В нашу компанию часто обращаются руководители, собственники бизнеса и НПО с вопросом: как убедиться, что заработная плата рассчитана без ошибок? Поэтому предлагаю разобраться, на что стоит обратить внимание руководителям и собственникам, которые сами управляют бизнесом, чтобы быть уверенными в правильности расчёта заработной платы.
В этой статье мы рассмотрим:
- Основные компоненты заработной платы и какие из них, на наш взгляд, требуют профессионального внимания;
- Влияние ошибок в расчёте заработной платы;
- Наши советы руководителям и собственникам, чтобы избежать существенных ошибок
Понятие заработной платы и её составляющие
Прежде всего давайте определим, что же такое зарплата. Заработная плата — это денежное вознаграждение, которое работодатель выплачивает работнику за выполненную работу.
На первый взгляд может показаться, что расчёт зарплаты — довольно простой процесс. Однако это может быть сложной задачей, которая требует знаний и понимания множества факторов. Заработная плата включает разные составляющие, которые зависят от зарплатной политики компании и условий коллективного договора. К основным составляющим заработной платы можно отнести:
- Основную зарплату (оклад);
- Дополнительную зарплату (ежемесячные/ежеквартальные премии, отпускные, индексации);
- Другие поощрительные и компенсационные выплаты (годовые премии, материальная помощь).
На практике каждый вид начисления требует особого внимания со стороны специалиста по начислению заработной платы, ведь важно соблюдать чёткие правила ведения учёта рабочего времени и расчёта заработной платы.
Влияние ошибок в расчёте заработной платы
Иногда бывают ситуации, когда расчёт заработной платы и налогов всё же выполнен с ошибками. Вы узнаете об этом, например, если ваш сотрудник не согласится с суммой полученной выплаты или пожалуется на нарушение сроков выплаты и т. п. Каждый такой случай может иметь негативные последствия для вашей деятельности и, конечно, создаёт дополнительные риски, такие как:
- потеря доверия сотрудников;
- потеря времени и ресурсов, которые придётся направить на исправление ошибок;
- финансовые потери.
Это лишний раз подчёркивает, как важно правильно рассчитывать и выплачивать заработную плату. Отсутствие ошибок сбережёт ваше время и деньги.
Дополнительными негативными последствиями могут быть:
- Штрафы и пеня. Нарушение налогового законодательства или несоответствие требованиям к расчёту зарплаты может привести к штрафам, пене и другим финансовым санкциям.
- Ухудшение отношений с работниками — недоверие и недовольство среди сотрудников. Это может привести к конфликтным ситуациям и негативно повлиять на рабочий коллектив.
- Негативное влияние на репутацию компании. Если ошибки в расчёте заработной платы и налогов допускаются постоянно, компания может потерять доверие клиентов, партнёров и других заинтересованных сторон.
- Налоговый аудит и суды с сотрудниками. Ошибки в расчётах могут привлечь внимание контролирующих органов. Это может привести к внеплановым проверкам и дополнительным расходам на юридические консультации, адвокатов и т. п.
- Финансовые потери — переплата налогов; недостоверное отражение расходов в бухгалтерском учёте.
Если при проверке государственные органы выявят ошибки, сумма штрафа за нарушение сроков выплаты заработной платы может составлять в 2024 году, например, до 80 000 гривен за неправильное оформление работника или выплату заработной платы без начисления налогов.
Наши рекомендации руководителям по минимизации рисков, связанных с начислением и выплатой зарплаты
Чтобы убедиться в правильности расчёта заработной платы и налогов, рекомендуем сделать следующее:
- Разработайте процедуры расчёта зарплаты и согласования суммы выплаты с сотрудником до фактической выплаты;
- Поручите расчёт заработной платы и налогов специалистам внутренней службы HR и бухгалтерии или специалистам аутсорсинговой компании.
- Автоматизируйте процесс. Специальное программное обеспечение поможет избежать ошибок, связанных с ручными операциями.
- Перепроверяйте окончательный расчёт: соответствуют ли суммы к выплате предварительным договорённостям с работником.
- Проводите независимый аудит процессов, связанных с расчётом зарплаты и налогов. Как правило, взгляд со стороны даёт больше уверенности в полученном результате.
- При необходимости консультируйтесь со специалистами в области бухгалтерского учёта и налогообложения. Они помогут решить сложные вопросы и дадут ценные советы.
Итак, важно организовать процесс расчёта и контроля заработной платы так, чтобы свести ошибки к минимуму. Для этого советуем проводить налоговый аудит хотя бы раз в год и обращаться за консультациями к профильным специалистам.
Козленко Настя
