Законодательство Украины чётко не регулирует, может ли директор компании продолжать выполнять свои обязанности во время отпуска или должен перестать их выполнять.
Довольно часто в такой ситуации руководители предприятий продолжают выполнять часть своих функций — например, подписывают платёжные поручения в клиент-банке, отправляют отчёты в электронном виде и т. д.
Возникает вопрос: могут ли сделки, совершённые директором во время его отпуска, быть признаны недействительными?
Директор — это исполнительный орган предприятия, права и обязанности которого прописаны в Гражданском кодексе Украины, где о приостановлении полномочий директора на время отпуска ничего не сказано.
Возможно, именно это побудило Государственную службу Украины по вопросам регуляторной политики и развития предпринимательства заявить, что предоставление отпуска руководителю не прекращает его полномочий, кроме случаев, когда на это время был назначен заместитель (письмо № 8361 от 17.10.2014 г.).
Если предприятием управляет непосредственно собственник, то вывод письма можно однозначно считать справедливым. Однако если директор — наёмный работник, трудоустроенный по трудовому договору, то на него распространяются положения трудового законодательства Украины. В частности, отпуск гарантируется всем работникам. Логично, что во время отпуска должностное лицо не может быть привлечено к ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Положение статьи 79 КЗоТ Украины о возможности отозвать работника из отпуска также подтверждает, что отпуск сам по себе не предполагает выполнения работником его трудовых обязанностей.
Такой подход разделяет Минсоцполитики (письмо № 376/06/186-16 от 17.10.2016 г.), подчёркивая, что на этот период полномочия директора компании должны быть прекращены.
Если исходить из того, что во время отпуска должностные полномочия директора временно прекращаются, то сделки, которые он в это время совершает от имени предприятия, можно рассматривать как действия, совершённые без соответствующих полномочий. Так что формальные основания для вопросов со стороны контролирующих органов о признании совершённых директором сделок недействительными — есть.
Кроме того, в таких условиях подписание директором официальных документов может формально содержать признаки преступления, предусмотренного ст. 366 Уголовного кодекса Украины (служебный подлог), как внесение должностным лицом заведомо ложных сведений в официальные документы, подделка документов, а также составление и выдача заведомо ложных документов.
Также мы знаем, что в государственных учреждениях распространена практика, когда руководители не подписывают документы, датированные днями их пребывания в отпуске, командировке или на больничном.
Итак, поскольку законодательные акты не определяют, может ли директор в отпуске продолжать осуществлять свои должностные полномочия или должен прекратить это делать, риск указанных выше негативных последствий для предприятия, руководитель которого продолжает выполнять свои функции, существует.
Чтобы избежать рисков, на период отпуска руководителя целесообразно возлагать временное исполнение его обязанностей на другое должностное лицо. Если директор согласно учредительным документам имеет право назначать такое лицо, то он делает это своим приказом (распоряжением). Если же назначение заместителя директора относится к компетенции высшего органа (собственника, собрания участников и т. п.), то решение о назначении временно исполняющего обязанности руководителя принимает соответствующий высший орган; оно оформляется решением собственника или протоколом общего собрания участников, после чего издаётся приказ о временном исполнении обязанностей директора.
Директору в такой период стоит воздерживаться от совершения любых сделок.
Чтобы избежать сбоев в работе предприятия во время отсутствия директора, рекомендуем заранее продумать некоторые вопросы, например подписание платёжных документов в интернет-банкинге: при необходимости следует получить электронные ключи на лицо, которое будет временно замещать директора.
Подписывать налоговую отчётность также следует лицу, которое замещает директора. Налоговики разъясняют, что уполномоченное лицо может это сделать (категории 135.02, 135.03 ЗИР). Подавая отчёт в «бумажном» виде, в пакет документов нужно включить те, что подтверждают полномочия лица-подписанта (устав, приказ или распоряжение, доверенность и т. п.). Чтобы подавать отчётность в электронном виде, на заместителя нужно получить ЭЦП. Об этом тоже стоит подумать заранее, ведь о получении ЭЦП лицом, замещающим руководителя, нужно уведомить ГФС. Для этого директор должен заблаговременно направить через электронный сервис уведомление с информацией о новом сертификате.
Таким образом, самый правильный вариант действий в такой ситуации — заранее делегировать другому лицу полномочия директора на период его отпуска, оформив приказ по предприятию, и заблаговременно получить ЭЦП.
Бухгалтер
Савосюк Анна
