Неиспользованные дни ежегодного отпуска 31 декабря не сгорают: их учитывают по рабочим годам работника, а не по календарному году. Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении работодатель выплачивает за все дни. Без увольнения по общему правилу деньгами можно заменить только часть ежегодного отпуска сверх 24 календарных дней и только по желанию работника. Условие о 24 днях применяют к каждому рабочему году отдельно.
Эти правила устанавливает статья 24 Закона Украины «Об отпусках», а статья 83 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ) их повторяет. Во время военного положения действуют и особенности, предусмотренные Законом Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» № 2136-IX. В конце года бухгалтерия также проверяет резерв отпусков, а работодатель утверждает график отпусков на 2027 год. Нормы ниже приведены по состоянию на октябрь 2026 года.
Сгорают ли неиспользованные отпуска в конце года
Нет. За отработанный рабочий год работнику полагается не менее 24 календарных дней основного отпуска, а рабочий год начинается со дня заключения трудового договора (статья 6 Закона «Об отпусках»). У работника, принятого 1 марта, рабочий год заканчивается в конце февраля, так что 31 декабря для его отпуска ничего не меняет.
В мирное время закон сдерживает накопление дней. Неиспользованную часть отпуска нужно предоставить не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года (часть вторая статьи 12 Закона), а не предоставлять отпуск полной продолжительности два года подряд запрещено (часть пятая статьи 11). Во время военного положения обе нормы не применяются, поэтому остатки за предыдущие рабочие годы законно накапливаются. Их учитывают в компенсации при увольнении и в оценке резерва отпусков, если предприятие его создаёт.
Что меняет военное положение
Статья 12 Закона № 2136-IX даёт работодателю три рычага:
- ограничить ежегодный основной отпуск 24 календарными днями за текущий рабочий год, а дни сверх 24 перенести на период после прекращения или отмены военного положения;
- предоставить эти неиспользованные дни без сохранения заработной платы, если так решит работодатель;
- отказать работнику в предоставлении неиспользованных дней ежегодного отпуска.
Расчёт при увольнении от этого не уменьшается. Та же статья отсылает к статье 24 Закона «Об отпусках», поэтому компенсацию выплачивают за все неиспользованные дни, включая перенесённые.
У рычага с днями без сохранения заработной платы есть исключение. Конституционный Суд Украины решением от 19 мая 2026 года № 3-р/2026 признал норму о предоставлении неиспользованных дней без сохранения заработной платы неконституционной в той части, в которой она не обеспечивает работникам до 18 лет и работникам с инвалидностью оплачиваемого ежегодного основного отпуска, минимальная продолжительность которого превышает 24 дня. Эти положения утратили силу со дня принятия решения. Поэтому несовершеннолетним и работникам с инвалидностью основной отпуск стоит планировать полной продолжительности, установленной законом, и оплачивать полностью.
Когда выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск
Закон называет несколько ситуаций, и условия в них разные.
| Ситуация | Что компенсируют | Условие |
|---|---|---|
| Увольнение | Все неиспользованные дни ежегодного отпуска и дополнительного отпуска работникам, имеющим детей | Выплата в сроки расчёта при увольнении (статья 116 КЗоТ) |
| Трудовые отношения продолжаются | Часть ежегодного отпуска | Желание работника; предоставленные ежегодный и дополнительные отпуска — не менее 24 календарных дней |
| Призыв или поступление на военную службу | Все неиспользованные дни ежегодного отпуска и дополнительного отпуска работникам, имеющим детей | Заявление работника не позднее последнего дня месяца, в котором он освобождён от работы |
| Смерть работника | Неиспользованные дни этих отпусков, компенсация за которые не получена при жизни | Выплата членам семьи, а при их отсутствии — в составе наследства |
Дополнительный отпуск работникам, имеющим детей, — это отпуск по статье 19 Закона; его также предоставляют работникам, у которых есть совершеннолетний ребёнок с инвалидностью с детства подгруппы А I группы. Закон относит его к социальным, а не к ежегодным отпускам (статья 4), поэтому правило о замене части отпуска деньгами на него не распространяется, и деньги за него работник получает только в случаях из таблицы.
Какие дни можно заменить деньгами без увольнения
Об этом спрашивают чаще всего. Закон ставит условие: продолжительность предоставленных работнику ежегодного и дополнительных отпусков не может быть меньше 24 календарных дней (статья 24 Закона). Министерство социальной политики Украины разъясняло, что это условие проверяют за каждый рабочий год отдельно. Работнику предоставляют не менее 24 календарных дней отпуска за этот год, а остальные дни того же года можно заменить деньгами, в том числе тем же приказом, которым предоставлены 24 дня (письмо от 07.12.2016 № 731/13/116-16).
