паспорт в мобильном приложении);
- трудовая книжка (при наличии);
- регистрационный номер учётной карточки налогоплательщика;
- документ об образовании (специальности или квалификации);
- справка о состоянии здоровья (при наличии — справка МСЭК);
- военно-учётный документ;
- другие документы (о праве на льготы).
Какие документы нужны для официального трудоустройства со стороны работодателя:
- оформление приказа о зачислении работника на выбранную должность (с ознакомлением работника под подпись); если есть условие об испытательном сроке, оно также указывается в приказе;
- подача уведомления о приёме работника на работу (до фактического допуска работника к работе);
- заполнение трудовой книжки (или её первичное оформление по запросу работника);
- прохождение медицинского осмотра (для работников, занятых на тяжёлых работах с вредными и опасными условиями труда, — ст. 169 КЗоТ)
- допуск работника к работе.
Отдельного внимания заслуживает трудоустройство иностранцев в Украине: они имеют право работать на основании разрешения, которое выдают территориальные органы центрального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере занятости населения и трудовой миграции (ст. 42 Закона Украины «О занятости населения»).
Теперь о заключении трудового договора. Согласно законодательству Украины, он может заключаться в письменной или устной форме. Устной формой следует считать заявление работника о приёме на работу и приказ работодателя о его зачислении. Но ст. 24 КЗоТ Украины определяет случаи, когда трудовой договор обязательно заключается в письменной форме.
Кстати, компания UHY оказывает услуги для НПО по аудиту, ведению финансового и бухгалтерского учёта, кадровому администрированию и начислению заработной платы, подготовке всех видов отчётности, в том числе налоговой. Получить консультацию можно здесь.
Кадровый учёт во время боевых действий: особенности
Рассмотрим, какая эталонная кадровая документация может быть в организации:
- штатное расписание с указанием необходимых должностей (их кодов по классификатору) в организации, количества штатных единиц и их окладов;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- должностные инструкции;
- положение об оплате труда и премировании;
- образцы приказов и заявлений;
- трудовой договор как отдельный документ или коллективный договор;
- трудовые книжки (если ведутся), а значит, и книга учёта движения трудовых книжек (если трудовые книжки ведутся);
- личная карточка П-2 и личное дело (+ приложенные к нему копии документов, поданных вместе с заявлением, из которых данные вносятся в карточку);
- табели учёта рабочего времени;
- формы документирования при сдельной оплате труда (маршрутные листы, ведомость о выработке, наряды — используются в производственных процессах);
- график отпусков;
- расчётно-платёжные ведомости, ведомость начисления заработной платы.
Но в небольшой организации не всегда есть острая необходимость вести все документы из этого перечня. Некоторые из них мы обязательно рассмотрим, потому что без них невозможно надлежащим образом организовать кадровый учёт в организации и, соответственно, правильно начислять заработную плату.
Ведение трудовых книжек
Отметим, что согласно ст. 48 КЗоТ учёт трудовой деятельности работника ведётся в электронной форме, и с 10 июня 2021 года работодатели не обязаны хранить у себя трудовые книжки, а могут выдавать их работнику под подпись. Однако работник имеет право требовать, чтобы работодатель вёл его трудовую книжку (особенно при заключении трудового договора впервые).
Учитывая некоторые особенности оцифровки трудовых книжек (наличие времени, квалификация кадровика, проверка правильности заполнения трудовой, особенно до 2004 года), советуем продолжать работать с бумажными трудовыми книжками работников. Особенно тех работников, которые начинали трудовую карьеру ещё задолго до обретения Украиной независимости. Подробнее разобраться в особенностях ведения трудовых книжек поможет вот это видео.
Коллективный договор или положение об оплате труда
Устанавливает формы и системы оплаты труда, определяет нормы труда, расценки, тарифные сетки, ставки, схемы должностных окладов. Также определяет условия введения и размеры надбавок, доплат, премий, вознаграждений и других поощрительных, компенсационных и гарантийных выплат. Если в НПО немного работников, целесообразно издать приказ и определить в нём основные условия труда.
