Главное об аутсорсинге расчёта зарплаты
Заработная плата, выплаченная вовремя и в правильном размере, — один из главных факторов, которые могут мотивировать ваших сотрудников работать результативно. Поэтому эффективно налаженные процессы по зарплате дадут вашему бизнесу конкурентное преимущество и устойчивость.
Процесс начисления и выплаты з/п можно разделить на две основные составляющие:
- Выполнение договорённостей с сотрудником по сумме выплат.
- Законодательный комплаенс в процессах начисления и выплаты з/п.
В этой статье мы поговорим именно о законодательном комплаенсе и о том, почему он важен для вашей компании.
В процессах начисления и выплаты зарплаты возникает масса операционных и специфических вопросов, каждый из которых требует основательного изучения и проработки, то есть ваш специалист по зарплате должен быть в курсе последних изменений в законодательстве. Иногда, чтобы найти ответ, важно обратиться к кадровому консультанту или кадровому юристу.
Чек-лист вопросов к отделу начисления и выплаты з/п
- что делать, если в классификаторе профессий нет названия должности для вашего специалиста
- как правильно уволить работника во время отпуска
- как правильно оформить работнику один день отпуска во время командировки
- как правильно оформить новый декретный отпуск, если предыдущий ещё не закончился
- как не упустить из виду выполнение квоты для людей с инвалидностью на предприятии
- что делать, если ваша компания получила исполнительный лист о взыскании задолженности с вашего работника
- что делать, если работник не вышел на работу и никого об этом не предупредил, и т. д.
Смогут ли специалисты вашей компании быстро ответить на все эти вопросы? А мы можем — и делаем это каждый день.
В чём преимущество аутсорсинга зарплатных процессов
Обычно, когда вы передаёте зарплату на аутсорсинг, на вас работает команда специалистов, у которых есть опыт решения разноплановых и сложных вопросов.
В нашей компании кадровые специалисты могут быстро подключить к вашему вопросу аудиторов, налоговых и кадровых консультантов или юристов.
Как компания переходит на зарплатный аутсорсинг в UHY Prostir
- Вы обращаетесь с соответствующим запросом на hello@uhy-prostir.com.
- Мы связываемся с вами в течение нескольких часов и договариваемся о встрече или онлайн-звонке. Или же, если вам так удобнее, можем изучить ваши потребности и особенности ведения бизнеса в переписке в Telegram, WhatsApp или Viber.
- На основе полученных данных мы в течение одного рабочего дня отправляем вам ценовое предложение на услуги по начислению и выплате з/п.
- Вы анализируете информацию, сравниваете её с другими предложениями и принимаете правильное решение.
- Если вы выбираете нас, мы согласовываем все детали и заключаем договор.
- Мы принимаем дела.
- И сопровождаем ваши кадровые дела профессионально и ответственно.
Как правило, все 7 этапов мы проходим за 5–10 рабочих дней.
Что входит в зарплатный проект
- Рассчитываем зарплату и другие выплаты
- Готовим сопутствующую отчётность для государственных органов
- Готовим документы по запросу работников, например справки в банк и прочее
- Готовим управленческую отчётность.
Важно и то, что работа по зарплатному проекту не ограничивается 15-м числом, когда выплачиваются авансы, и последним числом отчётного месяца.
Ведь в любой компании постоянно идёт процесс:
- приёма на работу и увольнений
- отпусков и больничных
- кадровых перемещений
- подготовки расчётных листков
- справок
- заявлений-расчётов в ФСС
- согласования и решения текущих задач и т. д.
Какое программное обеспечение мы используем в работе
В работе используем такие программы, как:
- 1С
- Microsoft Project
- Microsoft 365
- SAP Business One
- Вчасно, Медок, Сота
- Электронный кабинет налогоплательщика.
Мы обязательно решаем вместе с вами, какую программу будем использовать, и можем сменить её по вашему желанию.