Отсюда практический вывод:
- работнику, у которого всего 24 дня основного отпуска в год, заменить их деньгами, пока он работает, нельзя, даже если за прошлые годы накопились десятки дней;
- тот, у кого есть ежегодный дополнительный отпуск, в частности за ненормированный рабочий день, за работу с вредными и тяжёлыми условиями труда или предусмотренный коллективным договором, может заменить деньгами именно эти дни;
- работникам до 18 лет закон не допускает замену всех видов отпусков денежной компенсацией, но при увольнении компенсацию им выплачивают на общих основаниях.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск
Расчёт регулирует Порядок исчисления средней заработной платы, утверждённый постановлением Кабинета Министров Украины от 08.02.1995 № 100 (далее — Порядок № 100). Если среди неиспользованных дней есть те, право на которые работник приобрёл до 31 декабря 2023 года, компенсацию считают двумя частями.
- Определите количество неиспользованных дней по учёту отпусков, который работодатель обязан вести (статья 10 Закона «Об отпусках»). Разделите дни на две группы: дни, право на которые работник приобрёл до 31 декабря 2023 года, и более поздние.
- Для первой группы среднедневную зарплату считайте по выплатам, начисленным в 2023 году (абзац второй пункта 2 Порядка № 100).
- Для второй — по общему правилу исходя из выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выплаты компенсации. При увольнении в декабре 2026 года это декабрь 2025 — ноябрь 2026 года. Если работник проработал меньше года, берут фактически отработанное время, а если заработка в расчётном периоде не было, расчёт ведут от должностного оклада (пункты 2 и 4 Порядка № 100).
- Заработок каждого периода разделите на количество его календарных дней (пункт 7 Порядка № 100). Праздничные дни во время военного положения не вычитают, поскольку статья 73 КЗоТ не применяется. Так поясняет и Министерство экономики Украины в разъяснении от 01.02.2024.
- Умножьте каждую среднедневную зарплату на количество дней своей группы и сложите результаты.
В заработок для расчёта включают:
- все суммы начисленной заработной платы, кроме выплат, перечисленных в пункте 4 Порядка № 100, таких как сама компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, выходное пособие;
- оплату предыдущих ежегодных отпусков и пособие по временной нетрудоспособности;
- премии по итогам работы за определённый период — частями, которые приходятся на месяцы расчётного периода (пункт 3 Порядка № 100).
Из расчётного периода исключают время, когда работник не работал и заработок за ним не сохранялся или сохранялся частично, например отпуск без сохранения заработной платы.
Пример расчёта
Работник увольняется в декабре 2026 года. По данным учёта у него осталось 18 неиспользованных дней. Право на 6 из них он приобрёл до 31.12.2023, на 12 — позже. Заработок за 2023 год условно составляет 300 000 грн, за декабрь 2025 — ноябрь 2026 года — 480 000 грн, периодов, которые нужно исключать, нет. Среднедневную зарплату округляем до копеек перед умножением, как в примере Министерства экономики Украины.
| Часть компенсации | Расчётный период | Среднедневная зарплата, грн | Дней | Сумма, грн |
|---|---|---|---|---|
| Дни, право на которые возникло до 31.12.2023 | 01.01.2023–31.12.2023 | 300 000 ÷ 365 = 821,92 | 6 | 4 931,52 |
| Дни, право на которые возникло после 31.12.2023 | 01.12.2025–30.11.2026 | 480 000 ÷ 365 = 1 315,07 | 12 | 15 780,84 |
| Итого | 18 | 20 712,36 |
Налоги и единый взнос с компенсации
Компенсация — часть заработной платы. С неё удерживают налог на доходы физических лиц (НДФЛ) по ставке 18 % (пункт 167.1 Налогового кодекса Украины, далее — НКУ), в примере это 3 728,22 грн. Военный сбор по ставке 5 % (подпункт 1.3 пункта 16-1 подраздела 10 раздела XX НКУ) составляет 1 035,62 грн. К выплате — 15 948,52 грн.
Работодатель отдельно начисляет единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование (ЕСВ) по общей ставке 22 % — 4 556,72 грн; для отдельных категорий работников действуют специальные ставки. Компенсацию включают в базу ЕСВ месяца начисления вместе с другими выплатами этого месяца, в пределах максимальной величины базы.
