Законодательные положения проверены по состоянию на 4 августа 2026 года.
Когда команда работает из разных городов, заключение договоров и своевременное подписание документов требуют чёткого порядка. При этом дистанционный формат работы сам по себе не определяет, какой договор нужен: трудовой или гражданско-правовой.
На примере интернет-магазина рассмотрим, как организовать документооборот и какие обстоятельства учесть при оформлении отношений в Украине.
Задача клиента
Команда интернет-магазина состояла из 10 человек: руководителя, финансового менеджера и восьми менеджеров по продажам. Все работали дистанционно из разных городов Украины.
Из-за частой смены исполнителей в продажах возникали задержки с подписанием и возвратом документов, особенно после завершения сотрудничества. Нужно было упорядочить договоры, контролировать сроки и организовать электронное подписание.
Выбор между трудовым и гражданско-правовым договором
Если человек выполняет должностные обязанности, работает под руководством работодателя и подчиняется установленному порядку работы, отношения имеют признаки трудовых. Работа из дома этого не меняет.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) может применяться для самостоятельного оказания согласованных услуг или выполнения работ. Решающими являются фактические отношения, а не название договора или наличие ежемесячных актов. Разъяснение Держпраці (Державна служба України з питань праці) (на украинском языке).
Для каждой роли модель нужно оценивать отдельно. Одинаковый дистанционный формат не означает, что руководителя, финансового менеджера и исполнителей в продажах можно оформить на одинаковых условиях.
Условия сотрудничества по гражданско-правовому договору
В описанном кейсе для выбранной модели сотрудничества по ГПХ определили:
- конкретный перечень услуг и показатели их выполнения;
- самостоятельную организацию работы исполнителем без фиксированного рабочего времени;
- отсутствие подчинения внутреннему трудовому распорядку;
- подтверждение оказанных услуг отчётами и актами;
- порядок оплаты, продления и прекращения договора.
Эти условия должны выполняться на практике. Если под договором об услугах фактически скрыт наёмный труд, формулировки документа не устраняют риска признания отношений трудовыми. Такой подход подтверждает и практика, приведённая Держпраці. Пример судебного разбирательства (на украинском языке).
Организация электронного документооборота
Для гражданско-правовых договоров ввели последовательный цикл:
- Учёт действующих договоров. Ежемесячные договоры и актуальный перечень исполнителей с контролем сроков сотрудничества.
- Заблаговременное уведомление. Уведомление за 10 дней о продлении или прекращении сотрудничества в соответствии с согласованными условиями договора. Это условие конкретного кейса, а не общий законодательный срок.
- Подтверждение услуг. Ежемесячные отчёты и акты оказанных услуг как основание для согласованных выплат.
- Электронное подписание. Обмен документами через платформу электронного документооборота и подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП).
КЭП имеет юридическую силу собственноручной подписи. Для организации процесса также важно согласовать канал обмена, контролировать подписание и хранить электронные оригиналы документов с подписями. Центральный заверительный орган Украины — правовой статус КЭП (на украинском языке).
Результат для клиента
Клиент получил упорядоченный процесс работы с договорами, отчётами и актами: типовые шаблоны, определённые сроки и контрольные точки подписания. Электронный обмен уменьшил зависимость от пересылки бумажных документов между городами.
При этом документооборот и правомерность модели сотрудничества — отдельные вопросы. Если фактическая организация работы меняется, нужно повторно оценить, соответствует ли ей выбранный договор.