Должностные инструкции
Определяют основные права и обязанности работника, а также его организационно-правовое положение. Обычно состоят из таких разделов:
- Общие положения;
- Задачи и обязанности;
- Права;
- Ответственность;
- Должен знать;
- Квалификационные требования;
- Взаимоотношения (связи) по профессии, должности.
Существует унифицированная форма должностной инструкции — в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренном протоколом Методической комиссии Госкомархива от 20.06.2006 № 3.
Штатное расписание
Документ, в котором сформированы организационная структура и перечень должностей в организации с указанием необходимого количества работников на этих должностях и размеров должностных окладов. В целом типовая форма существует только для бюджетных учреждений и организаций, остальные разрабатывают штатное расписание с учётом собственных потребностей. Оно должно содержать такую информацию:
- наименование структурных подразделений;
- перечень должностей (профессий);
- количество штатных работников по соответствующей должности (профессии);
- размеры должностных окладов (тарифных ставок) по каждой должности;
- месячный фонд заработной платы для работников соответствующей должности (профессии) и в целом по НПО.
Как правило, штатное расписание утверждается в начале года и действует в течение всего года.
Табель учёта рабочего времени
Обязательный документ, который должны вести все юридические лица независимо от количества работников. Он нужен для учёта использования рабочего времени всех категорий работников, контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчёта заработной платы и дальнейшего формирования расчётной ведомости, а также пригодится для составления статистической отчётности по труду.
Типовая форма табеля № П-5 утверждена приказом № 489, содержит необходимые данные для статистических наблюдений и носит рекомендательный характер. При необходимости форму можно дополнять собственными показателями в зависимости от специфики. Чтобы вести учёт рабочего времени, работнику должны присвоить табельный номер.
Ведомость начисления заработной платы
Это основной первичный документ, который формируется на основании табеля учёта рабочего времени и содержит обобщённые сведения:
- о сумме начисленной заработной платы (в т. ч. ставки (оклады), начисленные премии, дополнительная зарплата, отпускные, больничные и др.);
- об удержаниях из заработной платы;
- о начислении ЕСВ на фонд заработной платы.
Для ведомости начисления утверждена форма (см. формы № П-6, П-7 в приказе № 489), но она существенно устарела, поэтому стоит разработать собственную с учётом своих потребностей или выбрать уже готовые программные продукты.
Во время военного положения вступил в силу Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» № 2136-IX от 15.03.2022 (далее — Закон № 2136), согласно которому были приняты такие положения:
- защита от незаконного увольнения;
- заработная плата не ниже минимальной;
- своевременное получение вознаграждения;
- также работодатель может предупредить работника об изменении существенных условий труда непосредственно перед их введением (ч. 2 ст. 3 Закона № 2136);
- может приостанавливать действие отдельных положений коллективного договора (ст. 11 Закона № 2136).
Заметим, что на период военного положения Закон №2136 имеет приоритет над нормами КЗоТ и другими нормативными актами.
Итак, основными документами для начисления заработной платы работникам служат штатное расписание и табель учёта рабочего времени. Документом, подтверждающим расходы на оплату труда, является расчётно-платёжная ведомость.
Можно ли оформить руководителя НПО на общественных началах
Рассмотрим такой кейс: директор НПО выполняет свои обязанности на общественных началах, но зарегистрирован как ФЛП третьей группы и оказывает, скажем, бухгалтерские услуги (или услуги по организации руководства проектом) этой же НПО. Об отношениях между НПО и ФЛП мы подробно писали в этой статье.
Что касается оказания НПО услуг в качестве ФЛП — бухгалтерских или по организации и руководству проектами, — на законодательном уровне это не запрещено. Однако при этом возникает целый ряд нарушений трудового законодательства Украины, а кроме того, могут появиться вопросы к статусу неприбыльности организации.
Директор — должностное лицо (работник НПО), он действует на основании протокола и трудового договора (контракта). А согласно ч. 1 ст. 21 КЗоТ, трудовой договор — это соглашение между работником и организацией или уполномоченным ею органом, по которому работник обязан выполнять работу, определённую этим соглашением, а собственник обязан выплачивать работнику зарплату.