Как устроена подготовка ответов и консультаций
Мы консультируем клиентов как письменно, так и устно — при личной встрече или онлайн. Имея достаточный опыт и знания в сфере трудового законодательства, отвечаем и на такие вопросы. Консультировать может как менеджер проекта, так и юрист, если нужен более глубокий анализ законодательства, судебной практики и т. д. Но чаще бывает, что работа ведётся совместно.
Кейсы из практики ведения зарплатного проекта на аутсорсинге
Кейс 1: автоматизация начисления и выплаты з/п
В компании клиента количество работников стремительно выросло почти до 200. Это производство, а значит, есть такие составляющие:
- сдельная оплата труда
- сверхурочные
- ночные смены
- доплаты за определённые виды работ
- командировки
- больничные и отпуска.
Учёт зарплаты ведётся в программе 1С ЗУП, и чтобы её рассчитать, нужно тратить слишком много времени на ручной ввод данных. У нас появилась хорошая идея, как можно автоматизировать этот процесс. Клиент пользуется специальной программой для учёта рабочего времени работников. На базе программы 1С ЗУП мы вместе с программистами сделали доработку.
И вот что у нас получилось: если выгрузить из программы учёта рабочего времени файл со всеми данными о рабочем времени за полмесяца/месяц и загрузить его в 1С ЗУП, то 1С делает все возможные начисления на основе введённых данных. Например, расчёт сверхурочных, доплаты за ночные, все возможные премии и доплаты, отпускные, больничные, и ещё эта информация попадает в табель учёта рабочего времени.
Всегда лучше найти время и автоматизировать все возможные учётные процессы, потому что в будущем это освободит время для развития, а также сведёт к минимуму вероятность ошибок из-за человеческого фактора.
Кейс 2: нетипичный рабочий график сотрудников
Недавно созданная компания с нетипичным графиком работы: сотрудники могут работать и утром, и днём, и вечером, сами определяют, когда и сколько часов работать, но не меньше 8 часов в день при условии полной занятости. Непростой вопрос — как сделать так, чтобы это соответствовало законодательству и подходило клиенту.
Что мы сделали:
- провели совместную работу с нашими юристами
- ввели понятие ненормированного рабочего дня
- разработали шаблоны необходимых приказов и положений
- дали рекомендации по учёту рабочего времени.
FAQ
- Есть ли у вас опыт работы с компаниями, у которых есть иностранные работники? Помогаете ли вы с оформлением всех необходимых разрешительных документов? Да, у наших клиентов в штате есть работники с иностранным гражданством. Подготовкой всех необходимых разрешительных документов занимаются наши юристы.
- Оказываете ли вы услуги по подготовке и подаче деклараций об имущественном состоянии и доходах работников? Да, оказываем.
- Могут ли ваши сотрудники общаться на английском языке? Конечно, ведь значительная часть наших клиентов — иностранные компании, и общение на деловом английском обязательно.
- Как быстро менеджер может ответить на запрос? Зависит от сложности запроса. Обычно мы отвечаем на запрос в течение рабочего дня. Если для выполнения запроса нужно больше времени, мы обязательно сообщаем об этом клиенту.
- Что делать, если что-то не прописано в договоре, а, например, через полгода появился новый отчёт или ввели в действие новые документы? Добавляем новую информацию в наш договор.
- Несёте ли вы ответственность за возможные ошибки в работе? Да, наша профессиональная ответственность застрахована на сумму 10 млн грн в страховой группе Allianz.
- Если я решу расторгнуть договор досрочно, будут ли какие-то штрафные санкции? Вы можете расторгнуть договор об оказании услуг в любой момент, никаких штрафных санкций договором не предусмотрено. Мы подготовим и передадим все дела вовремя и в полном объёме.
Больше о пакетах услуг и их стоимости, о нашей команде и отзывах клиентов вы можете прочитать на странице Расчёт зарплаты и кадровое делопроизводство. Если вас интересует комплексное ведение бухгалтерского учёта, переходите на страницу Бухгалтерский аутсорсинг.
Если вам трудно понять, подходит ли бухгалтерский аутсорсинг именно вашей компании, возможно, вам поможет короткое видео с нашего YouTube-канала Бизнесуй.
