В рамках «Школы проектного менеджмента» 7 октября 2026 года состоялся онлайн-вебинар «Финансовое и документальное сопровождение проектов в больницах».
«Документирование — это не бюрократия. Это единственное неопровержимое доказательство того, что средства проекта использованы законно, прозрачно и по назначению», — подчеркнул спикер вебинара Виктор Сафинский, партнёр UHY Prostir, руководитель аудиторского направления и директор ТОВ «Аудиторська компанія „Ю Ейч Уай Простір ЛТД“».
Во время встречи Виктор рассмотрел практические вопросы, которые возникают при реализации проектов в больницах и работе с донорским финансированием. Делимся главными тезисами.
Главные тезисы вебинара
- Правильный учёт ещё не делает расход допустимым для проекта. Больница одновременно соблюдает законодательство Украины и условия донора: грантового соглашения, утверждённого бюджета, правил закупок. Расход должен отвечать и тем, и другим требованиям.
- Косвенные расходы и НДС определяет грантовое соглашение. Именно соглашение устанавливает, какие административные и коммунальные расходы можно оплатить из гранта и в какой доле. Налоговый статус больницы не означает, что донор признаёт НДС: если грант его не покрывает, нужен другой источник средств.
- Изменения бюджета — сначала согласование, потом оплата. Если изменилась цена, появилась экономия или нужен другой товар, изменение согласовывают с донором до оплаты, а не объясняют после неё.
- Закупка должна совпадать с бюджетом. Бюджет, техническое задание, спецификация, процедура закупки, договор и полученный товар должны быть согласованы между собой. Применять ли Prozorro, зависит от статуса больницы как заказчика, предмета и стоимости закупки. Для лекарственных средств и медицинских изделий действуют отдельные правила постанови КМУ (Кабінет Міністрів України) № 1178, а донор может добавить собственные требования, например три коммерческих предложения.
- Целевое использование подтверждает документальный след. Факта оплаты недостаточно, чтобы доказать целевое использование средств. Каждый существенный расход должна сопровождать непрерывная цепочка документов: от бюджета и технического задания до договора, оплаты, накладной, учёта, фактического использования и отчёта.
- Софинансирование законно, двойное финансирование — нарушение. Если соглашение позволяет, проект может оплатить 60 % закупки, а больница или другой донор — 40 %. Но если одну и ту же закупку полностью показывают в отчётах двум донорам, это двойное финансирование: средства придётся вернуть, возможны и санкции. Чтобы этого избежать, ведите отдельный учёт и коды для каждого проекта и указывайте номер грантового соглашения и статью бюджета на платёжках и актах.
- Получить оборудование ещё не значит ввести его в эксплуатацию. После накладной оборудование оприходуют, монтируют, оформляют акт ввода в эксплуатацию, присваивают инвентарный номер и приказом закрепляют за материально ответственным лицом. Хорошая проверка — сможете ли вы через год после завершения проекта показать донору, где стоит оборудование, как оно работает и кто на нём лечит пациентов.
- Лекарства и медицинские изделия документируют до момента использования. Донору важна не только покупка, но и всё движение: поступление, хранение, передача в отделение, назначение пациенту, списание. Остатки в бухгалтерии и на складе должны совпадать, а списанное — с назначениями в медицинских картах.
Четыре вопроса к каждому расходу
В завершение Виктор предложил четыре вопроса, которые стоит задавать к каждому существенному расходу проекта:
- Что приобретено — и соответствует ли это бюджету и спецификации.
- Зачем — как расход помогает достичь целей проекта.
- За счёт чего — грант, средства НСЗУ (Національна служба здоров’я України), местный бюджет или софинансирование, без риска двойного финансирования.
- Чем подтверждено — договор, счёт, банковская выписка, накладная, акт ввода в эксплуатацию, приказ.
Такое обучение помогает командам больниц лучше понимать финансовые требования проектов и увереннее работать с донорскими ресурсами.
Проект реализует благотворительный фонд «Хаб соціального рівняння» в рамках программы Ukraine Rapid Response Fund (URRF), которую внедряет IREX in Ukraine при поддержке U.S. Department of State.
Подробнее о вебинаре — в совместной публикации БФ «Хаб соціального рівняння» и UHY Prostir Ukraine в Facebook.