Срок выплаты и ответственность за задержку
Выплатить компенсацию нужно в день увольнения, а если работник в этот день не работал — не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчёте (статья 116 КЗоТ). В день выплаты работодатель письменно уведомляет работника о начисленных и выплаченных суммах отдельно по каждому виду выплаты. Если расчёт задержан по вине работодателя и спора о сумме нет, работнику полагается средний заработок за всё время задержки, но не более чем за шесть месяцев (статья 117 КЗоТ).
Резерв отпусков на 31 декабря: инвентаризация и корректировка
Накопленные дни отпусков — обязательство предприятия. Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учёта (НП(С)БУ) 26 «Вознаграждения работникам» относит ежегодные отпуска к выплатам за неотработанное время. Если работник может использовать эти дни позже, предприятие признаёт обязательство путём создания обеспечения, то есть резерва будущих расходов на отпуска (пункт 7 НП(С)БУ 26).
В течение года резерв начисляют ежемесячно. Сумму определяют как произведение фактически начисленной зарплаты и процента резервирования. Процент — это отношение годовой плановой суммы на оплату отпусков к плановому фонду оплаты труда с учётом ЕСВ (пункт 13 НП(С)БУ 11 «Обязательства»). Плановый фонд на 2027 год стоит рассчитывать с учётом запланированных повышений зарплат, в том числе минимальной зарплаты 2027 года по проекту бюджета.
В конце года расчётный резерв сверяют с фактическим обязательством в ходе годовой инвентаризации:
- Инвентаризацию неиспользованных обеспечений проводят в пределах двух месяцев до даты баланса (пункт 10 раздела I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утверждённого приказом Министерства финансов Украины от 02.09.2014 № 879).
- Остаток резерва на конец года определяют расчётом: количество дней неиспользованного ежегодного отпуска каждого работника, умноженное на его среднедневную оплату труда, вместе с ЕСВ (пункт 8.2 раздела III Положения). В количество дней входят и остатки за предыдущие рабочие годы, в том числе дни, перенесённые на период после военного положения, ведь при увольнении их компенсируют.
- Разницу с данными учёта корректируют. Остаток обеспечения пересматривают на каждую дату баланса и при необходимости увеличивают или уменьшают (пункт 17 НП(С)БУ 11).
Для налога на прибыль резерв отпусков разниц не создаёт. Подпункты 139.1.1 и 139.1.2 НКУ корректируют финансовый результат на создание и использование обеспечений, но прямо исключают из этого правила обеспечение расходов на оплату отпусков и ЕСВ на них.
Микропредприятия и непредпринимательские общества, которые применяют НП(С)БУ 25 «Упрощённая финансовая отчётность», могут не создавать резерв отпусков и признавать эти расходы в том периоде, когда они фактически понесены (пункт 7 раздела I НП(С)БУ 25). Выбранный подход стоит закрепить в учётной политике. Об особенностях для общественных организаций и благотворительных фондов мы писали в статье о резерве отпусков в неприбыльных организациях. Компании, которые отчитываются по Международным стандартам финансовой отчётности (МСФО), признают такое обязательство по Международному стандарту бухгалтерского учёта (МСБУ) 19 «Вознаграждения работникам».
Что учесть в графике отпусков на 2027 год
Очерёдность отпусков определяет график. Работодатель согласовывает его с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим органом, уполномоченным на представительство трудового коллектива, утверждает и доводит до сведения всех работников (статья 10 Закона «Об отпусках», статья 79 КЗоТ). Конкретный период работодатель согласовывает с работником, а о начале отпуска письменно уведомляет не позднее чем за две недели до установленного графиком срока.
Даты, до которой график нужно утвердить, закон не устанавливает. Её можно определить в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. Составляя график на 2027 год, стоит:
- запланировать использование остатков за предыдущие рабочие годы, чтобы обязательство не росло;
- заложить полную продолжительность основного отпуска для работников до 18 лет и работников с инвалидностью;
- учесть тех, кому закон даёт право на отпуск в удобное для них время, в частности лиц до 18 лет, лиц с инвалидностью, женщин перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него, женщин, имеющих двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребёнка с инвалидностью (статья 10 Закона);
- вести отдельный учёт дней, перенесённых на период после военного положения.
UHY Prostir помогает с расчётом зарплаты и кадровым учётом, а также с ведением бухгалтерского учёта. Чтобы проверить остатки отпусков и расчёты компенсаций до закрытия 2026 года, обратитесь к нашей команде.