Что касается выполнения руководителем своих обязанностей на общественных началах, то, по нашему мнению, это возможно, но с учётом определённых особенностей: на практике это допускается для выборных должностей и коллегиальных органов, которые выполняют свои функции периодически, а должность руководителя предполагает постоянное управление текущей операционной деятельностью НПО.
В ст. 43 Конституции указано, что каждый имеет право на заработную плату не ниже определённой законом и это право неотчуждаемо. Также ст. 95 КЗоТ дополняет основной закон и указывает, что зарплата должна быть не ниже минимальной, следовательно, директор не может издать приказ или распоряжение и не начислять себе зарплату либо назначить её в размере 0,00 (ноль) грн. Кроме того, законодательство квалифицирует такие действия как несоблюдение минимальных гарантий в оплате труда, и они влекут за собой штрафы, предусмотренные ст. 265 КЗоТ Украины, в размере:
- несоблюдение минимальных гарантий в оплате труда — штраф 2 минимальные зарплаты за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение (в 2024 году — 16 000 грн);
- штраф за неофициальное трудоустройство, то есть допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта), — 10 минимальных зарплат (в 2024 году — 80 000 грн, повторное нарушение — 30 минимальных зарплат).
По этим штрафам срока исковой давности не существует, то есть работодателя (собственника) можно привлечь к ответственности даже спустя 10 и более лет. Кроме того, согласно статье 41 КУоАП существует ещё и административный штраф — в размере от 510 до 1700 грн. Он налагается на должностное лицо, допустившее такое правонарушение, то есть на директора.
Во время военного положения штрафы за нарушение трудового законодательства по ст. 265 КЗоТ не применяются (ч. 3 ст. 16 Закона № 2136) при условии, что предписания органов контроля об устранении выявленных нарушений выполнены в полном объёме и в установленные сроки.
Если рассматривать деятельность директора на общественных началах или как волонтёрство, то есть как добровольную неприбыльную социально направленную деятельность путём оказания волонтёрской помощи (безвозмездных работ и услуг), то здесь нужно внимательно подходить к оформлению таких отношений.
Поскольку должность директора зарегистрирована в реестре предприятий и организаций Украины, его полномочия определены в уставных документах. Если регулярность и объёмы выполняемых функций значительны, а организация не находится в процессе прекращения или ликвидации, есть вероятность, что во время контрольно-проверочных мероприятий или предпроверочного анализа работу на общественных началах могут квалифицировать как скрытые трудовые отношения.
Что касается привлечения к своей деятельности волонтёров и других лиц, которые добровольно и безвозмездно участвуют в работе организации, то оно допустимо, если нет необходимости обеспечивать:
- трудовой распорядок;
- наличие рабочего места;
- оплачиваемые больничные;
- гарантированный отдых;
- начисление пенсионного стажа.
Вывод: действующее законодательство прямо не запрещает НПО использовать в своей деятельности волонтёрскую помощь и отдельные работы на общественных началах. Однако такие отношения не должны становиться постоянными, регулярными и долговременными, чтобы не было оснований считать эту деятельность скрытым трудоустройством.
В целом, если организация принимает решение о привлечении волонтёров и о работе на общественных началах, желательно проконсультироваться с профильными специалистами, которые помогут документально оформить такие формы привлечения с учётом специфики каждой НПО.
Ссылки и сокращения
- Закон Украины «О занятости населения» № 5067-VI от 05.07.2012
- Кодекс законов о труде Украины
- Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» № 2136-IX от 15.03.2022
- Приказ «Об утверждении типовых форм первичной учётной документации по статистике труда» №489 от 05.12.2008
- КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях
- НПО — Неправительственная организация, или Негосударственная организация, или NGO (Non-Governmental Organization), или ОО — Общественная организация, или Общественный союз, или БУ — Благотворительное учреждение, или Благотворительное общество, или Общественное объединение.
- МСЭК — Медико-социальная экспертная комиссия
Наталия Литвиненко
Руководитель проектов
Владимир Живун
Эксперт
